档案信息化建设与档案管理的研究

档案信息化建设与档案管理的研究

郑小兰

重庆市地质矿产勘查开发局川东南地质大队      400030

摘要：当前，信息技术快速发展，各个行业管理中加强了信息技术应用研究，有效促进了行业经济发展。在档案管理中，相关单位还需充分认识到信息技术作用，紧跟时代发展，加强档案信息化建设，不断提升档案管理水平，才能充分发挥档案管理价值作用。本文呢对档案信息化建设与档案管理策略进行了研究，以供参考。

关键词：档案信息化建设；档案管理；策略

当前，档案信息化建设快速发展，相关单位需转变观念，积极引进先进的技术手段，不断提升档案信息化建设水平，推动档案管理信息化、现代化发展，才能更好的发挥档案资料作用。在社会经济的快速发展中，加强档案信息化建设，可以有效延长档案资料保存时间，实现档案资料的高效运用，目前，我国基本完成了档案信息化建设，但从实际情况看，还需进一步加强档案信息化建设与档案管理策略研究，全面提升档案系统数字化水平，提高档案资料利用率，才能充分保障档案管理工作成效。

1、档案信息化建设与档案管理的价值

1.1拓展档案信息存储量

在档案信息化建设中，通过对数字扫描技术、缩微技术、光盘技术等多种技术的应用，可以有效提升档案存储密度，拓展档案信息存储量，对档案管理工作发展有着重要的意义。通过对信息化技术手段的运用，可以实现对海量档案信息的存储，且能够保障相应档案信息的高效共享，确保各项档案信息的合理运用，同时，还能充分保障档案信息安全。因此，档案管理部门一定要重视档案信息化建设与管理，充分发挥档案信息化技术作用，不断完善档案信息化系统。通过对信息化系统的运用，还能有效提升管理人员工作效率，为相关单位管理层决策工作提供有力的信息参考。

1.2推动档案标准化发展

现代社会发展中，各个行业不断加强标准化建设，档案管理行业同样要加强信息技术应用，推动档案标准化发展。通过对信息技术的应用，可以为用户提供标准化服务，能够有效提升档案服务水平，充分满足相关人员的档案信息需求。在档案管理的标准化发展中，还需明确档案管理工作流程，利用信息技术，对档案信息采集、管理及服务进行标准化管理，才能更好的发挥相应档案信息作用[1]。此外，利用信息技术手段，还能实现对相关档案资料进行更加明确、合理的分类，进一步明确档案资料运用流程标准，让档案信息查询、调用更加高效。

1.3降低档案资料查询难度

在信息时代背景下，加强信息技术运用，将信息化技术手段与档案管理融合起来，采用新的档案管理模式，为用户提供智能查询服务，可以有效降低档案资料查询难度，提升档案信息利用率。在档案资料的信息化管理中，对档案资料进行电子化保存，还能降低档案收集、保存难度，提升档案资料完整性、安全性。在信息化时代，档案管理可以实现各类档案资料的快速流转，推动档案资料的高效共享。同时，加强档案信息化管理系统建设，用户可以通过系统，及时、准确的查询相应档案资料，能够充分发挥相关档案资料作用。

2、档案信息化建设与档案管理策略

2.1完善档案管理制度

在档案信息化建设与发展中，传统的档案管理制度难以适应新的发展要求，相应制度内容存在落实不到位、覆盖不全面的问题，因此，档案管理部门还需紧跟时代发展，不断优化和完善档案管理制度，结合档案信息化建设实际，完善档案管理制度细节，提升档案管理制度科学性。在具体的档案管理工作中，相关单位还需从自身实际出发，制定合理的档案管理制度，并明确相应制度的具体执行过程，确保档案信息化管理工作高效开展[2]。在档案信息化管理工作中，还需制定绩效考核及奖惩机制，明确档案信息化管理工作人员的各项任务，开展绩效考核工作，根据管理人员的考核结果，给予相应的奖励和惩罚。如果管理人员的态度不端正，且知错不改，需要进行惩处，若问题较为严重，则需要调离岗位、辞退。同时，档案管理制度的建设中，还需加强信息化技术应用，推动档案管理各个环节工作信息化发展，提升档案管理工作效率。

