事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

千吉祥

准格尔旗人力资源和社会保障局 内蒙古自治区鄂尔多斯市010300

摘要：在互联网、物联网、大数据和云计算等各种先进技术的发展和应用普及下，事业单位档案管理工作也实现了信息化、电子化，并成为未来事业单位档案管理的主要方向。在此环境下，电子档案管理模式的出现，在确保了事业单位档案管理水平的基础上提高了档案利用率，将档案的价值和作用充分地发挥出来。当前，事业单位要利用各种先进的信息化技术，推动电子档案管理工作高效开展，立足本单位的实际情况，结合国家相关政策、规范和标准等来实施管理，以更好地实现事业单位的健康、稳定发展。

关键词：事业单位；电子档案管理；措施

前言

电子档案管理的技术要求更高，需要事业单位突破以往档案管理工作的思维，不断加强专业软硬件设备的配置，要求相关部门紧密配合，在完善的体系下推动档案管理的科学运转，促进电子档案管理改革的不断创新，充分发挥电子档案信息的实用价值。

1事业单位电子档案管理的基本特点

1.1电子档案的信息采集更加智能化

事业单位传统的档案主要是以纸质版档案为主，档案的采集也是依靠人工来完成的，开展档案管理工作效率和质量水平并不高。而随着网络信息时代的发展，档案管理和互联网+充分结合，不仅改变了传统纸质版档案管理模式，还对原来纸质档案重新整理，将其整理成数字化的电子文档，并对其统一管理。

1.2电子档案的管理更加智能化

事业单位电子档案管理模式的实施和发展主要是以电子档案管理平台为基础，这种方式的优势体现在信息采集方面，可以利用电子平台对所有的电子档案信息搜集、整理分析、录入系统、盘点分析和统计处理。另外，查阅档案时可以结合该档案在平台中的类别展开快速搜寻和查阅，提高了档案管理人员的工作效率。还可以对各个电子档案信息充分分析挖掘，提高档案的利用率，并通过电子档案平台对这些档案长久保存。

1.3电子档案的管理服务更加智能化

电子档案管理工作的开展是以互联网信息技术为基础的，为档案管理工作提供很大的便利性，也使得档案管理服务效率和质量更高，在实现信息化的同时，也实现了智能化服务。例如，电子档案管理模式使得档案的内容更加丰富，并且在档案对接共享时更加方便地满足客户高效沟通交流的需求。另外，电子档案管理也可以最大限度地实现档案信息服务的反馈功能，可以对新的档案信息及时搜集整理，在发生档案需求时更好地开展相关服务，让电子档案管理服务更加智能化。

2事业单位电子档案管理的比较优势

2.1有利于节约管理成本，提高档案的实用率

在开展电子档案管理工作之前，事业单位档案管理人员主要以纸质化办公方式为主。纸质化办公不仅会消耗更多纸张，而且需要准备一定空间便于档案资料存储。在电子档案管理方式的影响下，事业单位可以节约更多材料与空间，在原来的基础上可以降低档案管理成本，获得更多经济利益。事业单位档案管理人员开展电子档案管理工作可以完整保存重要的数据与资料，并且不会占据更多空间，便于管理查找。

2.2有利于确保档案管理的安全性

在纸质化办公过程中，事业单位档案管理人员需要按照复杂的工作流程进行工作，完成信息资料的收集与存储工作。相对于一般的信息资料，特殊图片资料保管难度更大。当档案数量不断增加时，档案管理工作受外界环境影响较大，容易出现档案损毁或丢失的情况，无法确保档案管理的完整性。在电子档案管理的影响下，事业单位档案管理人员可以利用计算机设备顺利完成档案管理工作。

2.3有利于提高档案管理水平和服务水平

我国档案管理工作面临无序的局面，主要表现在以下几个方面。一是档案管理部门不统一，如有的地方档案归教育部门管，有的地方归人事部门管，有的地方多个部门协同管理；二是档案管理标准不规范，如有的地区按本辖区范围内的标准进行管理，有的地区按省定制度来管理，有的地区压根并未制定管理标准；三是档案管理人员混杂，如有的单位由正式人员进行管理，有的单位由外聘人员进行管理。档案管理工作的多样性主要是由于管理方式有些落后，很多区域依旧采用传统档案管理的模式。而电子档案管理出现后，将会逐渐改变这种不好的局面。

