大数据时代数字档案馆建设的实践与思考

大数据时代数字档案馆建设的实践与思考

盛微 马丽瑾 神明卿

中国核工业中原建设有限公司山东章丘工程项目管理部 山东 济南 250200

摘要：建立“数字化档案馆”，是促进我国档案资源有效开发和利用的一个重大机遇。当前，全国都在努力构建自己独特的数字化档案，文章对其在构建中所遇到的新情况进行了剖析，并对其存在的问题进行了剖析，对其存在的问题进行了剖析，并给出了一些改善措施，希望能对该项目的创建起到一定的借鉴作用。

关键词：大数据；数字化档案；实践探究

前言

随着我国信息化进程的加快，我国图书馆信息化的进程也在不断加快。通过对新时代下“数字化档案馆”的新特点进行深刻剖析，归纳在发展过程中所取得的成就与缺陷，从而为“数字化档案馆”的体系结构与总体规划提供参考。

1“大数据”背景下我国数字化档案工作的新局面

1.1构建“数字化档案”的策略

在国内，中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中，提出了加强新一代大数据、人工智能等新一代信息技术的运用，推进“数字档案馆（室）”的建设与改造。对数字化图书馆（馆）进行更新是必然的。“数字档案馆”也是“数字中国”的重要组成部分，根据《数字中国建设整体布局规划》提出的“数字档案馆”要与“数字中国”的发展步伐同步，加快我国档案事业的发展。

在全国范围内，全国范围内都纷纷制定了相应的计划和计划，以推进数字化档案馆的发展。《“十四五”山东省档案事业发展规划》中提出，在“十四五”期间，全省将建设12个高层次的数字化档案馆，并支持具备基础的地方建设智慧档案馆。在这个计划中，“数字档案馆”的首要任务就是建立一个以数字化资源为基础，以安全管理为保障，以远程使用为目的的现代档案管理系统。

1.2文件资料的数字化

目前，我国的数字化档案工作已经完成了从传统的纸质档案向电子化档案的转变，但仍不能完全适应人们对信息的个性化使用需要。青岛档案馆杨来青教授提出，要以精细化的档案资源管理和利用为目标，达到2.0时期的信息资源建设。其中，文件的数字化是其关键，它体现在文件层次上的加深与拓展，由“卷”为单位的“目次”到“文档”的精细，把文档的意义内涵提升到“数据”，实现大量的数据跨文件、跨全宗关联，为使用者带来更高质量的服务，实现对档案的深层挖掘与利用。

1.3实现文件业务的多元化

“大数据”使“数字档案馆”迈向“智能档案馆”，使“信息服务”向着“信息化”和“多样化”方向发展。一是个人化的自助服务。利用数字化的方法，使使用者可以在图书馆的自助参考终端上完成对档案的查询，并可以在“云”中实现对档案的“一站式”查找和查找。在此基础上，利用语义、本体和知识地图等方法，对文档进行语义分割、清洗、整合和可视化处理，从而展现出具有较强综合能力的文档知识。二是企业间的知识分享。利用大数据的分析方法，来发掘并集成档案中的信息，从而获得更深层的价值，并将其转化成可以向使用者提供的知识。在档案服务平台上，可以实现对档案的即时分享，让使用者能够很容易地获得准确、科学的档案资料。三是要做到“精确”。大数据可以对使用者进行“精准画像”，有针对性地推送，以使用者的档案使用“小数据库”为依据，建立起庞大的档案资源使用体系，提升资讯推送的个人化与满意度。

2大数据环境下数字档案发展的现状与问题

2.1主要效果

一是已基本形成了数字政府管理体制。通过建立一个“数字档案馆”，使档案的数字化管理与档案的安全保障相结合，以局域网、互联网、政务网为中心，建立起以接收库、管理库、保存库、使用库、采集库为中心的档案数字化管理管理系统，使其在安全性、便捷性以及档案的使用效能和服务品质得到了进一步提高。二是提高了档案工作的使用效率。通过建立档案管理机构与各社团之间的信息交流平台，为广大群众提供更加方便和高效的档案工作。在行政管理活动中，通过建立电子档案系统，使政府的管理更加透明、更加透明、更加高效。在提升国家的文化软力量的同时，也是对传统的文化资源进行有效的保护与继承，促进了我国的文化发展。在政务方面，利用数字化档案的信息分享功能，可以有效地提升行政工作的效能，真正做到政务“零跑腿”。三是对电子文档进行高效的管理。通过建立以受理和使用为中心的政府网，以鉴别与长效保管为中心的区域网，以大众使用为重点的互联网，实现优质的文件资源的共享。

