浅谈企业应如何建立和维护ERP系统基础数据

浅谈企业应如何建立和维护ERP系统基础数据

蔡鹏生

中国石油天然气股份有限公司西北销售分公司 甘肃省兰州市730070

摘要：ERP系统是为企业提供决策及运行手段信息管理平台，能优化企业资源配置，降低成本，提高运行效率及竞争力。企业资源以基础数据形式表现在ERP系统中，建立与维护基础数据，确保其标准化、准确性、及时性、完整性是ERP系统成功运行先决条件。

关键词：ERP系统；基础数据；对策

ERP系统中基础数据的建立是其实施中最关键、最艰苦、最细致工作，需遵循一定原则，选择切实可行措施，并基于相应步骤有计划的进行，以提高基础数据质量，确保其标准化、准确性、及时性、完整性。基础数据质量的提高是一个持续渐进过程，ERP系统上线后，需重视及做好基础数据的维护，只有持续维护ERP系统基础数据，才能保证其运行质量，提高企业运行效率及市场竞争力。

一、ERP系统基础数据分类及准备策略

ERP系统基础数据可分为动静态数据，其中，静态数据是指在一段时间内相对稳定且不会随时间变化而改变基本数据，通常在数据全生命周期中基本保持不变。静态数据是动态数据的基础，经访问ERP系统数据库调用静态数据，并在整个系统中保持同一静态数据的唯一性。如产品物料清单、工作中心能力、成本率、工艺路线、供应商文档、客户文档、会计科目设定等。静态数据在某些情况下会发生改变，如当产品升级换代时，产品的物料清单会改变。生产加工设备更新或升级后，相应工作中心加工能力、成本率、工艺路线等静态数据会发生改变。动态数据是指随时间推移不断发生和变化的基础数据，如库存余额、总账余额、未结采购与加工订单等，需随时更新和维护基础数据。

由于基础数据类型不同，企业在建立基础数据时采用不同数据准备策略。静态数据是在ERP系统实施初期准备，准备时间长，应安排专人负责。动态数据在ERP系统上线前准备，需在短时间内投入大量人力，如产成品和零部件库存余额通常需停工盘点后才能获得准确数据。

二、企业建立ERP系统基础数据应遵循原则

1、领导重视。ERP系统基础数据的建立能否成功，取决于企业高层管理员重视度。企业在建立ERP系统基础数据时往往需投入大量人力物力，进行长期数据准备。初期数据准备往往见效慢且乏味。同时，基础数据工作者通常是兼职工作者，还需承担其他日常业务工作，工作量与压力大，此时领导的支持和鼓励较重要。因此，企业高层管理员应重视基础数据工作，为基础数据工作者提供必要支持及鼓励。

2、总体规划、分步实施、先易后难。企业在建立ERP系统基础数据时，应遵循“统筹规划、分步实施、先易后难”原则。根据ERP系统实施进度要求，对基础数据的建立做出总体规划，静态数据相对固定且耗时，应提前准备及整理，动态数据在ERP系统切换前在短时间内准备及整理。在建立基础数据时，可从建立相对简单基础数据开始，先易后难。有助于数据的顺利准备，增强相关人员信心。

3、明确责任。在建立基础数据前，应明确建立与维护基础数据责任单位、责任人、奖惩措施。基础数据团队应根据相关部门和人员业务与特点，合理分工。明确相关部门和人员提供基础数据时间及范围，包括由谁提供数据、提供哪些数据、何时完成。

4、形成制度与流程。在建立ERP系统基础数据前，企业应建立基础数据规章制度，并基于该系统形成相关流程，即将制度流程化，形成长期基础数据收集、审核和建立机制，基础制度与流程进行保障，建立数据过程中，基础数据人员需明确自身所处流程节点和工作内容。

三、企业建立ERP系统基础数据的对策

1、成立基础数据工作小组。在准备建立基础数据前，应先成立基础数据工作组。团队成员应由相关部门的主管和业务骨干组成，负责人最好是具有相关经验高层管理人员或某部门经理兼任，负责基础数据小组全面领导。基础数据小组职责是建立基础数据建立的规章制度，形成工作流程，建立基础数据编码体系，组织相关培训，制作数据收集模板，检查和确保基础数据质量，并负责基础数据ERP系统导入与上线运行。

