浅谈建设工程资料管理中的问题及对策

浅谈建设工程资料管理中的问题及对策

黄小燕 杨勇军

中国建筑第二工程局有限公司华中公司 武汉 430000

摘要：随着建筑行业的快速发展，建设工程资料管理在工程项目中的重要性日益凸显。然而，当前建设工程资料管理中存在诸多问题，影响了工程项目的顺利进行和后期维护。本文旨在分析建设工程资料管理中存在的主要问题，并提出相应的对策，以期提高建设工程资料管理的水平，为建筑行业的可持续发展提供有力支持。

关键词：建设工程；资料管理；问题；对策

0引言

建设工程资料是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段资料，工程建设实施阶段资料和工程竣工验收阶段资料等，简称工程资料。

建设工程资料作为记录工程全过程的重要载体，不仅是工程验收和评奖评优的必要条件，也是复查工程质量的重要依据。它对于保障工程质量、提高工程效率、为工程新建、扩建、改建、维修、管理提供详实依据，同时在工程结算、商务谈判、决策和审计、技术总结、风险控制等方面具有举足轻重的作用。因此，加强建筑工程资料管理，确保其完整性、规范性和及时性，对于推动建筑工程行业的健康发展具有重要意义。

一、建筑工程资料管理存在的问题

建筑工程资料管理是指在建筑工程实施过程中，对工程资料的收集、整理、审核、归档、保管和调用等方面的管理活动。它涵盖了从工程项目的立项、勘察设计、施工、竣工验收等各个环节所产生的资料资料，是建筑工程管理的重要组成部分。在实际工作中，由于建筑工程周期较长、程序复杂，涉及工程资料繁多，或者因施工单位人员流动性大、调动频繁等因素，建筑工程资料管理容易出现了一些问题，主要有以下几方面。

1、工程资料形成与建筑工程建设过程不同步。这是工程领域中一个常见的问题，可能导致信息滞后、决策失误，甚至影响整个项目的顺利进行。在施工现场中，由于各种原因，如参建各方沟通不畅导致设计变更无法跟上施工进度、资料记录不及时、资料保管不当、资料传递以及更新不及时、各专业分包资料滞后等，无法及时对工程资料进行跟踪收集与管理，使得信息的准确性和完整性受到影响，对后续的维护、改造、扩建等工作造成不必要的困扰。举例来说，在一个建筑项目中，如果施工队伍已经完成了某一楼层的混凝土浇筑，但相应的混凝土质量检测报告却未能及时完成，这就造成了工程资料形成与建筑工程建设过程不同步。这种情况下，项目管理人员无法准确了解工程的质量状况，难以做出正确的决策，可能导致后续工作的延误或质量问题[1]。据《通州日报》报道，某施工单位建设的是企业生产厂房项目，2021年3月开工，框架结构，面积16120.78㎡，工程造价1200万元人民币，地址在某镇工业园区。该项目未及时、同步按照规定收集整理施工质量控制资料，弄虚作假。综合执法部门对其作出了责令改正和处罚款的行政处罚。

2、工程资料不真实。不真实是指在建筑工程项目中，相关的资料、记录、图纸、报告或其它资料存在虚假、伪造的情况。不真实的工程资料是不符合法律法规、行业标准和工程合同要求的，不利于及时发现和纠正施工过程中的问题、识别潜在的风险因素。在实际中常出现质量证明资料、质量检验资料、实体质量证明资料、物资质量证明资料不真实的现象。据报道，2019年5月7日，温州市交通工程质量监督局委托温州市交通工程试验检测有限公司对杨府山2号、3号码头，麻行5号、6号码头和麻行5号老码头维修加固工程进行综合大检查监督检测。发现广州某工程检测有限公司对采集的麻行5号码头的19-A、20-D、23-B、24-B桩的原始异常数据进行了篡改，把部分异常数据篡改为正常数据，以逃避对桩基的后续处理工作。依据《浙江省交通建设工程质量和安全生产管理条例》第三十四条的规定，广州某工程检测有限公司罚款人民币三万元整，责令改正并警告。

3、工程资料保存混乱。资料保存是在完全收集资料后，根据一定规范进行装订整理，并以档案形式保存在档案室中。工程资料由于具备较高严谨性和逻辑性，归档资料时必须要按照规定进行保存，不能出现任何差错。但目前建筑工程资料的档案管理普遍没有受到重视，经常出现资料未能按照页码进行排列装订，资料顺序出现混乱。这样的结果也造成提取资料资料时，遇到阻碍。尤其在工程后期，资料的完整性和有序性，影响着后期竣工的进度。如果资料出现严重丢失缺漏，施工单位还需要重新梳理资料，将会耗费大量时间，延误施工周期，给企业造成严重的经济损失。

二、建筑工程资料管理中的对策

1、加强资料管理制度的建设：建立完善的工程资料管理制度，设立专门的监督机构或人员[2]，明确资料管理各流程的责任分工，确保工程资料的及时性和准确性。尤其是资料签字、审核人员要高度重视资料的真实性。同时，将资料管理工作纳入绩效考核体系，激励相关人员积极履行职责。并在实践中根据经验教训和新技术的发展，不断完善和更新工程资料管理制度。

2、建立沟通协调机制：加强建设单位、施工单位、监理单位等各方之间的沟通协调，确保工程资料能够及时、准确地传递和共享。通过定期召开工程例会、专题会议等方式，及时解决工程建设过程中出现的问题，确保工程建设与工程资料形成同步进行。

3、强化人员培训：定期组织对工程资料编制和管理人员的培训，提高专业水平，强化责任意识。通过培训，使他们能够熟练掌握工程资料的编制方法和要求，了解工程建设的整个过程，从而更好地完成工程资料的编制工作。

4、运用信息化技术提升工程资料管理水平：随着信息化技术的发展，建筑企业应借助信息化技术提升工程资料管理水平。通过建立工程资料管理系统，实现工程资料的电子化管理和查询，提高资料管理的效率和准确性。此外，通过信息化技术加强与参建各方的沟通和交流，可以确保工程资料的及时性和准确性，提高工程资料管理的透明度。需要定期备份重要资料，防止数据丢失。同时还需要保证信息平台的安全性、稳定性和易用性，方便各相关部门和人员随时访问和使用。

5、设立专门的档案管理区域，配备必要的设施和设备，确保档案的保存环境符合要求。为工程资料提供安全、干燥、易于取用的保存环境，防止资料损坏或丢失。

三、结论

建设工程资料管理是工程项目中的重要环节，对于工程项目的顺利进行和后期维护具有重要意义。针对当前建设工程资料管理中存在的问题，建筑企业应采取有效措施加以解决，包括加强资料管理制度的建设[3]、强化人员培训、运用信息化技术提升工程资料管理水平等。通过这些对策的实施，可以提高建设工程资料管理的水平，推动建筑行业的健康发展。未来，建筑资料管理会向更规范化、标准化、信息化、数字化的方向发展，建筑企业应持续关注工程资料管理的新理念、新技术和新方法，不断创新和完善工程资料管理制度和流程。

四、参考文献

[1]李秀梅,林楠.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].城市建筑, 2012(11X):2.DOI:10.3969/j.issn.1673-0232.2012.15.069.

[2]马军.规范建筑工程资料管理促进工程质量监督管理[J].工程质量, 2011, 29(9):3.DOI:10.3969/j.issn.1671-3702.2011.09.002.

[3]本社.建筑工程资料管理规程[M].中国建筑工业出版社,2010.