企业费用报销中存在问题及应对建议

企业费用报销中存在问题及应对建议

赵亚梅

云南华西矿产资源有限公司 昆明650000

摘要：企业费用报销是企业财务的日常工作内容之一，对于企业各项工作的顺利推进和有序开展会起到至关重要的影响。然而就现阶段来看，企业费用报销存在着较多的欠缺和不足，这不仅会影响企业各项经济业务活动的顺利开展，甚至也会影响企业内部职工对于企业的归属感和认同感，本篇文章也将目光集中于此，主要从企业费用报销的常见问题及应对策略的多个角度展开分析，希望通过本篇文章的探讨和分析可以为相关单位提供更多的参考与帮助，对费用报销工作做出有效优化和调整，提高费用报销的质量和效率。

关键词：企业发展；费用报销；现存问题；落实路径

企业费用报销的特性是相对而言较为鲜明的。一方面，企业费用报销所涉及到的人员广泛，在企业各项工作推进的过程中都会产生费用，需要报销费用。另外一方面在费用报销的过程中财务工作人员需要处理的数据体量相对较大，类型相对较多，且还需要落实沟通等相应工作，这就导致了企业费用报销往往是企业财务会计工作落实过程中的难点问题，尤其是企业规模相对较大的背景下，费用报销存在的难点更多，保障费用报销的科学性、规范性是十分必要的，否则则很容易会给企业带来较大的财务风，险同时也会影响企业的正常运转。而在分析企业费用报销的优化路径之前首先则需要了解企业费用报销的现存问题。

1、企业费用报销的现存问题

1.1规章制度需要完善

企业费用报销对于企业可持续发展会产生极大的影响，在这样的背景下保障费用报销的规范性与科学性是十分必要的，这时则需要完善规章制度，为企业报销的顺利推进和有序开展提供更多的信息参考。而在现阶段来看，部分企业在费用报销制度建设上仍旧存在着较多的欠缺和不足，具体问题体现为以下几点。

首先，存在规章制度不够完善的问题，因为费用报销制度建立的完整性、系统性不足，进而导致了在费用报销工作开展的过程中所谓的“可操作空间”相对较大，且大多数企业仍旧采用人工处理费用报销单据的方式，这就导致了不同工作人员在费用报销工作开展的过程中同样的内容不同人员的计入科目、报销原则会存在着一定的差异，甚至同一人在不同时期对同一事件的判断也会存在着鲜明差异，这就导致了费用报销的合理性、规范性存在一定的欠缺和不足，很容易会出现主观盲目性过强等相应的问题。

其次，在费用报销中，审核工作的有效落实是十分必要的，这关乎企业的运营成本，因此很多企业针对于费用报销审核方面的制度建设是相对而言较为完善的，但是不能否认的是制度建设过犹不及，很多企业在费用报销审核机制建设上投入了极大的精力，进而导致了审批流程看似严谨，但过于冗长，例如低额差旅费在审核的过程中往往需要五个以上的审批人签字审批，这就导致了费用报销的周期相对较长，让很多员工的体验感降低，甚至对于企业的归属感和认同感在不断降低。此外审核人员过多也会导致企业出现很多冗余岗位，同时财务核算工作在实践落实的过程中核算难度增加，而一旦出现报销问题又会因为审核人员过多出现责任推诿的情况，影响费用报销工作的正常开展。

最后，监督检查机制建设不够完善。现阶段针对于费用报销的监督检查往往更倾向于事后监督检查，这也就导致了很多问题并没有被及时发觉，监督检查的风险预警和处理功能并没有充分体现出来。

