数字化建设在医院档案管理中的应用探究

数字化建设在医院档案管理中的应用探究

王明霞

福建中医药大学附属第三人民医院

摘要：在现代医学系统中，档案管理是一个非常重要的环节。建立一个高效的档案管理体系是保证医疗服务质量和提高工作效率的重要手段。但是，受制于陈旧方法和设备，传统的医院档案管理系统常面临着多方面的挑战。如档案处理速度慢、数据检索和获取困难，以及物理文档随时间损坏和遗失等问题，这严重影响了医院的运行效率，更阻碍了对患者的的优质服务。数字化建设俨然成为了提升医院档案管理效能的一个强有力的手段。本文旨在探讨数字化建设在医院档案管理中的应用，将从数字化转型战略、人才和技术团队、技术与基础设施投资等方面展开探讨，以期为数字化建设在医院档案管理中的应用提供一定的建议和指导。

关键词：数字化建设；医院档案管理；应用探究

数字化建设对于现代医院档案管理体系的进步至关重要。它的出现，不但解决了传统档案管理系统的痛点，更为医院档案管理工作带来了一场质的飞跃，使医院向更加高效和优质的运行方式转变。随着科技的发展，医务人员对档案工作效率的要求也越来越高，数字化建设将是推进医院档案工作现代化的关键因素。

一、传统医院档案管理模式的弊端

传统医院档案管理模式主要是以纸质记录为主，依赖人工运作方式进行的，这一模式存在许多弊端。首先，纸质档案的存储需要占用大量物理空间，且在使用过程中，随着时间的推移，这些档案可能出现损毁、褪色、遗失等问题。其次，查找和检索纸质档案费时费力，不仅会增加医务人员的工作量，还会降低工作效率。此外，物理档案的共享和传递是非常不便利的，跨科室或跨医院的信息交流往往缓慢且复杂，容易造成医疗决策滞后，影响对患者的服务质量[1]。更重要的是，传统纸质档案难以支持复杂的数据分析，很大程度上限制了对疾病模式识别、治疗效果跟踪以及医疗质量评估等方面的研究。同时，纸质档案的安全性和隐私性也难以得到有效保障，它们容易被未经授权的人员访问、篡改或销毁。因此，传统模式下的档案管理无法满足现代医疗服务对档案管理系统的需求。

二、数字化建设应用在医院档案管理中的意义

数字化建设在医院档案管理中的应用彻底改变了档案的整理、存储、检索和共享方式，极大的提高了医疗工作的效率和质量。通过对档案进行数字化管理，医院能够实现医疗信息的电子化、标准化和自动化处理，使患者数据的整合变得更加快捷和准确。同时，电子病历系统的运用降低了医疗差错的风险，确保了病历信息的准确性与时效性，从而对医生制定治疗方案、跟踪患者状况以及提升患者满意度方面产生了积极影响。另外，医院管理者能通过数字化档案数据库进行高效的数据分析，这有助于合理规划医疗资源、持续提升医疗质量。数字化建设还增强了病历资料的安全性，多重数据保护措施确保了患者隐私的安全，同时也满足了法律法规对医疗信息保护的严格要求。因此，数字化建设对于构建现代化、高效率、高质量的医院档案管理体系具有深远的意义。

三、提升数字化建设在医院档案管理中应用效果的路径

（一）制定全面的数字化转型战略

数字化转型战略是医院档案管理系统由传统模式向数字化模式升级的关键。这意味着医院必须对档案管理数字化有着清晰的规划和远见，他们需要设定明确且可达成的目标，并以此为基础搭建一套全面的实施框架。这种转型战略应当包括以下几个关键部分。首先是升级设施，这涉及到必要的硬件设施与软件系统的更新，从而为现代化电子档案管理提供基础性支持[2]。其次是人员培训，这对确保医务人员能够熟练使用新技术，从而充分发挥数字化档案管理优势至关重要。随后是流程优化，要去除冗余步骤，提高效率，保证数据准确性。还需要注意的是，在设计数字化转型战略时，还应充分考虑遵守法律法规以及行业标准的问题。同时也要保证医院各个部门互联互通，从而从各个方面大力支持数字化转型战略的推进。例如，某综合性大型医院在制定其数字化转型战略时，明确了要完成电子病历系统的全面推广和全员培训目标。为此，该医院升级了其IT基础设施，包括购置高速服务器、安全的云存储解决方案和最新的档案管理软件。同时，为确保整个医疗团队能够有效使用这些新系统，医院还组织了一系列培训工作，让医生和护士掌握如何电子化处理患者信息。此外，该医院还对其医疗流程进行了再设计，例如通过减少纸质文档的打印和手工输入，采用条形码扫描和自动化数据捕捉技术，有效提升了效率并降低了错误率。医院还确保了所有新采购的技术设备和软件均符合国家卫生健康委员会和行业标准，并通过不断的内审和风险评估，保证了数字转型计划的每一步都合规合法。在整个数字化转型过程中，医院高层管理者通过定期召开跨部门会议，确保所有相关部门，包括IT部门、临床部门、档案管理部门以及行政管理部门之间的密切协调和沟通。这有助于识别潜在问题，快速响应变化，并推动档案管理数字化转型计划的持续改进和优化。通过实施全面的数字化转型战略，不仅能够提升医院档案管理的效率和准确度，还能确保与合规性和最新技术同步。