3事业单位电子档案管理完善路径和方法

3.1提高事业单位电子档案管理人员的专业素养和水平

事业单位电子档案管理仍然离不开人，必须提高事业单位电子档案管理人员的专业素养和水平。同时，还要培养电子档案管理人员的职业精神，提升专业管理水平以及对电子档案平台的维护能力，确保档案管理中收集、归档等一系列工作的开展。另外，电子档案管理人员还要调整自己的心态和情绪，在日常工作开展中，要以谦卑的态度学习更多创新性的管理理念和方法，掌握新的管理技能和知识，通过不断丰富自身的知识体系，提升自身电子档案专业管理能力和水平，并在工作中保持积极向上的心态和进取意识，实现自身发展。

3.2创新事业单位电子档案管理方式和方法

事业单位电子档案管理和传统档案管理工作方式和方法有着非常大的区别，在选择电子档案管理方法和方式的过程中，需要区别于传统纸质版的电子档案管理方式，还要重视提升电子档案管理质量和水平。事业单位电子档案管理工作人员要以新的电子档案管理方法理念为主导，规范电子档案管理。另外，在电子档案管理工作中，可能会出现一些档案被更改或者丢失的问题，要特别注意原始档案的真实性，如果同时存有纸质版的档案和电子档案，可以采用双轨制的档案管理方式，将原始的纸质版档案存档，确保电子档案的原始参考依据，提高其安全性。

3.3完善事业单位电子档案管理制度

首先，事业单位领导层人员要以国家制定的事业单位管理制度和政策要求为基础，结合事业单位自身的发展情况，重视完善档案管理的信息化建设，此过程要关注电子档案搜集整理的真实性、完整性和安全性，将电子档案管理工作室设置在安全系数比较高的位置，以此来避免出现档案被窃取的风险。同时，事业单位还要加大对电子档案管理人员身份和权限的监督管理力度，要对每一名档案管理人员的身份核实登记，并详细记录管理人员的工作岗位和工作时间等，实施岗位责任制，采取“谁在岗，谁负责”的管理制度，利用这种方式来保障电子档案管理的安全性。其次，事业单位在制定电子档案管理制度和规范要求时，要避免生搬硬套和固化模式，要选择灵活可变通的规章制度，以指导事业单位电子档案管理工作高效开展。

3.4制定科学、完善的电子档案管理标准

首先，事业单位需要完善电子档案管理工作开展的依托技术，组建信息化管理设备设施，形成完善的信息化管理标准系统。同时，还要完善电子档案的采集和整理工作等，并形成统一的管理格式和标准。其次，调查了解事业单位实际电子档案管理的情况，发现问题和分析问题，并找出解决办法。同时依托电子档案数字化管理平台开展档案的录入、调取、完善和使用，保证电子档案管理服务的流畅性和安全性。另外，事业单位要适当增加电子档案管理相关设备设施的资金投入，在确保事业单位各个部门正常运行的基础上，增加电子档案管理先进设备设施的购买，确保电子档案管理工作能够高效开展。

结束语

新形势下事业单位将传统的纸质版档案及时转变为电子档案，不仅可以降低档案管理工作中管理人员的工作压力，还可以提高档案管理效率与质量，确保档案被合理运用.这对于新形势下事业单位的决策工作、运营发展规划等具有较强的现实意义.故此，各级事业单位应该结合实际情况充分利用好现代化信息技术构建一个科学完善的电子档案管理系统，并给予技术与资金支持，提高本单位的电子档案管理水平，推动事业单位档案管理工作与相关业务工作高质高效开展.
参考文献：
［1］王玲玲.事业单位电子档案管理探析［J］.黑龙江档案，2023（4）：201-203.
［2］高艳梅.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理［J］.兰台内外，2023（8）：13-15.