2.2现存的问题

一是要加强对电子文件的管理。在实施电子文件的全程过程中，仍存在着一定的差异，即专门的电子文件和局域网的文件系统之间的联系不够流畅；对档案的归档内容、归档期限、归档单位、归档格式、归档时限等方面存在诸多问题。对档案的真实性、完整性、可用性、安全性等各环节的检查能力不够；对电子档案进行日常管理，对电子档案的登记、查、改、改、改、毁等工作落实不力。二是没有充分利用新一代的资讯科技。例如，解密解密的资料资料处理技术缺乏的问题，解密文件的保密处理的区块链技术。三是我国目前还存在着大量的信息技术人员和管理人员。目前，我国高校图书馆工作人员普遍缺乏电脑技术，部分高校档案馆缺乏电脑技术人员，难以适应我国高校图书馆工作发展的需求。与此同时，一些基层的档案人员也有一些观念落后，畏惧心理比较强，他们觉得数字化馆的建设是一个比较好的地方，他们的观念上并没有太多的关注，很难把自己的能力训练到工作当中去，也就没有办法培养出一批适合于信息化发展的复合型人才。

3关于大数据环境下建立数字化档案的若干设想

3.1强化对电子文件的全程监控

一是要建立规范化和综合性的回收制度。继续推进电子卷宗单套管理，实现各种电子文档的规范化网上存档，政务服务事项，业务系统等。二是构建流程化和智能化管理系统；建立了一个流程化的管理平台，对整个过程进行跟踪，对业务进行全面的监控和控制。三是建立一个中心化和永久性的存贮系统。建立一个区域性的大型档案信息服务中心，保证各种文件的长期保管和安全。四是构建“价值导向”与“导向导向”的价值导向机制。要深入发掘档案的使用价值，准确掌握使用者的需要，为使用者提供有效的使用服务；及时、积极地提供具有针对性、内容丰富和应用价值的档案知识地图。

3.2加强“三合一”目录文件收集机制

构建覆盖全国图书馆文献目录的数据库，对构建“数字化档案”具有重要意义。在推行“三合一”制的过程中，应从源头做好机构文件的生成和收集工作，对文件的构成进行优化，提高文件的品质，并对其进行标准化的收集、审核和归档。扩大基本文档、账外文档、业务系统电子文档和专题文档的采集，并实施“目录树”式的管理。不断强化共建共用综合服务平台的建设，在归档整理、接收、整理和交接上，根据“三合一”体系的规定，对档案进行全方位、系统性的再造，确保收集齐全，整理规范有序。

3.3继续加强文件的保密工作

要将档案信息安全放在“数字档案馆”的重要地位。强化对涉密文件的审查和识别，遵循“公开文件不涉及密，涉及密文件不联网”的原则，在数字化的进程中，对数据采集、处理、存储等各个环节进行全面的监督，保证了文件的安全性。

4结束语

以大数据为主要特征的新一代信息技术，为新时期大学图书馆的数字化建设提出了一种新的思想与方法。为此，大学要正确认识大数据与数字档案馆建设的关系，从加强大学数字档案馆建设和大数据等有关内容的宣传入手，加强数字档案馆的基础设施建设，加强人才队伍的建设，加强档案信息资源的整合利用，加强数字档案馆的服务中心建设，健全数字档案馆的安全保护系统。

参考文献

[1]朱丽梅.大数据时代高校数字档案馆的建设[J].兰台世界,2018(8):34-37.

[2]王光娟.高校数字档案馆建设探究[J].兰台内外,2018(2):37-38.

[3]钱艳.大数据背景下高校数字档案馆的建设路径[J].黄河·黄土·黄种人,2022(13):47-49.