关于重大测绘地理信息项目档案管理的思考

关于重大测绘地理信息项目档案管理的思考

蒋薇，高宏兵

大连九成测绘信息有限公司  116400

摘要：重大项目的实施为加快测绘地理信息项目档案管理发展提供了基础前提，以项目开展不断丰富基础地理信息，优化档案管理体系，提升档案的实际服务能力。项目档案管理作为记录重大测绘地理信息项目数据资料的重要载体，能够直观全面反映项目建设全貌，实现追根溯源，及时发现项目建设中所出现的问题并及时解决。因此，在当前重大项目数量不断增多的环境下，要求做好重大测绘地理信息项目档案管理，为后续项目建设推进提供更加扎实的基础保障。

关键词：重大测绘；地理信息；项目档案管理

中图分类号：G27文献标识码：A

引言

与融入数字中国所需的测绘信息需求相比较，测绘档案存量数字化的比例不够高，而且存量档案数字化质量管理工作还存在意识不足、制度欠缺、监控不力等问题，测绘档案数字化质量管理体系亟待建立。

1 重大测绘地理信息项目档案管理的要求

首先是数据量较大。当前已经进入大数据时代，在测绘生产技术体系数字化转型的背景下，当前重大测绘地理信息项目的主要成果为数字产品，由此产生了以数据信息为基础的数字化档案。加上重大项目往往建设周期较长，施工环节较多，同时存在跨专业建设的情况，因此所产生的数据量与类型也在持续增加，一般重大项目数据量维持在几百TB左右，这些巨大数据信息给项目档案管理增加了一定难度。其次，新技术的应用不断普及。互联网信息技术的发展，衍生出更多新时代技术，包括大数据技术、人工智能技术、深度学习技术等，这些技术推动了测绘地理信息项目档案管理的数字化转型，并加速新数据成果的出现。结合近几年的重大测绘地理信息项目数据成果来看，已经涌现出数十种新型成果类型，这些新成果类型的数据更加复杂，要求项目档案管理与时俱进，配合新成果的出现加快管理模式创新。最后，测绘地理信息应用范围更广。新时代的重大测绘地理信息项目在开展基础测绘工作的同时，也需要应用在城市建设管理、资源管理等更多领域，服务类型不断增多，极大地增加了测绘地理信息项目支持领域。在其支持服务领域持续增加的背景下，相应的档案管理工作也需不断升级优化，向数字化智能化方向转型，以此来适应更多领域的档案管理需求，为新项目的顺利实施提供数据信息支持。

2 存在的问题

2.1 标准供给不足

一方面，测绘地理信息数字化标准规范缺乏。尽管国家关于测绘标准很多，如2022年自然资源部发布的《自然资源标准体系》中涉及测绘地理信息的国家及行业标准多达850项，但该规模庞大的标准群中并没有测绘成果数字化的规范。另一方面，切合测绘档案数字化实际工作现实需求的专门性行业标准的缺失。现有的档案数字化国家标准及行业标准均未形成契合测绘档案自身特征的数字化标准规范，导致测绘单位与机构的数字化工作缺乏政策标准为依托，在实际数字化工作中出现“各自为政”的现象。

2.2 标准体系有待完善

标准体系是保证项目档案管理标准化规范化的基础保障，也是提升其管理成效的关键点。在重大测绘地理信息项目档案管理数字化转型初期，我国缺少相应的理论指导，尚未形成完善的标准体系，导致各个重大测绘地理信息项目档案管理模式、流程具有较大差异，其实际利用价值未能全面体系。加上部分重大项目实施前期，未能根据项目特征与需求，制定更加科学的档案管理方案，难以确定标准化项目档案管理模式，在档案数据收集、分析、归档等方面也缺少相应技术标准，这就导致了整体重大测绘地理信息项目档案管理较为混乱，管理效果不佳。

3 重大测绘地理信息项目档案管理

3.1 以过程管理为中心，实现测绘档案数字化全流程监管

全面质量管理强调面向全流程的过程管理，因此，测绘档案数字化质量管理需以数字化流程为基础，以过程管理为中心，结合数字化前、数字化中和数字化后三个主要阶段进行测绘档案数字化的全流程监管。具体而言，测绘档案数字化工作需精准识别并确定每个阶段、每个流程的输入、输出和活动，并对其各个部分的质量进行监测和控制，以达到控制其输出的目的，从而更高效地得到期望的结果。与此同时，全流程的质量监管并不是简单的过程串联与叠加，而是由不同过程的要素特点构成。例如，测绘档案数字化平台的搭建维护与数字化的采集利用并非单一的前后关系，而在时空上是断续重叠、相互推动的。因此，不仅要以过程管理为中心，注重测绘档案数字化工作每一个节点的工作质量，而且要将测绘档案数字化工作作为一个整体去理解，在测绘档案数字化全流程监管中提高质量管理的有效性与针对性。

3.2 完善档案管理标准体系

第一是完善优化归档范围。归档范围的优化能够保证档案数据信息的完整性。当前重大测绘地理信息项目中出现了更多新技术与新成果，其他测绘工具、计算资料等与传统测绘归档范围相差不大，因此应重点做好有关新技术与新数据成果的归档范围确定工作。归档范围应因地制宜，结合重大项目实际特征与需求进行针对性管理，要求根据项目任务的不同制定对应归档范围。需要注意的是，该归档范围的确定，需要档案管理人员与项目负责人共同协商开展，档案管理人员提供专业的档案专业知识，项目负责人则提供该项目建设中所出现的新技术与新成果，在充分了解新技术特征与应用要求的基础上，共同制定归档范围。第二是档案管理数字化标准体系。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。而档案管理数字化标准体系建设，重点应集中在档案数据库建设方面，在收集项目信息之后，将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来，完成对档案信息的前期处理，以信息录入的方式转化档案信息处理结果，并在数据库中统一数据格式，实现标准化管理。

3.3 加强立卷归档工作

第一，针对以往重点建设项目档案中未达到标准的材料，选择不影响材料内容的方式使其达到标准。对于一些卷宗封面内容，切忌直接按照原项目的封面填写，需要对照项目文书，明确项目人名称、单位名称、编号等内容，卷内页码可使用铅笔书写在右上角位置，确保内容填写精准、完整。为确保项目档案内容规范，一本卷连面带底控制在200页以内，其余部分另外装订，在材料袋上需要注明袋内材料的名称、份数信息，保证记录清晰。第二，针对装订程序不严谨问题，需要对内加强管理培训，确保档案管理人员详细了解档案管理立卷归档办法，可以将流程打印出来，放在管理信息表中。在归档时需清楚记录所缺资料，并及时催促建设单位补交。

结束语

综上所述，基于重大测绘地理信息项目数据成果对档案管理所产生的新要求，重大测绘地理信息项目档案管理的优化创新，是确保新时期测绘工作顺利稳定进行的基础前提，是发挥数据支持决策效应的重要方式之一。针对当前重大测绘地理信息项目的实际特征，紧抓其档案管理需求，根据档案管理中所出现的问题，采取针对性措施解决，注重提前介入，不断完善档案管理标准体系，加强信息化技术在档案管理中的应用，以此实现重大测绘地理信息项目档案管理的规范化、标准化、数据化发展。

参考文献

[1] 王小平,赵勇,李佳，等.新时期专业档案归档问题与对策——以测绘地理信息档案为例［J］.测绘通报,2022(10):133-137.

[2] 梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究[J].档案学通讯,2011(01):94-98.

[3] 秦月.基础测绘地理信息数据在数字城市建设中的应用研究[J].中文科技期刊数据库(全文版)工程技术,2021:137-139.