水利工程项目档案资料管理探究

水利工程项目档案资料管理探究

丁文静

新疆水发建设集团有限公司     新疆乌鲁木齐市    830000

摘要：随着水利工程建设的日益扩大，档案资料管理对水利工程项目的作用也越来越大。水利工程项目档案资料管理，不仅有利于促进工程建设高效优质进行，而且能够为后期养护、改建以及扩建等工作提供重要参考依据。本文分析了水利工程项目档案资料管理的重要性，探讨了水利工程项目档案资料管理存在的问题，并提出水利工程项目档案资料管理策略。旨在通过优化管理流程，创新技术手段，为水利工程项目档案资料管理工作提供实践指导。

关键词：水利工程项目；档案资料管理；工程建设

引言：档案资料既是工程项目执行过程的记录和凭证，也是项目决策、验收、考核和后续维护等工作的重要依据。但目前水利工程项目档案资料管理存在一些问题，比如管理制度不够健全、档案收集不够全面、档案管理不够规范、档案利用不充分等。为此，应制定科学合理的档案资料管理方案，确保项目能够长期稳定地进行。

1、水利工程项目档案资料管理的重要性

1.1档案资料在工程决策中具有参考价值

水利工程项目档案资料对工程项目历史背景、设计依据、施工过程及验收结果等重要信息进行详细记载，从而为决策者提供全面、准确的数据支撑。工程立项阶段档案资料帮助决策者进行工程可行性分析、投资风险与潜在收益评估；设计阶段档案资料是设计者借鉴历史经验与成功案例，有利于优化设计方案与提高工程效益；在施工阶段档案资料能够为施工方案提供借鉴，有利于施工单位避免潜在风险和提高施工效率；在项目后续维护和管理过程中，档案资料为管理层提供有价值的参考信息。

1.2档案资料在工程实施过程中具有指导作用

水利工程项目档案资料详实地记载着工程项目规划、设计、施工、验收各环节情况，对项目的实施起到综合指导作用。施工人员通过调阅档案资料能够对项目的构造、材料、技术等方面的具体需求进行了解，保证施工过程规范准确。将档案资料同实际施工情况进行比对，能及时发现和改正施工中出现的偏差，确保工程质量达到设计要求。在技术难题或者突发情况下，施工人员可通过查阅档案资料来找到同类问题的解决办法，从而为快速解决问题提供强有力的支撑。

1.3档案资料在工程验收与评估中具有证明作用

水利工程项目档案资料作为整个工程过程的记载，其全面性和准确性直接影响验收和评估结果。在验收时，验收人员需根据档案资料核实项目竣工情况，证实项目是否按设计要求施工、是否符合预定质量标准及安全要求等。档案资料是否完整和真实，对确保验收工作能否顺利开展至关重要。评估人员对档案资料进行深入分析与研究，可以了解项目的设计思路、施工方法及技术创新情况，然后综合评价项目的经济性、社会效益及环境效益[1]。

2、当前水利工程项目档案资料管理存在的问题

2.1管理制度不完善，缺乏统一标准

由于管理制度不完善、缺乏统一标准，导致水利工程项目档案资料的收集、整理、储存及使用过程中出现了许多不规范之处。档案资料管理责任划分不清晰，操作流程不规范，从而使其完整性与准确性很难得到保障。与此同时，部分水利工程项目缺乏统一的标准与规范，导致档案资料格式、内容及归档方式等方面都存在差异，加大了管理难度，并影响档案资料互通与共享。另外，管理制度不健全也会导致档案资料安全性面临威胁，例如档案丢失、破损或者信息泄露现象频发。

2.2档案收集不全面，信息遗漏严重

一些重要档案资料收集归档不及时，收集范围不明确，要求不具体，既影响档案资料的完整，又使后续项目管理与决策缺少信息支撑。部分项目单位没有充分认识到档案资料的重要意义，疏于档案资料管理，造成大量宝贵资料丢失，不但会降低档案资料的利用价值，还会对工程后期的运营与维护造成影响。由于档案资料间存在关联性与互补性，某一环节信息缺失会影响整个档案体系的完整性，从而加大档案管理难度，影响档案资料整体质量与利用效果。

