融媒体时代档案管理智能化之路探索

融媒体时代档案管理智能化之路探索

张艺莹

昆明市盘龙区军队离（退）休干部服务管理中心 昆明 650224

摘要：融媒体的兴起给档案管理带来了前所未有的机遇和挑战。鉴于新形势下信息资源开发与利用的多样需要，传统档案管理方式已不适应，因此有必要加强信息技术的建设，以推动档案管理朝着更加科学、数据、网络和自动化的方向发展。本篇文章旨在探讨在融媒体环境中，档案管理如何向智能方向转变，并期望为未来档案管理的创新进程提供宝贵的见解和参考。

关键词：融媒体；档案管理；智能化；策略

伴随着信息科技的飞速发展，人们接触到的信息渠道更为广泛，新闻资料的获取速度大大加快，为档案管理带来了新的机会和考验。鉴于当前的社会经济状况，积极寻求档案智能化的有效建设方法显得尤为关键。本文旨在探究在多媒体融合环境下，档案管理怎样演变为智能化流程，期望能为档案管理的进一步创新和拓展提供有价值的建议与参考依据。

一、融媒体时代档案管理面临的挑战

（一） 信息海量与快速增长

随着信息技术快速前进，我们已经观察到信息产生的速率和规模都在经历一个急剧的增长阶段。随着数据量的快速增加，传统的档案管理机制已经难以适应21世纪社会需求的演变。鉴于需要处理的文件数量迅速增加，这为档案的存储、操作及查询功能制定了更加严苛的规范。在现代信息化社会背景下，档案不仅是一个宝贵的社会资产，也是国家宝贵资源，其重要性日渐凸显。庞大的数据和信息对档案维护工作构成了重大的压力，因此如何妥善地保存、管理和利用这些庞大的数据资源，已经成为档案维护所面临的关键问题。

（二）用户需求的多样化

在多媒体整合的时代背景之下，用户对档案资料展现出了众多不同且多样的需求和倾向。在满足用户需求这方面，传统的档案馆仍然具有一些明显的局限。尽管用户希望查阅各种档案信息，他们还期待档案管理可以给予他们更加独特且精确的服务反馈。在当前状况之下，传统纸制的档案管理方式已不再适应用户的各种需要，但新时代兴起的数字档案馆模式能够为用户提供更高效率的档案管理和应用平台。鉴于用户的需求变得更为多样化，这给档案管理带来了更高级的考验，所以，我们在做档案管理时应更加重视用户的使用感受，并确保提供更为完备与便捷的档案服务。

（三）安全风险的增加

随信息技术逐渐普及，档案中的信息保护正在面对更加严峻的挑战。在过去的几年中，我国的档案管理机关在建立数字档案库的过程中，对于档案数据的安全性给予了更为重视的态度。档案管理正面对着因为黑客入侵、数据外泄以及病毒入侵而带来的日趋严重的安全问题。档案不仅是国家的珍贵策略资产和社会印记，更是日常生活中的不可或缺之物。因此，对档案进行恰当的管理和维护是极为关键的。确保档案信息的绝对安全性以及避免档案数据的丢失、修改或滥用，已经转变成档案管理行业急需解决的问题。

（四）传统管理模式的局限性

传统的文档处理方法已逐渐不适应融媒体时代的不断变化的需求。伴随信息技术与网络技术的快速进步，人们的信息处理与利用能力持续增强，这导致传统纸质的档案管理方法逐步被替换和替代【1】。从传统来看，档案管理大多数依赖于手动操作，这种做法效率较低，并且处理过多的档案资料时面临挑战。在这个信息化的时代里，旧有的档案管理方法已经不够满足大众对高效且方便的档案服务的渴望。

二、档案管理智能化的技术策略

（三） 自动化档案处理流程

智能化档案管理的核心内容是自动化技术。随计算与信息技术的日益进步，档案管理领域已经广大地采纳了自动化技术。通过应用工作流程的自动化手段，文档管理的各个阶段，如存档、分类、存储与检索，均得以实现自动化操作。在推动档案电子化的建设时，采用自动化管理技术可以在很大程度上减少人力资源开销，同时确保信息的保密性和保密性，进而为档案资料带来真实和有效的保障。通过采用自动化技术，不仅大大简化了手动处理的步骤，而且大大减少了误差的风险，这使得档案管理更为精准和迅速。另外，自动化手段具有与智能识别和分类体系相结合的巨大可能性，从而在档案管理过程中进一步加强其智能化水平。

（二）智能检索与推荐系统

智能化的文档检索和推荐系统已成为提升档案服务用户感受的中心元素。考虑到档案使用者对档案信息的多元化和个性化需求，我们提议一个基于本体理论的智能检索系统的结构与实践方式，并为其详细设计了流程。虽然传统查找手段常常需要用户具备相关专业知识，但智能检索系统通过其精确的语义解析和模糊匹配功能，可以显著简化用户的查找过程。随着大数据技术的不断进步，我们看到了庞大的档案资源，为用户带来了更为广阔的选择可能性。只要用户输入简洁的关键词，该系统便有能力创造一个与其高度关联的文件列表。在进行查询时，避免了存储太多相关数据，从而显著提高了操作效能。推荐系统有能力根据用户历史的行为习惯和个人的兴趣点，主动推荐他们潜在关注的档案信息。

（三）智能客服与咨询系统

智能客服和咨询系统成为档案服务走向智能化改革的核心要素。通过打造一个先进的智能客户服务体系，可以自动地对用户咨询请求进行响应以及管理。智能服务客户系统由三个核心组件组成：信息搜集、信息加工和知识库的管理。智能客服系统能运用诸如自然语言处理、机器学习等先进的技术，深入洞察用户的咨询需求，并给出准确的解答和建议

【2】。另外，智能客服系统也能按照用户独特的需求为其量身打造合适的知识库，确保为用户带来更加高级的咨询效果。此外，智能客服系统能够与传统的手工客服系统进行有效融合，以便当遇到复杂或者需要专业性的咨询挑战时，能够将问题提交给资深的人工客服团队进行进一步解决。在为用户提供咨询服务后，智能客服系统对其功能进行了智能化分析并向用户反馈相关数据和结果。此种途径能够有效提高咨询服务的效益和质量，同时还可以增加用户所体验到的服务满意度。

结语

综上所述，为了更有效地应对融媒体时代的发展要求，档案管理部门必须不断地探索和创新，并保证与这个时代保持持续的进步与发展。凭借持续的努力与付出，档案管理有望为社会带来更高层次的服务，并对文明的传承和向前迈进发挥更加重要的作用。

参考文献

[1]牟林辉.融媒体时代档案管理智能化探究[J].走向世界, 2023(39):91-92.

[2]周曼琳.融媒体时代新闻档案管理对策研究[J].中文科技期刊数据库(全文版)图书情报, 2022(3):3.