建立文书档案数字化管理模式的必要性

建立文书档案数字化管理模式的必要性

王一多

兴安职业技术学院  内蒙古  兴安盟   137400

摘要：当前，在人们的工作中，数字技术的应用无处不在，各种软件及操作系统的应用非常广泛，尤其是在文职工作中，对于系统软件的使用频率更高。对文书档案进行数字化处理，不仅减轻了文书档案管理员的工作量，而且还能提升其工作效率和工作品质，为实现文书档案管理工作的优化打下了良好的基础。因此，文章着重对数字化改革中文书档案数字化建设的意义进行了探讨，并对其进行了探讨。

关键词：文书档案；数字化管理模式；必要性

前言：文书档案数字化的构建与开发，既能充分发挥其灵活多变的特点，又能方便地进行文书档案的检索，又能使文书档案资源共享。它不仅提高了我们的工作效率，还降低了空间和成本开支，同时强化了数据的安全性，提升了搜索和检索效率，有助于风险管理和数据分析，同时提供了移动性和远程访问的便捷效率。

1.构建文书档案数字化管理模式的必要性

1.1节省空间和成本

在传统的纸质文件环境中，企业需要大量的纸张、印墨和打印设备，以满足文件的印刷和分发需求。这些费用在时间内累积成巨额支出。然而，通过数字化档案管理，企业能够将文件直接存储为电子文档，减少了对印刷和复印的依赖。这不仅节省了纸张和印墨的费用，还降低了设备的维护成本。另一个显著的成本节省来自数字化档案管理减少了纸质文件的存储需求。在传统的办公环境中，文件通常存放在文件柜、文件夹和办公桌上，占据了宝贵的办公空间。此外，企业通常需要租赁或购买额外的仓库空间，以满足纸质文件的存储需求。数字化档案管理系统将纸质文件转化为电子文件，无需实体存储空间。这降低了办公空间的使用成本，减少了对外部存储空间的需求，从而减轻了租赁或购买额外空间的费用。不再需要大型文件柜，办公空间可以更灵活地用于其他目的，提高了办公环境的舒适度。除了存储费用的节省，数字化档案管理还减少了纸质文件的管理和维护成本。在传统环境中，文件需要进行整理、归档、维护和保管，这些任务需要专门的人员和时间。数字化文件可以根据设定的规则自动进行分类、归档和备份，减少了手动管理的工作量。不再需要对文件进行手动整理和存档，降低了相关费用，同时提高了效率。

1.2可以为检索文书档案提供便利条件

因为用传统的方式查询和利用文书档案信息，既费时又费力，使得文书档案的利用率难以提高。在这种情况下，合理地建立并使用文书档案的数字化管理模式，当用户在对文书档案信息进行查询的时候，必须将相应的关键字或题目输入到文书档案信息检索系统中，这样，就可以由电脑直接查询并使用相关的信息。这不但提高了文件查询的便利性，而且还能提升管理和利用文书档案的效率。

1.3实现文书档案资源共享

在实现了文书档案的数字化管理之后，不同的文书档案使用者能够在同一时间在多个地方查询并利用文书档案的信息，这有助于突破传统的文书档案资源利用的时间和空间的局限，从而达到资源共享的目的，这也是当前提高信息资源共享效率与利用率的重要前提。

2.文书档案数字化建设中存在的问题

2.1文书档案数字化建设的标准不够明确

目前，我国对数字化文件的归档目录、归档格式和归档流程还没有明确的规定，数字化文件的标准化亟待加强。二是未结合网络环境，对电子文档的获取、传输过程等作进一步的规定与细化，很不利于梳理权责。

2.2建设水平过低，影响数字化建设的可持续性

首先，文档档案管理不具备格式转换的能力，导致系统很难进行统一，在以后的处理中会遇到很大的困难，这对建立数据库非常不利，也很难与声像、图像等多种格式的文档相匹配，不能满足文书档案多样化的需求，而且与企业 OA办公系统、商务管理系统、财务管理系统等其他各业务系统之间的数据关联度不高，很难做到对电子文件的自动同步与更新。其次，大数据的运用程度不高，使得企业在公文文档信息的自动识别、抽取和监控等方面还存在着诸多不足。再次，云存储技术在企业层面上的运用程度还不够高，不能真正实现文档的自动化备份和一站式共享。

3.提高文书档案数字化管理模式水平的对策

3.1制定数字化档案管理政策

制定数字化档案管理政策是确保企业档案管理的一致性和有效性的关键步骤。企业应该定义文件分类和归档的标准。这包括确定哪些类型的文件需要数字化，如何进行标识和分类，以及采用何种文件命名约定。这确保了文件的一致性和快速检索。数字化档案管理政策需要明确规定谁有权访问、修改和批准文件。这包括制定权限级别和访问控制策略，以确保只有授权人员可以访问敏感信息。权限应该根据职责和需求进行分级，以确保数据的安全性。政策应该明确规定每种类型文件的保留期限。这是为了满足法律法规和合规性要求，同时降低法律风险。企业需要清晰地了解何时可以安全地销毁文件，何时需要保留它们。数字化档案管理政策需要包括数据备份和灾难恢复策略。这涉及定期备份数字档案，确保数据的安全性，同时建立计划以应对潜在的数据丢失或系统崩溃。这有助于保护数据的可恢复性。政策还应该明确说明企业必须遵守的适用法规和合规性要求。这可能包括数据隐私法规、知识产权法和行业标准。政策应该确保企业的数字档案管理符合这些法规。政策应该包括培训和执行计划。员工需要了解政策，并且必须对其进行执行。培训可以帮助员工正确地管理和处理数字档案，确保政策的成功实施。

3.2引进专业文书档案系统

在建设数字化文书档案时，应采用统一的标准与要求，充分利用信息技术的优点，确保现行的管理过程与管理制度能够真正落实，为整体的管理工作顺利进行奠定坚实的基础。要强化对各类图文资料的监管与管理，在数字化档案的开发与使用过程中，应以现实为基础，并与第三方软件相结合，使其更加切合实际。通过与一些部门的良性互动，推动文书档案数字化的目的达到。在建立与使用公文档案数字化软件系统过程中，既要有目标地进行革新与创新，又要不断地更新、开发、利用新的功能。

3.3强化文书档案管理队伍建设，适应数字时代的转型需要

首先，要重视专职、兼职档案人员的培养，完善档案人员的岗前培养与岗中培养；尤其是在岗前的培训过程中，文书档案人员对档案的数字化建设和档案专业知识的了解都要持续地提高，这样才能防止档案管理与企业的实际经营脱节，促使档案人员切实地进行文书档案资源的收集、分类、整理等工作。第二，加强文秘档案人员的培养。企业应该把重点放在数字化建设的根本需求上，把重点放在对档案管理的培训上，以信息技术的应用作为重点，制定档案管理人才的培养方案，真正实现培训工作的整体推进，及时规划等，这样才能更好地实现档案数字化建设的目的。

4.结束语：

综上所述，对文书档案的数字化管理的优点是相当显著的，它能使文书档案的利用率和共享率得到提升。所以，必须强化文书档案的数字化管理，并根据发展的需要，制订出一份战略计划，切实提高文书档案管理的科学性和有效性，从而推进档案管理工作的数字化发展。

参考文献：

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