1.2报销系统需要优化

现今时代是信息化时代和数字化时代，互联网技术、计算机技术等相应现代化技术也逐渐应用于企业费用报销当中，很多企业也建立了网上报销系统，希望通过信息技术的应用和报销系统建设提高报销效率。但是很多企业的报销系统建设仍旧不够完善，能够为会计核算等相应工作提供的助力是较为有限的。一方面，因为审批流程相对而言较为复杂，在企业费用报销工作落实涉及到的经办人相对较多，但是很多经办人并没有接受过专业系统的教育，对于会计方面的专业知识了解相对而言较为欠缺，这就导致了在网上报销的过程中所采用的会计科目可能会出现错误，会计科目串用风险相对较大。另外一方面，现阶段网上报销多需要配合手工审核，即需要将报销数据票据扫描拍照传入系统以后，还需要将纸质票据粘贴装订作为原始凭证。这就意味着相关工作人员并没有减少工作量，反而增加了工作量，且扫描上传需要各部门工作人员的配合，而各部门工作人员受其所学专业知识、年龄等多重因素的影响，对于信息系统的掌握程度参差不齐，因此很容易会出现金额填写错误、信息填列不全、费用类型选择有误等相应问题。此外，在系统建设的过程中常常会因为建设问题导致了网银系统、网上报销系统、会计核算系统等相应系统在衔接上存在卡顿和错误，进一步降低费用报销的效率和质量[1]。

1.3人员素养需要提升

工作人员始终是工作开展的最终落脚点和第一执行人，工作人员的素养能力、观念意识对于工作落实的效率、质量会产生极大的影响，在这样的背景下想要保证费用报销工作能够有效落实、高效开展，加强人才队伍建设是十分必要的，然而从现阶段来看在费用报销上专业人才队伍仍旧是相对而言较为匮乏的，尤其是在推进企业费用报销信息化、数字化建设的过程中，财务人员的素养能力问题逐渐凸显出来，常常会因为财务人员对于信息技术掌握不牢或专业基础知识掌握不足，进而导致在实践工作落实的过程中工作效率和工作质量受到了较大的影响，费用报销工作所能达成的效果与预期的目标存在着较大的差异

[2]。

2、企业费用报销的优化路径

2.1完善规章制度

保障企业费用报销工作落实的规范性与有效性是发挥企业费用报销功能、促进企业持续发展的重要基石。而想要更好的达成这一目标就需要发挥规章制度约束、规范和引导的功能，因此有效完善规章制度是十分必要的，可以从以下几点着手做出优化和调整。

首先，费用报销涉及到了企业中的各个部门，在这样的背景下则必须加强对责任机制的建设和优化，明确各部门在费用报销过程中应当遵循的流程、标准等等，这是确保费用报销能够顺利开展、有序推进的重要基石。因此企业需要结合费用报销流程、费用报销规范甚至于网络系统的应用方向对责任机制做出有效优化和调整，并做好信息公示，让各部门工作人员都可以更好的明确费用报销流程以及在费用报销过程中需要遵循的制度，尤其需要明确审批步骤、审批内容等相关内容，通过责任机制的有效优化来保障费用报销工作能够规范开展。同时也需要通过责任机制优化明确财务工作的工作规范，避免在费用报销过程中出现主观盲目性、随意性过强的问题影响费用报销的质量和水平[3]。

其次，在规章制度建设和完善的过程中需要以提高费用报销效率为目标，对费用报销流程就是有效优化和精简化调整，去除冗余环节、冗余步骤，避免出现小额费用报销多人审批的情况，可以结合企业的运营规模、运营需求对费用报销审核规范作出有效优化和调整。例如小额费用报销则需要由一到两个人落实审批即可，而对于大额费用报销是需要添加审核人员，以此为中心，既保证了审核工作落实的规范性和严谨性，也提高了费用报销的效率和质量，配合责任机制明确不同审核人员肩负的责任，避免在出现费用报销问题时审核人员推诿责任的情况出现。

最后，在规章制度建设与完善的过程中需要紧抓监督机制优化这一关键要点，并且在监督优化的过程中转变监督的介入时间，不再以事后监督为主，而是通过事前、事中、事后的多重监督、全过程监督来提高监督效率和监督质量，同时也需要通过定期检查、不定期抽查、专项稽查以及财务部门内部定期交叉互查等多种方式提高纠错能力，及时的发现在企业费用报销中存在的欠缺和不足，并分析相应的解决对策和处理方法[4]。以此为中心，通过规章制度的有效优化来确保企业费用报销工作能够切实落实于实践当中，并发挥其应有的作用和影响。