（二）培养专业人才和技术团队

数字化档案管理依赖于一支全能高效的多元化团队，团队成员应包括IT专家、数据分析师、医疗信息管理师和其他相关技术支持人员。这些人员不仅需要掌握当前的行业标准和技术，而且也需要持续更新其专业知识以适应数字化技术不断发展的趋势[3]。一方面，从人员培训的角度来看，医院可以设立定期的培训课程，涵盖新技术的使用、实践的分享、隐私与安全的培训等方面。同时，医院可以和科研机构或高校合作，为员工提供进一步的教育和专业的课程，以促进知识的深化和技能的拓展。另一方面，医院也需要通过招聘流程，吸纳具有先进技能的专业人才，如软件开发人员、档案管理系统分析员和网络安全专家，以确保技术团队的技术前沿性和创新能力。以一所城市综合医院为例，该医院面对档案管理日益复杂的挑战，在推进数字化改革的过程中，特别注重技术团队的建设与完善。该医院首先对内部IT支持人员实施了为期6个月的专业培训，内容覆盖了最新的医疗健康信息技术、数据管理系统和网络安全协议等内容。此外，医院还与当地的大学合作，为有志于在医疗档案管理技术领域发展的学生提供实习机会，这不仅为医院培养了潜在的优秀员工，而且也为学生提供了实践经验。此举不仅增强了医院的人才储备，也缩短了专业技术人才的培育周期。同时，该医院还聘请了一批具有医疗IT背景的顾问，负责对现有的档案管理系统进行评估和提供建议，确保其数字化转型战略的有效实施。这些专家团队不仅协助医院改进了档案管理流程，还通过最新的编码和分类系统提高了医疗记录的准确性和可检索性。通过这些措施，医院建立起了一个具有专业知识和技术技能的团队，他们不仅能够有效地操作和维护先进的数字化档案管理系统，还能在系统升级和数据分析等方面做出积极贡献。如此专业的团队为医院档案管理的数字化变革提供了坚实支撑，使医疗服务提质增效，同时也保证了医疗数据的安全和患者隐私的保护。

（三）加大先进技术与基础设施投资力度

加大对先进技术与基础设施的投资在提升数字化档案管理的效果上是很重要的。投资不仅要包括购买设备和软件，更要注重对整个系统的可持续性、安全性和扩展性方面的投资。比如先进的电子病历系统能够促进信息的无缝流动，而云存储则提供了灵活的数据存储。此外，投资数据安全技术可以保障敏感医疗信息在传输和存储中的安全，这对于遵守各种数据保护法规至关重要。要实现这一点，医院必须审慎规划预算，评估不同技术方案的成本效益，并持续监控投资回报。以一家中型城市医院的数字化档案管理基础设施投资升级为例。该医院原有的档案管理系统已十分陈旧，且不足以满足日益增长的数据处理需求。因此，医院决定增加投资，引入了一套先进的电子病历系统。这项系统以其简洁高效界面、强大的定制能力以及与医疗设备的集成的能力得到了医护人员的一致好评。同时，医院引入云存储服务以加强数据管理和恢复能力。采用云存储服务提高了数据的可访问性和可靠性，同时也简化了远程医疗和跨部门协作等工作。在数据安全方面，医院部署了多层网络安全措施，包括防火墙、入侵检测系统和定期的安全漏洞评估，以确保患者信息的机密性与完整性得到保护。此外，该医院还确保了新系统与原有的实验室信息管理系统、放射信息系统等医疗信息系统的兼容性，为的是使医疗数据的整合与共享变得无缝而高效。为了减少技术升级可能出现的问题，医院还建立了一个由内部IT专家和外部技术供应商合作组成的项目组，他们负责确保升级的平稳过渡，并最小化可能的系统中断时间。通过这些措施，医院显著提高了档案管理的效率，为高质量的医疗服务提供了坚实的数字化支持。

结论：未来，随着技术的不断发展，医院档案管理的数字化会不断深化，将结合创新技术，提升整个医疗体系的智能化、效率化和人性化水平。在这一过程中，医院应不断挖掘数字化的潜力，以实现医疗服务质量的持续提升。我们坚信，在这样的发展趋势下，医疗行业定能更好地服务于人类的健康与福祉。

参考文献

[1]胡均兰，吴舟，张玲.对医院档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2005,1（8）：2058-2059.

[2]左效波，宋剑.浅谈计算机技术在医院档案管理中的应用现状及对策[J].求医问药，2011,7（11）：198-200.

[3]魏庆红，试论医院档案的信息化管理[J].云南档案，2009,7（6）：53-54.