浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势

浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势

菅云枝

鄂尔多斯市交通运输服务中心准格尔旗分中心  内蒙古鄂尔多斯  017000

摘要：随着信息技术的不断发展和应用，档案管理也在逐步向着数字化、智能化方向发展。档案局作为档案管理的主要机构，在推动档案管理信息化方面发挥着重要作用。基于此，文章对档案管理信息化在档案管理中的发展趋势展开分析，以明确其在档案管理工作中的作用和意义。

关键词：档案管理信息化；档案管理；发展

引言

随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，传统纸质档案管理正再被信息化档案管理手段逐渐取代。信息化管理正在成为档案管理的重要方式。文书档案管理信息化，并不是简单将原有的纸质档案转化为电子档案，而是在转化为电子档案的同时，保证电子档案的存储安全性、传递快捷性，并提供可靠的利用性，让文书档案在企事业单位乃至社会中发挥出最大的价值，创造更多的经济价值。

1信息化时代档案管理与服务模式创新的必要性

1.1提升档案管理效率与服务质量

引入先进的信息技术是档案管理创新的重要途径，使得档案信息的存储、检索和利用更加便捷、高效。传统纸质档案容易遭受损坏和丢失的风险，且检索效率低下，难以满足快速变化的各种需求，而信息化档案管理模式的构建，可以实现档案信息的数字化存储，不仅能更好地保存档案，还能快速检索信息，使得档案信息的利用率得以提升，进而为企事业单位决策提供及时、准确的数据支持。同时，在服务模式上，传统的档案管理往往局限于简单的档案借阅和查询服务，难以满足用户多样化的需求，而引入互联网、大数据等技术创新服务模式后，能够为用户提供更加个性化和智能化的服务。

1.2加强档案信息安全与保密工作

随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理方式已难以满足现代信息安全的需求，如纸质版材料不易保存、容易丢失，甚至造成数据被泄露。因此，不断探索和创新档案管理与服务模式极为必要，以便更好地适应信息化时代的发展要求。第一，创新档案管理模式有助于构建更加严密的安全防护体系。通过采用先进的信息技术手段，如云计算、大数据等，可以实现对档案信息的全面监控和实时防护，有效防止非法访问和恶意攻击，有助于及时发现并应对潜在的安全风险；第二，服务模式的创新也有助于提高档案信息安全保密工作的水平。

2信息化背景下文书档案管理应需具备的条件

2.1要有高素质的档案管理人才队伍

在政府机关、事业单位以及企业的发展历程中，文书档案管理工作起到重要作用，但受文书档案工作自身性质的影响，在实际的开展过程中需要耗费较长的时间，工作效率较低，档案管理的时效性与精准性受到直接影响。因此，必须构建一支高素质且基本功过硬的管理团队，改变当前存在的问题。信息化时代，文书档案管理工作无论从内容还是方式上都有了较大的变动，纸质化档案正在被电子化文档所取代，要求文书档案管理工作人员除了具备文书工作的素质外，还要加强对信息技术尤其是计算机技术的掌握，要明确文书档案信息化管理的重要性和重要作用，配备一支高素质的档案管理人才队伍。

2.2完善基础软硬件设备设施

完善的软硬件基础设备设施是文书档案管理信息化建设的基础。文书档案管理是一项系统性工作，除了硬件，如计算机、扫描仪等的配备，还需要与之相配套的软件和可放置的空间，因此，文书档案管理信息化建设需要投入一定的资金和人力、物力。同时，企事业单位要清醒地认识到，软硬件基础设备设施的建设完成后，还需要提高相关工作人员的操作能力，应将员工的信息技术能力培养提上工作日程。只有完善的基础设备设施、可熟练操作设备设施的档案管理人员，才能真正建立文书档案信息化管理体系，让文书档案管理工作向着现代化方向过渡，对其实行精确的分类与编码。

2.3优化管理理念

具体而言，事业单位针对档案管理要改变传统“重藏轻用”的工作理念，树立档案服务及高效利用的意识，在事业单位各项工作的推进中要持续提高档案的利用率，使档案工作的服务效应进一步增强。比如，事业单位在内部人员提拔的过程中，需要对候选人员的档案信息进行全面调取，根据档案中的人员信息，对候选人员的工作经验、工作能力等进行系统对比，最后选择综合素质较高的人员作为提拔对象。又如，围绕事业单位财务工作的开展，可以将当年的财务档案信息与往年的档案信息进行比对，在比对中重点寻找差异，然后根据其中的差异分析财务工作中的不合理之处。通过档案信息的对比，一些事业单位会发现相类似的项目推进中，所产生的预算消耗存在明显的差异，在发现问题后，需要对问题的原因进行深层次分析，在这一过程中查找单位预算资金使用过程中的不合理之处，并进一步查找本单位内是否存在贪污腐败的情况。再如，对于生态环境保护综合行政执法队而言，在执法过程中，可以对档案中关于环境破坏的案件进行系统整理和分析，在对档案信息的分析时能够查找案件的共同点，根据档案中的相关记录再次审视案件处理的方法是否科学合理，在综合参考上述档案信息并系统分析的基础上，为本单位下一阶段生态环境保护综合行政执法工作的开展提供参考，从而使本单位的工作更加高效。

3档案管理信息化的发展趋势

3.1向整合化、综合化方向发展

第一，档案系统之间实行深度融合。在信息系统建设中，档案信息系统与公文管理系统、知识管理系统等各类管理信息系统之间实现无缝对接，相互间可以直接调用对方的信息资源。一方面，可以加强档案信息在各类管理服务和决策中的应用；另一方面，也可以使档案信息系统获得来自其他系统实时更新的结构化信息，有利于档案信息的积累。第二，档案信息系统与相关外部系统互联互通。除了组织内部相关系统之间的对接，档案信息系统也要通过标准化接口与政府部门信息系统、社会公共信息平台等实现互联互通，有助于扩大档案信息系统的应用范围，提高其开放度和服务水平。

3.2向云技术方向发展

档案管理信息化的发展趋势以向云技术方向发展最为突出，这一趋势源自云计算技术的快速发展和普及以及对档案管理需求的不断增长。云技术作为一种新型的信息技术，具有高效、灵活以及可扩展等特点，为档案管理提供了全新的解决方案和发展机遇。首先，是构建混合多云架构。公共档案、开放数据等大量非保密信息适合先行上云，放在成本较低的公有云环境，以弹性计算资源实现海量信息存储与高效处理。而涉密档案与关键业务数据则可构建私有云，加强数据隔离管控。公有云与私有云可通过混合云管理平台实现互联互通、灵活调度与管理。此外，多云架构也是重要选择，可根据档案类型与业务需要选择最适宜的云服务提供商，以提升业务适应力；其次，加速推进业务云上迁移，全面进入云时代。采用云原生技术实施业务改造，实现业务组件和服务的容器化打包，按需弹性部署，快速构建面向未来的云架构体系。在这个过程中，可以依托云平台丰富计算存储资源，大力发展机器学习、语义理解、知识图谱等前沿技术应用，建设智慧档案解决方案。同时，提升自动化和智能化水平，让创新成果更快落地；最后，持续强化云安全管理水平。

结束语

综上所述，档案管理信息化的发展趋势是多元化、开放化和智能化的。未来，档案管理将依托信息技术，实现档案信息的数字化、网络化、智能化和开放共享，为档案管理工作的现代化和科学化提供更加坚实的基础。同时，我们也期待档案管理信息化能够更好地服务于社会发展和文化传承，为构建数字时代的文明新风貌做出更大的贡献。

参考文献

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