2、明确建立基础数据范围、进度及分工。基础数据团队成立后，需根据企业管理需求和ERP系统实施要求，确定准备哪些基础数据。根据ERP系统实施进度，确定基础数据进度计划，并在此基础上进行合理人员配置和分工，明确相关人员职责，所有基础数据工作不应只交给一个部门甚至一个人，要充分认识这项工作的艰难程度。

3、制定编码规则及形成编码体系。明确基本数据范围并准备好数据后，开始编码，编码是企业数字化管理基础，是ERP系统中各种数据及信息最重要标识和特征。编码可唯一地标识基本数据，便于今后系统查询及应用，基础数据编码规则应满足唯一性、实用性、正确性、标准化、统一性、易用性、分类性、可扩展性等要求。制定基础数据编码规则后，根据编码规则编码静态数据，形成基础数据编码体系，完成静态基础数据的分类和整理。

4、制作基础数据收集模板。在制定编码规则并形成编码体系后，基础数据团队应创建各种类型基础数据收集模板，制作基础数据收集模板时，应与相关部门业务骨干沟通，采纳其合理建议，尽可能优化基础数据收集模板的设计，确保基础数据信息规范性及完整性。

5、建立企业公用信息。企业公用信息应包括公司及其子公司、工厂、部门、车间、员工信息、设备信息等，这些静态基础数据数据量小，可用较少时间及人力完成。

6、收集及整理基础数据。基础数据在收集和整理前分散在企业各部门，收集与整理基础数据时，应使用基础数据收集模板，基于收集流程，基础数据收集模板应在各部门间流转，各部门应在基础数据收集模板中填入相关数据，并将其传给下一个部门，直到完成基础数收集模板所有内容。在收集模板内容后，基础数据团队应整理不同模板承载的基础数据，在此过程中，使用一些工具软件来辅助整理基础数据，如MS Excel、Access、FoxPro等，能提高基础数据收集整理效率。

7、基础数据的校验和核对。对从各部门收集的离散数据，基础数据团队要对这些数据校验及核对，并检查其完整性、准确性和唯一性，提高基础数据质量。发现错误后，要及时与具体责任部门和人员沟通，不要在积累大量错误数据后再解决。在校验、核对、纠错基础数据时，要控制基础数据版本，每次修改后，应更新其版本，备份保存旧版本数据，以降低误操作损失。

8、将基础数据录入ERP系统。基础数据团队将对校验、核对后的基础数据进行整理、汇总、备份，并将其录入ERP系统。录入时，可用一些工具软件批量导入，若用这种方法，在导入基础数据前，应通过工具软件进行严格的正确性检查，尤其是对基础数据重要字段，应逐一检查。

9、通过ERP软件模拟运行验证基础数据。将基础数据录入ERP系统后，可用ERP系统软件检查和验证，录入基础数据后备份ERP软件数据库，用ERP软件模拟企业常用业务流程来验证基础数据，ERP软件运行结果可与实际比较，若与实际不符，基础数据团队应对数据进行详细检查分析，寻找错误并改正。

四、做好系统上线后基础数据维护的工作

ERP系统上线后，需持续保持基础数据标准化、准确性、及时性、完整性，以确保ERP系统运行质量。ERP系统基础数据需不断更新及维护，是一项长期而无休境工作，持续维护是提高基础数据质量的保证。因此，ERP系统上线运行后，企业应做好以下维护工作：(1)ERP系统管理员应时刻关注系统数据问题，及时发现处理异常数据；(2)ERP系统运行后，应根据外部环境及生产情况变化，及时更新基础数据；(3)确保ERP系统基础数据的数据安全；在ERP系统运行中，企业应经ERP系统定期备份基础数据，若条件允许，应在ERP系统服务器上进行双机热备，以减少软硬件故障对基础数据的损坏和丢失；(4)定期清理ERP系统运行中产生的垃圾数据，确保系统高效运行；(5)经制度和流程确保动态基础数据的及时录入，以提高基础数据时效性。

参考文献：

[1]陆赞.从企业的角度看ERP实施[J].中国管理信息化，2016(17):123-124.