中车长江运输设备集团有限公司科技开发分公司 湖北武汉 430212
摘要:本文介绍了科研项目放、管、服的实施背景,汇总了立项[1]策划、过程管理、结题验收[2]、经费管理等方面存在的问题,提出了立项策划、过程管理、结题验收、经费管理等方面的管理优化方案,保证科研项目管理更加合理,为科技创新创造条件,提供支持和服务。
目前,科研项目按照项目等级分为重大项目、重点项目、公司内部科研项目和专项技术工作,按照业务领域分为产品、工艺、信息化、平台标准、试验仿真等,每年立项数量多,管理方式单一、管理难度大、管理链条长,导致管理部门和业务部门工作量大、工作重点不突出,工作成效不高、科研质量不高。
在科研项目立项直至成果评价过程中,需要填报大量表单和报告,其中有较多内容需要重复填报,且由于这些资料都在项目组个人电脑中,版本多,未受控,研发人员花费较多时间重新填报或查找电脑中相关材料,工作效率低,甚至影响相关工作的积极性和工作质量。
我国技术研发单位正在开展深入的市场化经营机制改革,科技市场化改革是关键环节,要通过全面梳理科研项目管理体系和管理现状,剖析制约项目实施效率和效果的体制机制问题,并探索通过优化科研项目放、管、服机制,进一步理顺科研项目管理权、责、利,优化形成更加合理的管理方式和管理流程,充分调动科研人员创新的积极性,为市场需求与科技研发的有机结合和成果转化、产业化创造利条件,为市场化改革落地提供有力支撑。
从市场化经营机制改革需求出发,结合科研项目管理体系实际运行情况,诊断各环节的不足。
2.1立项策划方面存在的问题
(1)对既有技术成果及成熟度缺乏系统掌握。由于未建立适用的技术成果及成熟度评价机制,并开展评价摸清成熟度水平,研发人员对既有技术成果及成熟度缺乏系统掌握,提出的科研立项需求时较为分散和随机,影响科技创新系统性。
(2)产业技术路径规划不清晰。既有科研项目多源于市场和产品改进等方面的短期需求,“探索一代、预研一代、研制一代、装备一代”的代际特征不明显,各项目之间关联性较弱,规划性和系统性不足,基于产业发展的技术路径规划不清晰。
(3)立项可行性研究不充分。对立项的必要性、实施方案、成果成效、风险控制、经费预算等可研关键项点,科研人员分析不充分,评审人员评审不充分,影响精准立项。
2.2 过程管理方面存在的问题
(1)项目执行质量缺乏有效管控。目前的管控手段主要依靠项目组日常自控和里程碑节点评审,项目未执行月度监控,不能及时、有效掌握项目进度和质量,存在一定风险。
(2)技术评审质量不高。技术评审大概率集中在月底,专家缺、时间紧、评审快;评审专家专业覆盖不够,无法支撑评审质量需求。
(3)部门间及与子(分)公司间的协同不足,执行效率低。跨部门、跨公司的复杂性项目受行政管理约束,项目协同开展和相互配合不足,影响项目执行效率和质量。
2.3 结题验收方面存在的问题
(1)结题验收资料质量要求不明确。目前的结题评审主要依据合同要求验收输出物的内容和指标,对资料的质量验收要求未明确,结题评审工作成效不明显。
(2)项目成效验收缺乏有效管控。对技术指标、社会效益、经济效益等成效,通过了结题评审后,无有效跟踪和管控手段,不利于技术与市场的有机结合。
2.4 经费管理方面存在的问题
(1)项目经费预算测算不准确。未建立项目经费预算的指导文件,各项目间类似预算差别较大,对于常规性、通用性、标准化的经费测算不准确。
(2)项目经费预算确定的周期较长。由于没有指导文件,经费预算时,业务部门与主管部门间要经过多次沟通、调整才能最终确定,占用较长时间,工作效率低。
(3)项目经费预算管理流程不清晰。现有项目经费预算管理流程较粗,未按照各级别项目的经费管理要求设置相应流程,实际进行预算时需要人为干预的情况较多。
