档案管理现代化的现状与对策初探

档案管理现代化的现状与对策初探

张娜，

临沂大学 276000

摘要：随着信息技术的迅猛发展，大数据时代的到来为各行各业带来了前所未有的变革。在人力资源管理领域，档案作为记录员工基本信息、工作经历、教育背景等重要数据的载体，其管理方式的变革尤为关键。本文将探讨档案管理现代化的现状与对策，以期为提升档案管理效率和质量提供有益参考。

关键词：大数据 档案 现代化 现状 对策

1引言

大数据时代，数据量的爆炸性增长、数据类型的多样化以及数据处理的实时性等特点，对档案管理带来了深刻影响。传统的纸质档案管理方式已无法满足高效、准确、实时的数据处理需求。因此，推进档案现代化管理成为大势所趋。

1档案管理现代化的现状分析

一些单位对档案管理的重视程度不够，缺乏必要的档案管理意识和现代化管理知识，导致档案管理水平不高，无法满足现代化管理的需求。许多单位的档案管理制度不健全，缺乏统一的管理标准和规范，导致档案管理混乱、不规范，无法保障档案的真实性和完整性。一些单位的档案管理手段仍然停留在传统的纸质档案管理阶段，没有实现档案数字化管理，导致档案管理效率低下，无法满足快速查询、检索和利用的需求。当前档案管理领域缺乏专业人才，许多单位的档案管理人员素质不高，缺乏必要的档案管理知识和技能，无法胜任现代化档案管理工作。

2档案管理现代化的有效对策

2.1提高档案管理意识

档案管理现代化不仅可以提高档案管理效率，还有助于保护档案的安全和完整性。随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求。因此，明确档案管理现代化的重要性，是提高管理意识的前提。单位应制定科学、合理的档案管理制度，明确档案管理的职责、流程和要求。同时，加强制度的执行和监督，确保各项制度得到有效落实。这有助于规范档案管理行为，提高档案管理的整体水平。此外，单位应通过加强职业道德教育、建立激励机制等方式，激发档案管理人员的工作热情和积极性，推动档案管理现代化的进程。

2.2挖掘档案资源

在实施档案管理现代化的过程中，挖掘档案资源需要采取一系列策略。首先，要建立健全的档案分类和索引体系，确保档案能够被快速、准确地检索到。这需要对档案进行细致的分类和标注，利用元数据等技术手段，提高检索的精确度和效率。其次，要加强档案的数字化工作。通过扫描、录入等方式将纸质档案转化为数字化形式，不仅可以方便存储和传输，还能够提高档案的可访问性和利用价值。同时，数字化还有助于实现档案的远程查询和利用，扩大档案服务的覆盖面。此外，要运用数据分析技术挖掘档案资源的潜在价值。通过对档案数据的统计分析、关联分析等方式，可以发现档案之间的内在联系和规律，揭示出隐藏在档案背后的信息。这些信息对于组织决策、学术研究和社会服务都具有重要意义。

2.3加强档案队伍的建设，保证档案管理安全

档案队伍建设是档案管理工作的基础。一个专业、高效、忠诚的档案队伍，能够确保档案的完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量。同时，档案队伍也是组织信息安全的重要守护者，他们的专业素养和职业操守直接关系到档案信息的安全。档案管理部门应通过定期的培训和学习，提高档案人员的专业知识和技能，使他们能够更好地胜任档案管理工作。加强档案人员的职业道德教育，培养他们的责任感和使命感，确保他们能够忠诚于档案事业，严守档案机密。档案管理部门还应制定合理的薪酬体系、晋升机制等，激发档案人员的工作热情和积极性，提高他们的工作效率和质量。

在当前大数据时代的背景下要想能够有效地提升档案管理工作的效率，必须要注重人才队伍的建设问题。从一定程度上来说，档案信息化建设是一项非常复杂的工作，在建设的过程中既需要领导的支持，同样也需要专业的人员来对各项措施进行落实，所以非常有必要选拔一些综合素质较高的人才参与到其中。此外还应该注重加强对档案管理人员的培训，为他们制定一些更为合理的培训计划，在对他们进行培训的过程中融入大数据以及人工智能等相关技术，进而使得档案管理人员的技术水平能够得到提升，确保他们在以后的工作中能够灵活地运用档案信息系统开发档案资源。

在当前大数据时代背景下，为了能够为档案现代化管理建设工作提供必要的技术支持，应该为其引进一些先进的管理手段，确保档案信息化建设工作能够顺利开展。要注意引进一些先进的技术设备，使得档案信息化建设平台的兼容性以及适用性都可以得到提升，从而使得事业单位档案管理工作人员可以更加便捷地使用软硬件设备开发档案信息资源，从而使得事业单位档案管理工作的有效性也可以有所提升。另外还需对相应的管理制度规范加以健全，意识到信息化管理对档案信息化建设产生的巨大影响，在原来的基础上对档案保管制度加以完善，从而增强档案管理工作的针对性，为档案信息化建设提供了更加完善的管理保障。但与此同时，还需要对档案信息化建设中各种管理工作的成功经验加以总结，最终使得档案管理工作的每个步骤都可以进一步优化。另外还要加强单位对档案信息化建设工作的宣传推广力度，对档案信息化建设的重要性加以宣传推广，从而使得单位当中各个部门的人员都可以更加准确地了解档案信息化建设的重要意义，增进与档案管理机关之间的信息交流，更有效地提高档案管理工作的效率，通过举办一些相关的活动，确保事业单位当中的工作人员能够更加了解档案信息化建设的成果并积极地参与到档案信息化建设，最终形成全员参与的良好局面。

2.4全面优化信息化管理设备

要想能够形成性能比较好并且比较稳定的信息化体系，首先就必须从资金方面档案管理工作提供保障，并为其配置一批性能比较好的仪器设备。然后必须形成纸质化的常态管理机制，从而使得这些设施在实际的管理工作中并不只是一个摆设。此外在档案信息化建设的过程中，档案信息资源起到了非常关键的作用，同时也是对档案原件加以保护的一种关键措施。要想能够真正地进行对档案数字化的建设，一定要运用一些现代化的技术手段把这些文件转换为数字化文件，然后再以这些档案为基础建设档案数据库，这就能够使得档案管理的查询工作更加方便。

2.5构建信息化平台推广

将信息化技术运用到档案管理系统当中不仅具有十分强大的检索功能，而且还能够充分地发挥计算机技术的优势。需要注意的一点就是在信息化平台建设的过程中一定要注意选择标准化的设备和主流产品，避免在后续使用的过程中由于不断升级换代而出现大量的费用，使得成本提升。而且在对设备进行设置时也必须要做到合理规范，充分地考虑网络的响应时间以及传递速度等因素。

3结语

综上所述，大数据时代下，档案现代化管理已成为提升人力资源管理效率和质量的重要途径。在这样的情况下就需要借助信息化技术完成对档案管理的电子信息化建设，加大对档案信息化建设的投入力度，加强对档案管理专业人才队伍的建设，鼓励他们学习一些先进的档案管理知识，运用一些先进的设备促进对档案信息化管理，最终提升档案信息化管理的效率。

参考文献

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