基于5M因素分析法的原财务开支电子审批系统运行下会计信息的痛点分析及措施研究

基于5M因素分析法的原财务开支电子审批系统运行下会计信息的痛点分析及措施研究

于潇  王玉喜

山东中烟青州卷烟厂  财务管理处 

摘要：为适用新形势、新格局、新变化，企业数字化转型之路全面开启。本文基于5M因素分析法对原财务开支电子审批系统运行下会计信息的痛点进行了充分分析。

关键字：5M因素分析法  痛点分析

一、梳理痛点

通过5M因素分析法分析了原财务开支电子审批系统运行下会计信息提高面临的主要痛点：

1.技术层面

不支持移动审批；无法实时查看票据及附件信息；无法实现整个经济业务事项的数据化、电子化。

2.审核资料

报销来源凭证繁多；发票验真查重难；纸质归档处理效率低。

3.财务分析层面

数据颗粒度较大，无法实现对业务数据的收集、挖掘和分析；大量业务数据的统计工作需要翻阅纸质凭证人工完成；无法根据需要生成满足不同管理层级需求的个性化财务管理分析报表。

4.环境层面

如所提到的宏观环境、政策环境、行业环境。

二、采取措施

1.技术层面

（1）票据采集

通过OCR文字识别等技术，实现智能影像功能，支持手机拍照/上传图片、扫描发票二维码识别、电子发票导入等方式，识别、存储及查阅打印票据信息等处理。

（2）移动审批

在报销审批时,通过手机端/PC端可对该报销单关联的票据电子影像及相关附件进行详细查阅,并在线完成报销单审批。

（3）自动记账

模拟原始凭证业务场景，依据会计核算准则，建立业务事项与会计科目对应规则，将完成报销流程的报销单据自动生成会计凭证，凭证生成后传递到ERP总账核算系统，实现财务报销业务核算工作的自动化。

（4）发票认证

通过与税务发票认证系统对接，在票据信息采集的同时，即在发票认证系统中完成需认证进项税发票的自动勾选，根据账务处理进度进行批量提交认证操作。

（5）电子会计档案

提供影像在线查阅、影像打印、图像压缩处理、图像存储管理等功能。

2.审核资料

（1）票据采集

实现电子发票收票、各类纸质发票收集分类管理，通过发票管理平台自动查验发票真伪及防重报销等功能。

（2）智能填报

根据不同的费用发生类型，参照事项申请来实现报销原始凭证采集自动化，实现对应发票信息的初步核验、以及系统中的防止重复等功能，并将电子原始票据信息先以电子票夹的方式，存放在指定位置，需要支持电脑、手机等多种智能终端设备进行该业务应用，即可根据事项申请等关键信息，集中提取电子原始凭证及票据信息并自动计算、智能生成各种报销单据。

①自动生成明细。差旅报销单的费用明细、发票明细、影像。

②关联申请单。填单报销时，选择关联的事前申请单，自动将申请单信息带入报销单中（比如自动带入出差期间、人员、地点、费用、项目等）。提交单据时，可自动模拟打印生成申请单影像。支持代理报销，即可以选择他人或多个出差人员，关联多张出差申请，发起一张报销单。

③自动价税分离。针对旅客运输服务的实名车票，系统自动判断票据是否可以抵扣、自动价税分离，自动生成费用明细表。

④住宿费标准管控。按“城市级别—人员职级”按“城市淡旺季”设置住宿费标准，进行超标控制。

⑤自动计算补助。系统中设置城市补助标准，填单报销时根据出差城市和天数，自动计算补助。

（3）合同校验

通过与采购系统等对接，实现合同重点内容的校验，包括合同总金额、已结算金额、剩余结算金额、已支付金额及剩余支付金额等内容，实现合同执行情况统计和本次报销金额是否在合同范围内的校验。

（4）预算校验

通过与ERP系统的对接，在发起核销审批时，即进行年度费用预算、月度资金预算的前置校验，确保报销业务在预算范围内执行审批。

（5）电子会计档案

通过智能影像功能，建立电子影像处理与存储平台，与ERP对接生成凭证后，形成电子会计档案。

3.财务分析层面

（1）管理会计报表

实现对合同管理的实时化、精细化，方便财务人员对月度资金执行情况进行分析。

（2）费用分析

通过定制化的费用分析报告（支持电脑、移动端），提供精细化数据分析，让各维度费用数据一目了然，从而协助优化费用管理，提升数据管理价值。

4.环境层面

根据功能需求，与OA办公系统、ERP会计核算系统等相关系统进行集成。主要包括但不限于以下集成要求：

（1）与OA办公系统集成

主要接受组织、部门、人员等基础信息，实现合同校验及PC端、移动端的移动审批等功能。

（2）与ERP系统集成

一是接收月度资金预算信息，调用年度费用预算结果，以实现费用预算和资金预算的控制前移；二是模拟原始凭证业务场景，并依据会计核算办法将记账凭证所需数据推送至ERP系统，实现财务报销业务核算自动化。

（3）与税务认证系统对接

在票据信息采集的同时，即在发票认证系统中完成需认证进项税发票的自动勾选。

三、预期实施效果

管理精细化，是将企业现有的业务报销与核销业务，通过细化每一个环节，使企业通过系统，高效的管好每一张发票、管控每一笔费用、记录每一笔费用明细、多维度审批每一张单据、流程控制每一个岗位节点、财务入账精算每一笔支出，并生成会计凭证。真正做到管理精细化。

1.管：每一张发票的全票信息管理和发票状态管理。

2.控：每一项费用通过预算管控、维度化管控，严谨合规。

3.记：每一笔明细通过费用明细和发票影像及标准控制，实现费用管控精准化。

4.批：每一笔费用，通过多维度细化，颗粒度细化和流程细化，将费用明确和精细化。

5.设：每一个岗位，根据实体岗位和虚拟岗位的组合式管理，实现灵活审批和流程管控。

6.算：每一笔支出，系统对每一笔费用进行税前、税后，税率及税额等精细化支出的记录和统计。