知识共享背景下数字档案馆建设分析与对策

知识共享背景下数字档案馆建设分析与对策

宋云香赵军董翠娟

青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心 山东 青岛 266555

摘要：大数据技术的进步，让人们的生产、生活以及思维方式发生了巨大变革。大数据是云计算、物联网、社交网络、移动互联网等技术结合发展的产物，在商业、学术和科技等领域应用非常广泛。档案中涵盖了企业在生产、经营、科研、管理等工作上的具体信息，需要抓住大数据带来的机遇，不断对档案资源管理方法进行创新。这样才能真正发挥档案的利用价值，确保企业员工的需求得到满足，为企业的快速、稳定和高质量发展奠定良好的基础。

关键词：知识共享背景；数字档案馆；建设分析；对策

中图分类号：F457

文献标识码：A

引言

近年来，数字档案馆建设的环境发生显著变化。深入分析新形势下数字档案馆建设的新特征，能够总结数字档案馆建设中的成绩和不足，并提出有针对性的建议，为数字档案馆的系统架构和整体设计提供有益帮助。

1数字档案馆建设面临的问题

1.1数字档案馆建设的概念问题

数字档案的研究还处于起步阶段，对数字档案的概念、传统档案的系统边界等还不明晰，这必然导致对数字档案的发展方向认识不足，对数字档案的发展产生不利影响。

1.2数字档案法律法规存在的问题

首先，相关档案法律法规需要完善，鉴于数字档案的新形势、新特点，原有法律法规的一些内容与之不相适应，需要及时补充和完善，以更好地保障和促进数字档案的健康发展。其次，版权、知识产权和隐私权的保护。在数字档案馆的背景下，信息传输的便捷性和速度使得保护用户的隐私更加困难，保护上述权益的问题更加突出。最后，数字档案的法律影响。凭证是档案的一个重要特征，但由于其可修改性，数字档案在法律上难以识别，这将不可避免地影响凭证在档案中的作用。

1.3数字档案建设中的技术问题

没有高新技术的支持，就没有数字档案，但高新技术也导致数字档案存在致命弱点。档案数字化的生命在于保持档案的原始外观，但是就目前的研究阶段而言，很难保质保量地完成档案数字化任务，容易出现数字档案失真问题，所以应该适当限制数字档案的创建。数字化最重要的方式是扫描，一方面，扫描时的分辨率、亮度、对比度等技术参数，会直接影响扫描的质量，另一方面，在迁移或提供数字档案时，通常需要将扫描的图像转换为不同格式的文件。如果格式选择不正确，数据将被更改。此外，工作中的操作错误也将导致数字档案的失真。

2识共享背景下数字档案馆建设措施

2.1加强电子档案全生命周期管理

一是建设标准化、全面化的收集体系。持续推动电子档案单套制管理，实现OA、政务服务事项、业务系统等各类电子文件标准化在线归档接收。二是建设流程化、智能化的管理体系。搭建平台提供流程化服务，实现档案业务全流程跟踪、全业务监管、全方位管控。三是建立中心化、永久化的存储体系。打造区域性大档案管理中心，保障区域内各类档案数据长久保存与安全管理。四是建设价值化、精准化的利用体系。充分挖掘档案价值，精准把握用户需求，提供高效利用服务；及时主动提供针对性强、内容丰富充实、利用价值高的档案知识图谱。

2.2加强新一代信息技术应用

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。”一是加强AI+档案技术应用。综合利用智能分类模型、文字处理技术、模式识别技术等手段，对档案管理工作的任务和流程进行程式化的改造，形成自动化、一体化的机器操作模式，推动工作增速提质。二是以区块链技术推动多跨共享平台建设。突破档案利用的空间、时间、部门限制，构建基于区块链联盟的档案信息资源共享模式，通过组建区域档案馆联盟链，获得链上出证、在线验证等功能，为利用者提供“一站式”服务；进一步保证档案在共享利用中的安全性、不可篡改性，做到来源可查、利用可控、责任可究，促进档案信息资源整合和共享服务。