(4)项目团队对项目经费使用、采购、合同签订等相关规定缺乏了解,办理相关业务时效率低、周期长。
针对上述问题,从“放、管、服”角度提出针对具体业务的优化措施,并基于现有科研项目管理基础进行优化。
3.1 立项策划方面优化方案
(1)建立立项策划指导和服务体系。建立科研项目后评价体系,绘制产业技术图谱,掌握各技术路径的技术成熟度水平,对标“十四五”科技发展规划要求,制定公司中长期科技发展纲要,并以此为依据开展科研立项工作。
(2)加强立项质量管控。基于科研项目后评价体系和科技发展纲要,优化科研立项流程,立项方式由从下至上向上下结合的方式转变,由先立后研向先研后立转变,提高科研立项质量及战略符合性。
(3)优化立项申报服务。将可行性研究报告、立项申请表、费用预算表、项目合同进行内容模块划分并合并同类项,在任务管理系统中进行表单化,减少研发人员重复填报工作量,提高立项效率。
(4)做好资源配置策划指导。建立资源配置策划指导性文件,引导各业务部门合理配置人员、经费和设备等资源,提高公司资源配置策划合理性。
3.2 过程管理方面优化方案
(1)授权业务部门月度管控。授权业务部门进行本部门科研项目执行月度管控,在任务管理系统中填报月度完成情况,由部门主管领导审批;每年年中进行科研项目进度和质量专项检查。
(2)优化技术评审服务。在科研活动计划表确定后,制订所有项目的技术评审计划表,确定每个项目的评审专家组;在评审前一周再次确定专家组,尽量不变动时间,避免全部集中到月底,提高评审有序性。取消任务管理系统中评审申请及闭环流程的“技术顾问、技术管理部领导、公司分管领导”环节;评审意见表、意见响应表建议取消线下填表、组长签字、扫描入平台的方式,直接在平台中电子化,组长在平台上签字。在任务管理系统中建立资质、数量、专业等满足公司评审的技术评审专家库并逐步完善,提高技术评审质量。
(3)建立项目协同和服务机制。制订技术服务管理办法、研发工作质量管理办法,打通业务部门与子(分)公司的协同机制;建立公司跨部门项目的协同和服务机制,打通行政管理障碍,提高项目执行效率和质量。
(4)做好过程管理流程宣贯服务。开展科研项目变更、对外合作等业务管理要求和流程宣贯,强化业务部门的了解和掌握,提高工作效率。
3.3 结题验收方面优化方案
(1)加强科研项目验收质量管控。优化科研项目结题评审对资料质量和项目成效的和要求,并明确两个方面评审结论要求,提高评审质量和效率。
(2)优化结题验收流程。在任务管理系统中建立项目结题验收流程,由评审专家组在线上进行评审,并给出评审意见,再由项目组进行项目结题汇报,减少线下集中评审工作量,提高结题效率。
3.4 经费管理方面优化方案
(1)优化经费预算和使用服务。理顺项目经费预算和使用职责和管理流程,提高经费预算和使用的效率。建立常规性、通用性、标准化类型经费预算的指导性文件,提高经费预算的准确性和统一性。
(2)做好经费使用流程宣贯服务。开展科研项目经费使用、采购、合同签订等业务管理要求和流程宣贯,强化业务部门的了解和掌握,提高工作效率。
该项目成果已应用于指导科研项目管理体系的优化信息化建设,实现了科研项目立项过程表单化。科研项目管理更加合理和先进,为科技创新创造条件,提供支持和服务,提高工作效率,聚集重大重点项目,提高科研质量和成果量,推进公司科研工作高质量发展。
参考文献:
[1]谢锦园.2016-2022年国家重点研发计划项目立项情况分析[D].江苏科技信息,2023年,第28期:6-12.
[2]吴卫红,王晓雨,李志兰,张莉娜.联合基金结题项目成果绩效分析与思考[D].中国科学基金,2021年,第4期:636-642.