重庆市地质矿产勘查开发局川东南地质大队 400030
摘要:当前,信息技术快速发展,各个行业管理中加强了信息技术应用研究,有效促进了行业经济发展。在档案管理中,相关单位还需充分认识到信息技术作用,紧跟时代发展,加强档案信息化建设,不断提升档案管理水平,才能充分发挥档案管理价值作用。本文呢对档案信息化建设与档案管理策略进行了研究,以供参考。
关键词:档案信息化建设;档案管理;策略
当前,档案信息化建设快速发展,相关单位需转变观念,积极引进先进的技术手段,不断提升档案信息化建设水平,推动档案管理信息化、现代化发展,才能更好的发挥档案资料作用。在社会经济的快速发展中,加强档案信息化建设,可以有效延长档案资料保存时间,实现档案资料的高效运用,目前,我国基本完成了档案信息化建设,但从实际情况看,还需进一步加强档案信息化建设与档案管理策略研究,全面提升档案系统数字化水平,提高档案资料利用率,才能充分保障档案管理工作成效。
1、档案信息化建设与档案管理的价值
1.1拓展档案信息存储量
在档案信息化建设中,通过对数字扫描技术、缩微技术、光盘技术等多种技术的应用,可以有效提升档案存储密度,拓展档案信息存储量,对档案管理工作发展有着重要的意义。通过对信息化技术手段的运用,可以实现对海量档案信息的存储,且能够保障相应档案信息的高效共享,确保各项档案信息的合理运用,同时,还能充分保障档案信息安全。因此,档案管理部门一定要重视档案信息化建设与管理,充分发挥档案信息化技术作用,不断完善档案信息化系统。通过对信息化系统的运用,还能有效提升管理人员工作效率,为相关单位管理层决策工作提供有力的信息参考。
1.2推动档案标准化发展
现代社会发展中,各个行业不断加强标准化建设,档案管理行业同样要加强信息技术应用,推动档案标准化发展。通过对信息技术的应用,可以为用户提供标准化服务,能够有效提升档案服务水平,充分满足相关人员的档案信息需求。在档案管理的标准化发展中,还需明确档案管理工作流程,利用信息技术,对档案信息采集、管理及服务进行标准化管理,才能更好的发挥相应档案信息作用[1]。此外,利用信息技术手段,还能实现对相关档案资料进行更加明确、合理的分类,进一步明确档案资料运用流程标准,让档案信息查询、调用更加高效。
1.3降低档案资料查询难度
在信息时代背景下,加强信息技术运用,将信息化技术手段与档案管理融合起来,采用新的档案管理模式,为用户提供智能查询服务,可以有效降低档案资料查询难度,提升档案信息利用率。在档案资料的信息化管理中,对档案资料进行电子化保存,还能降低档案收集、保存难度,提升档案资料完整性、安全性。在信息化时代,档案管理可以实现各类档案资料的快速流转,推动档案资料的高效共享。同时,加强档案信息化管理系统建设,用户可以通过系统,及时、准确的查询相应档案资料,能够充分发挥相关档案资料作用。
2、档案信息化建设与档案管理策略
2.1完善档案管理制度
在档案信息化建设与发展中,传统的档案管理制度难以适应新的发展要求,相应制度内容存在落实不到位、覆盖不全面的问题,因此,档案管理部门还需紧跟时代发展,不断优化和完善档案管理制度,结合档案信息化建设实际,完善档案管理制度细节,提升档案管理制度科学性。在具体的档案管理工作中,相关单位还需从自身实际出发,制定合理的档案管理制度,并明确相应制度的具体执行过程,确保档案信息化管理工作高效开展[2]。在档案信息化管理工作中,还需制定绩效考核及奖惩机制,明确档案信息化管理工作人员的各项任务,开展绩效考核工作,根据管理人员的考核结果,给予相应的奖励和惩罚。如果管理人员的态度不端正,且知错不改,需要进行惩处,若问题较为严重,则需要调离岗位、辞退。同时,档案管理制度的建设中,还需加强信息化技术应用,推动档案管理各个环节工作信息化发展,提升档案管理工作效率。
2.2丰富档案管理办法
在档案信息化建设与管理中,需充分考虑档案管理各个环节工作的衔接要求,保证信息化系统能够高效、完整的整合各类档案资料,确保各项文件、资料能够实时共享。在信息化时代,各个单位日常工作中会产生大量的数据信息,因此,档案管理工作中,管理人员需要及时上传各类档案资料,利用信息化系统进行管理,才能减少档案管理的滞后性,提升相关档案资料利用效率。在档案管理工作中,还需推动档案管理系统与业务系统融合,确保各个部门的业务资料能够及时上传至档案系统,才能充分保障档案管理工作高效开展[3]。在档案资料收集环节,管理部门需严格控制电子档案控制权,确保相关档案资料的可读性,保证档案资料安全,才能充分发挥相应档案资料价值作用。在档案管理工作中,管理人员还需熟练掌握各类设备设施操作方法,才能充分保障档案信息化管理成效。
2.3加强档案系统数字化建设
传统档案管理工作中,档案资料主要是以纸质形式保存,管理工作较为复杂,管理难度较大。在信息化时代,档案管理部门不断推动纸质档案数字化发展,相关部门还需进一步加强档案系统数字化建设,按照相关管理原则,制定科学的管控方案,明确档案目录,对档案资料进行全面的管理,促进档案资料共享。在档案系统的数字化建设中,还需加强监督管理,对数字化建设相关工作进行严格的监管
[4]。在档案系统的数字化建设中,大数据技术发挥着至关重要的作用。通过深入挖掘和分析用户数据,档案系统可以更好地理解用户的需求,并据此提供更加精准、个性化的服务。通过加强用户需求分析,档案系统可以更好地满足用户的查询需求,提升服务效率和满意度。此外,档案系统的数字化建设中,还需加强软件开发,选择高质量的硬件设备,才能为档案系统数字化建设奠定坚实的基础,进而推动档案管理信息化高质高效发展。
2.4做好软硬件投资与维护工作
软件和硬件是档案信息化建设与档案管理工作的重要基础,档案管理的信息化发展中,还需加强软件系统与硬件设备投资,保证相应软件系统与硬件设备正常运行,才能保障档案信息高效共享。在档案管理的信息化建设中,还需做好软件与硬件维护工作,不断优化和完善文档管理系统,才能更好的控制档案管理过程,保证档案管理工作质量。通过加大软硬件投资力度,推动档案管理电子化发展,才能更好的保障档案管理工作成效,但在这一过程中,还需持续改进管理机制,建立科学的电子档案管理制度。在设备投资管理中,需根据信息化管理要求,合理分配相关资金,采购高性能的设备。同时,相关资金的分配中,还需考虑基础设施建设与维护工作要求,保证相应设备稳定运行。在档案管理工作中,相关部门还需加强系统开发,紧跟时代发展,及时更新软硬件系统,做好系统维护工作,才能充分保障档案信息化管理工作有效开展。在档案管理中,一定要重视信息化安全管理,做好软硬件维护工作,保证档案信息化管理系统安全、稳定运行,才能充分保障相应档案资料安全。
3、结语
在信息化时代,档案管理部门需加强档案信息化建设,不断提升档案管理水平,才能充分保障档案管理工作成效。在档案信息化建设与管理中,还需不断完善档案管理制度,丰富档案管理办法,加强档案管理数字化建设,做好软硬件投资与维护工作,才能有效提升档案管理水平,促进档案管理工作良好发展。
参考文献
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