企业文书档案收集归档管理问题思考

企业文书档案收集归档管理问题思考

邓爱香

湖南联诚档案信息技术有限公司    湖南省长沙市 410000

摘要：企业在发展过程中重视文书档案的收集和管理，会直接影响到自身的经济效益，为了更好地提高管理能力和管理水平，在现代文书档案管理收集中一定要有效解决可能存在的问题，通过加强档案收集的科学化，不断提高档案管理的规范化，实现档案利用的全面化，这样才能够不断提高档案利用率。所以，当前应该加强收集和归档管理制度的完善，进一步优化档案收集、归档、储存、管理模式，实现重要文件的制作和传递效率提升，为企业的长远发展奠定档案基础。

关键词：企业；文书档案；收集；归档；管理

引言

企业的文书和档案记录着企业从过去到现在一段时间，企业在经营发展和管理过程中的各项内容，大部分文献档案当中是纸质内容，现在也包括会议录音、谈话以及各种企业发展的历程活动等资料。档案文件是企业发展的重要数据，能够为企业做好决策奠定重要基础。同时，档案文件的收集和存放关系到公司的发展，档案内容多，工作量大，也会给档案管理人员提出更多的挑战。所以，当前一定要加强文件档案的收集与归档工作，提高档案管理质量，才能够帮助企业快速发展。

1文书档案收集与归档现状

1.1专业素能有待提升

目前我国大多数企业在档案收集与管理过程中没有采取有效的方式，很多档案收集与管理人员的整体专业素质能力不强，很多企业选择的档案管理人员是兼职，需要同时负责很多板块的工作[1]。文书档案收集与归档工作是一项专业性较强的工作，只有足够的责任意识和技术能力才能够帮助企业各项资料得到保存，但是很多办公室人员日常工作过多过杂事务办理内容较多，对于档案资料的收集和归档重视程度不高。此外，一些档案工作者没有足够的技术和能力，缺乏对于档案的认识，只对一些红头文件进行归档，没有严格按照相关的规定和要求做好各项档案文书的保管。此外，对于一些涉密档案等管理意识不强，专业程度不够，导致档案的收集不完整，后续使用也会受到影响。

1.2收集归档方法单一

要想确保企业档案帮助企业得到发展，就需要通过全面系统的资料收集，帮助企业后续发展提供基础。目前很多工作人员在进行档案收集时出现档案缺页、漏页甚至整本档案丢失的情况十分常见，而很多企业文档保存多是纸质文件形式，对于一些重要的内容没有分门别类的进行管理和收集。由于文书档案内容多，材料来源渠道广泛，价值较高，但是大部分工作人员没有足够的责任意识，这样就会导致文书档案收集不够全面。同时，目前很多档案收集和归档的方式比较单一，收集前缺乏全面的指导和管理，在归档工作中也过多依赖手工操作，无论是收集的方法还是模式都比较落后，无法与现代化的管理模式相匹配，这样就会导致收集和归档的效果不明显，后续部门之间在沟通和交流时也容易存在信息不对称，影响文书档案的有效存放。

1.3归档调阅时效性差

档案要想使用好，就需要确保其时效性[2]。如何管理档案十分重要，传统的文书档案是按照年份进行排列，但是由于现在档案形式过多，很难采取统一的管理模式，这样就会导致一些档案在归档过程中产生丢失和漏传，阅文书档案需要有专业人员进行登记，并且及时归档。一般来说，涉密度高的档案只有一份，很难实现全天候借阅，同时借阅的人员也要有所限制，所以档案借阅的时效性差也是影响档案充分利用的重要内容。而档案保管仍然是以纸质形式为主，这样也会造成一些突发事件，影响档案的完整性和有效性。