2.2丰富档案管理办法

在档案信息化建设与管理中，需充分考虑档案管理各个环节工作的衔接要求，保证信息化系统能够高效、完整的整合各类档案资料，确保各项文件、资料能够实时共享。在信息化时代，各个单位日常工作中会产生大量的数据信息，因此，档案管理工作中，管理人员需要及时上传各类档案资料，利用信息化系统进行管理，才能减少档案管理的滞后性，提升相关档案资料利用效率。在档案管理工作中，还需推动档案管理系统与业务系统融合，确保各个部门的业务资料能够及时上传至档案系统，才能充分保障档案管理工作高效开展[3]。在档案资料收集环节，管理部门需严格控制电子档案控制权，确保相关档案资料的可读性，保证档案资料安全，才能充分发挥相应档案资料价值作用。在档案管理工作中，管理人员还需熟练掌握各类设备设施操作方法，才能充分保障档案信息化管理成效。

2.3加强档案系统数字化建设

传统档案管理工作中，档案资料主要是以纸质形式保存，管理工作较为复杂，管理难度较大。在信息化时代，档案管理部门不断推动纸质档案数字化发展，相关部门还需进一步加强档案系统数字化建设，按照相关管理原则，制定科学的管控方案，明确档案目录，对档案资料进行全面的管理，促进档案资料共享。在档案系统的数字化建设中，还需加强监督管理，对数字化建设相关工作进行严格的监管

[4]。在档案系统的数字化建设中，大数据技术发挥着至关重要的作用。通过深入挖掘和分析用户数据，档案系统可以更好地理解用户的需求，并据此提供更加精准、个性化的服务。通过加强用户需求分析，档案系统可以更好地满足用户的查询需求，提升服务效率和满意度。此外，档案系统的数字化建设中，还需加强软件开发，选择高质量的硬件设备，才能为档案系统数字化建设奠定坚实的基础，进而推动档案管理信息化高质高效发展。

2.4做好软硬件投资与维护工作

软件和硬件是档案信息化建设与档案管理工作的重要基础，档案管理的信息化发展中，还需加强软件系统与硬件设备投资，保证相应软件系统与硬件设备正常运行，才能保障档案信息高效共享。在档案管理的信息化建设中，还需做好软件与硬件维护工作，不断优化和完善文档管理系统，才能更好的控制档案管理过程，保证档案管理工作质量。通过加大软硬件投资力度，推动档案管理电子化发展，才能更好的保障档案管理工作成效，但在这一过程中，还需持续改进管理机制，建立科学的电子档案管理制度。在设备投资管理中，需根据信息化管理要求，合理分配相关资金，采购高性能的设备。同时，相关资金的分配中，还需考虑基础设施建设与维护工作要求，保证相应设备稳定运行。在档案管理工作中，相关部门还需加强系统开发，紧跟时代发展，及时更新软硬件系统，做好系统维护工作，才能充分保障档案信息化管理工作有效开展。在档案管理中，一定要重视信息化安全管理，做好软硬件维护工作，保证档案信息化管理系统安全、稳定运行，才能充分保障相应档案资料安全。

3、结语

在信息化时代，档案管理部门需加强档案信息化建设，不断提升档案管理水平，才能充分保障档案管理工作成效。在档案信息化建设与管理中，还需不断完善档案管理制度，丰富档案管理办法，加强档案管理数字化建设，做好软硬件投资与维护工作，才能有效提升档案管理水平，促进档案管理工作良好发展。

参考文献

[1]刘想想.档案管理与档案信息化建设的探索研究[J].林业科技情报,2022,54(1):170-172.

[2]潘文燕.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科学与信息化,2021(4):171.

[3]熊昊.基于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中文信息,2022(8):100-102..

[4]马逸竹,刘紫秀.以信息技术为手段推动企业质量档案信息化建设[J].机电兵船档案,2022(4):11-13..