创新档案管理理念实现档案管理信息化分析

创新档案管理理念实现档案管理信息化分析

杨维国

内蒙古赤峰市宁城县头道营子卫生院

 摘要：如何借助计算机网络实现档案数据的传递和交流，是实现档案管理信息化的重点所在。说起来，其主要是依托互联网平台，借助无线网络传送，使档案信息无阻碍地输送和接收，不论身处何处、何地，只要拥有权限，都可以及时查找所需的信息与数据。对此，要在单位相关管理部门以及资料需求人员之间构建起沟通的桥梁和平台，全面发挥档案在企事业单位发展中的作用和价值。就目前而言，档案管理信息化所具有的含义与特点，已经对传统的档案管理工作提出了新的相关要求，档案管理工作要紧随时代发展，深入剖析发展过程中遇到的问题，并结合单位实际，实现档案管理工作的创新发展。

        关键词：创新；档案管理；理念；信息化

1、 档案信息化管理的重要意义 

        1.1 有效提高了传递速度和传递的安全性 

        公文办理过程中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后，可直接通过网络进行传递，有效的提高了文件传递的安全性和及时性。 

        1.2 提高了办公效率 

        传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整齐全，避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格，在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷，无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行，有效的提高了办公效率。 

        1.3 方便资源的共享 

        传统的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息难以快速查找。在运用了计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，把档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联，这极大地提高了档案利用工作的质量和效率。同时，通过网络服务这个宽广的平台还可以了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到了资源共享[1]。 

1.4 保存具有稳定性 

        与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的最大优点就是保存时间久。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，而纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。采用信息化的电子文件后就可有效避免这类情况的发生。电子档案载体的普遍特点是存取和读取方便快捷且易于传递，储存时间长，受外部环境影响小不易损坏，具有很强的稳定性。随着电子技术的发展及读取电子文件的设备日趋成熟，工作中可以根据不同的需要选择不同的电子载体。 

        1.5 档案管理信息化的落实要以创新档案管理理念作为前提条件 

        档案管理信息化的落实，就要打破传统的档案管理理念，从档案管理工作实际出发予以创新，将档案管理信息化所具备的优势充分发挥出来。档案管理理念的创新，需要从意识形态上就要对档案管理重新界定，注重信息技术的合理运用，使得信息技术在管理中的效能得以充分发挥。 

2、企业档案管理信息化建设优化措施

         2.1建立档案信息化管理系统

        企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展[2]。

        2.2建立档案信息化管理的安全体系

        档案管理不同于其他管理工作，往往有着一定的特殊性与保密性特征，尤其其自身的性质所限制和影响，要求企业档案管理信息化建设，以此来满足档案管理工作的开展需要，这就要建立超强的安全保障体系，具体主要包括：硬件设施安全保障：企业在实际经营管理中，要意识到档案管理的重要性，在档案管理信息建设过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时，能够对档案信息进行很好地保护，避免信息丢失对企业造成较大的损失。网络安全保障：网络具有开放性的特点，在企业档案管理中发挥着重要的作用，但也存在较大的威胁，一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击，将会造成企业档案信息被窃取的风险，严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下，企业可注重防火墙技术的应用，通过该技术部署内外网安全策略，定期对文件等进行扫描。与此同时，还需要进一步完善数据库建设，安装先进的数据库系统软件，只有做好当前方面的工作，才能够保证网络的安全性，进而实现对企业档案信息的安全管理[3]。

        2.3更新管理理念　提升管理人员素质

        在企业档案信息化管理过程中，企业档案工作要加快信息产品的转型升级，同时也要能够认识到管理人员的重要性。为此，企业档案工作要加强管理人员的业务学习，促使其能够掌握更为专业的知识水平，进而更好地实施档案管理工作的改革创新工作。然而，由于当前企业教学并没有意识到档案管理的重要性，也未能采取相应的改革创新工作等都是影响企业档案管理工作正常开展的主要因素，此外，由于企业档案管理人员年龄相对比较大，并没有掌握信息化的档案管理模式，这在一定程度上也是阻碍企业档案管理工作正常开展的因素之一。为此，企业档案管理工作要加快信息产品的转型升级，并同时着重提升管理人员的业务技能，从而更好地提升档案管理工作人员的综合素质。此外，企业档案工作要利用一切机会加强管理人员的专业技能培训工作，从而促使他们能够掌握最为先进的信息化管理技术，进而更好地为企业档案管理工作提供最为优质的服务[4]。

         2.4将档案信息化与传统方式联合起来

档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化[5].

3、、结束语

        在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。

参考文献：

[1]丁国玲.提升档案管理人员素质  推进档案管理科学化[J].科技经济导刊,2021,29(13):239-240.

[2]徐龙.信息化技术在档案管理中的应用与创新[J].经济师,2021(05):220-221.

[3]李欣.档案管理模式改革在医院档案管理中的运用阐释[J].兰台内外,2021(14):13-15.

[4]赵锦秀.新时代事业单位档案管理的思考[J].兰台内外,2021(14):29-31.

[5]韩勇.解读如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].兰台内外,2021(14):35-37.