2文书档案收集与归档原则

在档案收集与归档时，首先要确保真实性，档案工作的基础就是确保每一份档案的真实，如果档案在归档时存在篡改或编造，则失去了档案管理的意义。所以，对于档案人员来说一定要严把入口关，认真的审查才能确保收集档案和归档工作的质量。此外，档案管理的收集和归档要有专业性，需要通过有效的收集、分类、排序、装订才能够确保各项工作严格按照档案案法开展工作，保障内容的形式和完整[3]。同时也要做好档案的规范性，文书档案在收集和归档时，应该从形式上确保档案资料符合相关标准和相关要求，文书档案在收集时要严格按照目录格式以及形式确保整体结构的统一，也要按照安全性的方式来提高对档案的重视程度，重视文书档案的实体安全以及现代档案的信息安全，确保档案的完整性，对一些重要的文件进行保密归档，需要档案从业者在学习相关档案管理知识的基础上了解法律法规，切实把好档案质量关。

3企业文书档案收集与归档对策

3.1明确收集与归档范围

企业要制定相关档案收集归档制度，严格按照制度来明确归档范围，按照企业的工作要求和实际来进一步明确企业文书档案收集与归档的方式方法、保管期限以及责任人，明确归档的期限以及时限，这样才能够进一步加强企业文书对于档案收集归档的重要性。同时，应该加大对于档案归档的宣传，不断提高领导重视，加强思想认识，让企业各部门都认识到文书档案归档的流程以及重要性，通过各部门的支持合作才能够做好档案归档工作。对于不同的文书档案收集应该结合实际情况进行必要的增减，例如企业内部的合同管理以及人事管理等比较重要的档案资料应该由专门的保密柜以及专人进行档案资料密码的掌握，这样才能够确保资料的全面性以及保密性，帮助企业未来发展奠定基础。

3.2健全收集与归档制度

健全收集与归档制度需要结合企业的实际情况，一些企业在经营过程中对于档案的使用频率较高，这样就需要进一步完善制度才能够确保每一份档案得到充分的利用。所以，对企业文书档案的收集与归档应该按照档案归档的范围、期限、标准进一步明确归档方式、归档频率，同时在借阅后要及时进行签字，这样也能够避免因借阅过多而造成档案丢失。同时，企业在发展过程中，其档案保存方式也有所变化，所以制度也应该及时做出调整和完善，保障制度的执行科学性和有效性。此外，要增强档案收集和归档的能力，增强管理人员的业务培训，通过专题讲座等形式加大档案管理人员职业道德和理念和综合素质，进一步增强档案文书的职业荣誉感，提高档案工作的整体业务素能。

3.3明晰收集与归档主体

由于企业文书涉及的档案资料来源广泛，内容繁杂，需要进一步明确企业内部文书档案收集的范围，将每一个主体责任进行明确。档案管理要从传统的整理保管向质量管理发展，特别近年来信息技术引入企业文书档案当中，管理人员不仅要有完善的档案管理知识，也需要灵活运用科学技术手段，改变传统被动的档案管理模式。通过向前端控制优化档案管理体系，坚持以档案管理部门收集和归档为主的原则，发动各个部门积极参与到档案文书管理当中，解决传统档案管理中存在的问题。同时，电子文档在应用过程中也要保障档案的完整性和保密性，确保电子文件无病毒感染，对查阅文档的人员进行记录，保障文件内容完整，真实有效，通过信息化的应用，使档案管理需求及时跟进，也能够确保每条数据的有效性，实现整体档案利用率增强。

结语

现在企业发展过程中一定要重视企业文书和档案的归档管理工作，结合企业的实际情况，优化档案管理手段，确保档案对于企业的发展有重要的支持作用。同时，也要明确档案管理人员职责，严格按照各项规章制度进行文书档案的收集与归档，增强档案归档工作的制度化水平，促进我国企业文书档案向着规范化和科学化发展。

参考文献

[1]姚姮.智慧企业办公自动化系统中电子文件单轨制管理研究与实践[J].陕西档案,2023,(06):58-59.

[2]刘德霞.石油企业文书档案管理现状及创新路径[J].办公室业务,2023,(20):23-25.

[3]洪婷.数字化转型背景下市政设计企业文书档案管理工作探析——以上海市政总院为例[J].办公室业务,2023,(11):60-62.