2.3档案管理不规范，分类与存储混乱

部分项目单位对档案资料进行整理、归档与保管时，由于缺乏标准化操作流程与严格管理制度，致使档案资料整理无序，归档失误，保管不规范现象频繁发生。这样不但会影响档案资料的调阅与利用效率，而且还会造成档案资料的破损或者遗失。由于没有统一分类标准与存储规范，档案资料分类随意性大，存储零散，给档案资料查找与利用工作带来了极大的困难。与此同时，各项目单位在档案资料分类与存储方式存在不同，进一步加重档案资料互通与共享难度。此外，分类与存储方式混乱会造成档案资料保密性破坏、敏感信息易外泄或误用，还会加大档案资料受到自然灾害或者人为损害的可能性。

3、提升水利工程项目档案资料管理水平的对策

3.1完善档案管理制度，建立统一标准

制定详细的档案管理制度，厘清档案收集、整理、归档、保管与利用各环节操作流程及责任分工，保证档案管理工作规范高效。同时，制定档案分类与编码的统一标准，对档案资料的形式与内容进行规范，以方便档案查找与利用，促进档案管理工作专业性与科学性发展，对水利工程项目决策起到支撑作用。同时制定统一的标准，规范档案管理流程，提升档案资料的完整性与准确性，促进各项目单位档案互通与共享，提升档案资源使用效率，为项目决策的制定提供完整、精准的信息支持

[2]。另外，加大对档案管理制度监督与执行，以保证各项法规的切实执行。

3.2加强档案收集与整理，确保信息完整

为了更好地促进水利工程项目档案资料的管理，强化档案的收集整理，保证资料的完整性显得尤为重要。档案收集是档案管理的开端，档案收集的全面性与准确性直接关系着后续管理工作的质量与成效。为此，项目单位要建立健全档案征集工作机制，确定档案收集范围及要求，加强收集工作监督检查，杜绝信息遗漏和遗失。就档案整理而言，要严格按档案管理的规定分类编码归档，采用科学的分类方法对档案资料按项目类型，时间先后顺序及其他因素进行合理的分类，便于查找与使用。与此同时，建立一套完整的档案目录与索引系统以提高档案检索效率与准确性。另外，对与机密或者敏感信息有关文件，要严格保密，保证文件安全[3]。

3.3提高档案管理信息化水平，优化存储与检索

在信息化时代下，利用先进信息技术手段进行辅助，能够有效地促进档案管理工作效率与质量的提高。要建立档案管理信息系统来对档案资料进行数字化存储与管理，采用扫描、输入的方法，实现纸质档案向电子文件的转换并储存于计算机系统内，方便随时调阅使用。与此同时，借助云计算、大数据的技术手段能够实现档案数据的深入剖析与发掘，对档案检索系统进行优化，提升档案查找效率与准确性。通过设置关键词索引，进行全文检索，用户可以迅速定位所需档案资料，缩短查找时间，增强档案检索系统运行的安全性与稳定性，保证档案数据安全可靠。另外，还要注重对档案管理人员信息化素养的培养，增强其利用信息技术管理档案的能力。

结语：文章通过深入剖析现阶段水利工程项目档案资料管理过程中出现的问题，并有针对性地提出一系列改进措施。健全档案管理制度，强化档案收集整理工作，提升档案管理信息化水平，强化档案利用及宣传工作的落实，有利于提升档案管理效率及质量，发挥出档案资源价值。与此同时，通过采取科学的管理策略，提高档案资料管理水平，促进水利工程项目顺利推进，促进水利工程建设事业持续、健康地发展。

参考文献：

[1]刘鹏,李文鹤,臧志美.关于水利工程建设项目档案管理工作的思考[J].山东水利,2023,(04):20-22.

[2]冉君宜.重大水利工程建设项目档案规范化管理研究[J].云南档案,2022,(02):62-63.

[3]黄坚,潘运方.关于水利工程建设项目档案质量体系的研究[J].城建档案,2020,(10):86-89.