2.3制定统一数字档案馆建设标准

为强化数字档案馆的建设效果，需要建立统一的标准规范，并要求相关人员严格按照建设标准规范开展各项工作，以此为数字档案馆的合理建设提供科学的指导。在制定标准规范的过程中，要从实际出发，以国家档案行政管理部门出台的数字档案管理建设规范为基准，制定符合单位现实需求的标准规范，促使全国数字档案馆的建设向统一化发展，形成一盘棋。与此同时，在建设档案管理信息化系统时，也要遵循标准规范，从数字档案资料的生成到使用，各个环节均要有相应的标准，将信息化系统的上下游功能有机结合，为档案管理人员开展数字档案管理工作指明正确的方向。

2.4数字档案信息安全

数字档案信息安全的保护主要体现在两个方面：一是数字档案所处的物理环境保护；二是数字档案信息本身的保护。20世纪90年代以后，随着信息技术的发展及广泛应用，档案数字化成为互联网环境下档案工作的新内容，保证数字化档案信息的质量与安全便成了档案工作面临的新难题。这需要档案工作人员掌握熟练的计算机应用技术及网络技术知识，或者配备专门的计算机技术人员参与档案工作。

2.5丰富、充实数字档案馆中的资源

为充分发挥出数字档案馆的现实价值，要不断丰富数字档案馆中的资源，在实际工作过程中，可从以下几方面入手：

其一，加强纸质版档案资料的数字化工作。在转化纸质档案资料的过程中，涉及大量烦琐的内容，需要加快纸质档案的数字化进程，通过增加人力资源、制定工作目标等多种手段，为纸质档案数字化工作提供助力。

其二，改变数字档案资料接收少的局面，既要做好纸质档案的数字化工作，还要大规模接收数字档案，持续充实数字档案馆的资源。

其三，搭建纵横双向的档案资源网，强化档案资源的整合力。横向资源网指的是以数字档案馆为核心，推动档案资源向存量和增量发展，档案管理向数字化、电子化发展。同时，构建覆盖范围广的档案资源体制，将各种类型、各层次的档案资源全部覆盖，以便于数字档案馆有效接收数字资料；纵向资源网指的是电子化资源体系，该体系要覆盖单位内部的全部业务信息系统，在开展各项业务活动的过程中，可以通过业务信息系统，将有价值的信息资源，直接传输到数字档案馆中。

2.6数字档案馆建设技术研究

档案认证和数字化正在同步进行。受经济条件、人员结构、信息技术的影响，我国综合档案馆的档案数字化目前落后于许多行业的信息发展速度。使档案评估与数字化同步，是加快数字档案创建的好方法。它不仅符合经济和效率原则，同时也加速了数字档案的创建，实现了事半功倍的效果。目录和全文数据库的结构必须同步，按照面向使用和通用的理念，同时创建档案目录和全文数据库。第一个任务是满足呼叫的一般需求，建立文件级目录数据库。第二个任务是满足特殊搜索的需要，及时建立特殊的归档数据库。要同时满足以上两个任务不太可能，检索档案馆档案的所有问题都只能依靠档案级目录数据库来解决。

结束语

综上所述，在数字档案馆的作用下，档案管理模式得到了创新和优化，正在向现代化发展，为我国档案事业的创新发展开辟了新的渠道和路径。建设数字档案馆对于现行的档案管理模式而言，起到了积极的优化和完善作用。对此，企事业单位要深刻意识到建设数字档案馆的重要意义，利用现代科学技术，建设功能全、服务能力强的数字档案馆，加快我国档案事业的转型进程。

参考文献

[1]涂子沛.大数据：正在到来的大数据革命[M].广西师范大学出版社，2012

[2]王芳.数字档案馆[M].北京：中国人民大学出版社，2010

[3]郑金月.将数字档案馆纳入政府数字化转型大格局中统筹建设——浙江省档案馆全国示范数字档案馆创建工作综述[J].浙江档案,2019(10):31.