2.2加强系统建设

推进费用报销信息化建设、网络化建设是十分必要的，这也是企业费用报销发展的必然趋势，企业需要引起关注和重视，加强对网上报销系统的建设。而在网上报销系统建设的过程中需要抓住以下几个要点，保障网上报销系统建设的科学性与有效性。

首先，在网上报销系统建设优化的过程中需要加强企业其他子系统的连接，充分认识到企业费用报销属于一种全局性工作，需要各部门共同参与，通过建立一体化系统的方式来为费用报销的高效开展提供更多的助力。

其次，在网上报销系统优化的过程中需要紧抓会计科目串用风险这一关键问题，通过大数据技术、人工智能技术等相应现代化技术的有效应用实现会计科目的自动匹配，配合拍照上传附件功能为费用审核工作的高效开展提供更多助力，大大降低费用报销所需要消耗的人工成本和时间成本。同时在系统优化的过程中需要针对不同项目的费用报销问题完善规章制度，并做好信息公示，调节费用报销标准。这样工作人员在费用报销的过程中可以更好的参照标准要求保障文件提交的规范性，同时还可以通过模糊查询功能为费用报销数据整合以及报销人费用报销文件的建立提供更多的助力，确保费用报销工作能够高质量开展、高效落实[5]。

2.3加强人才建设

工作人员始终是工作开展的最终落脚点和第一执行人，工作人员的素养能力、观念意识对于工作落实的效率质量会产生极大的影响，想要更好的提高企业费用报销的效率和质量，加强人才队伍建设是十分必要的，可以从以下几点着手做出优化和调整。

首先，需要优化人才遴选机制，提高人才准入门槛，在财务人员招聘的过程中加强人员考核，保障选聘人员的专业素养和能力符合于实践工作需求，对于企业费用报销流程影响、关键、重点等相关内容都有较为全面的认知和了解，为费用报销的高质量开展提供人才基础。

其次，需要加强人员培训，尤其是在企业费用报销信息化建设、数字化建设的过程中，更需要通过培训内容的丰富和优化让相关工作人员掌握系统操作方法，明确信息系统支持下费用报销工作流程规范、要求、内容以及推行方法。同时也需要通过培训内容的优化和调整加强观念意识引导，让相关工作人员更好的认识到费用报销对于企业可持续发展带来的影响，端正工作态度。

最后，在上文中也有所提及，费用报销属于一种全局性工作，因此还需要通过加强宣传、加强培训等多种方式让企业其他部门工作人员对于费用报销规范有较为全面的了解，以此为中心通过人才队伍建设来保障费用报销工作能够切实落实于实践当中，并发挥其应有的作用和影响，提高费用报销质量水平，保障费用报销的规范性[6]。

结束语

企业费用报销工作的有效落实顺利开展对于促进企业可持续发展，提高企业员工归属感、认同感，提升企业凝聚力、向心力都会起到至关重要的影响，需要引起关注和重视。企业可以结合企业的实际情况，从完善规章制度、加强系统建设、加强人才建设等多个角度共同着手保障企业费用报销工作能够切实落实到位，发挥其应有的作用和影响，为企业的可持续发展奠定良好的基础和保障。

参考文献：

[1] 倪文林. 企业费用报销存在的问题及应对措施 [J]. 投资与创业, 2022, 33 (05): 108-110.

[2] 秦铭梓,梁兰. 企业费用报销监管存在的问题及应对措施 [J]. 环渤海经济瞭望, 2021, (05): 133-134.

[3] 刘晓. 关于企业费用报销中存在的问题及应对措施分析 [J]. 中国市场, 2020, (25): 101+107.

[4] 李悦. 关于企业费用报销中存在问题及应对措施 [J]. 山西财税, 2019, (09): 57-58.

[5] 李琼. 企业费用报销中存在的问题及应对策略 [J]. 时代经贸, 2019, (21): 24-25.

[6] 陈莹. 企业费用报销监管存在的问题及应对措施 [J]. 中外企业家, 2018, (20): 32-33.