浅析煤炭建设项目档案管理工作

浅析煤炭建设项目档案管理工作

杨艳平

中煤平朔集团公司  山西朔州  036000

摘要：介绍了建设项目档案管理的背景和内涵，分析了煤矿重点建设项目档案管理的现状，就如何加强煤矿重点工程档案管理工作的措施进行了论述。

关键词：煤炭项目；档案管理；现状；措施

一、建设项目档案管理的背景和内涵

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“着力推动档案工作走向依法治理”。依法治理档案，既包括对档案进行规范化管理和治理，也包括档案作为治理工具所体现的对社会的治理价值。对建设项目而言，在对项目档案进行规范化管理和治理的同时，项目档案也能有效提高工程管理规范化、标准化水平。

建设项目档案既是被管理对象，也是管理的主体。因此，管理学成熟的理论和方法，同样适用于建设项目档案管理。建设项目档案管理的“三招五式”法，是指项目前期运用“具体问题具体分析、目标导向、关键在我”这三招，建立健全制度模版、持续开展培训交底、坚持部门深度协同、严格组织档案审查和预验收，各项工作有序推进，可管可控；项目中后期采用“菜单式培训、拉网式检查、盯人式整改、管家式归档、捆绑式考核”这五式，紧跟项目建设节奏，抓住资料形成的重点和难点，因事制宜、因人制宜，做好针对性培训和指导、加强全面检查，加大考核力度，实施阶段性归档，提高项目文件收集进度与质量。

随着煤炭企业的发展，煤矿重点建设项目日益增多，煤炭重点建设项目规模大、数量多，但煤矿重点工程项目档案管理比较薄弱，总体水平低。煤矿重点工程档案是煤矿建设的历史记录，是重点工程的真实写照，是煤炭企业管理的重要组成部分。从工程项目的立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的煤炭企业安全管理服务、生产经营服务具有十分重要的意义。我国近年也出台了一些重点项目工程档案管理的法律法规，并开展了一系列的业务执导、执法检查等，但因诸多原因，煤矿重点建设项目档案的现状仍存在着不规范、不完整的地方，将影响煤炭企业日后的生产、安全与扩建。如何做好煤矿重点工程档案资料的管理，需要我们关注并寻求解决办法。

二、煤矿重点建设项目档案管理的现状

1. 档案管理意识不强

煤矿建设工程从工程项目的提出、调研、可行性研究、上报建议书、选址、土地规划、勘探设计、施工、竣工、试运行、投产等各个环节，它涉及面广，形成时间长。档案的形成、整理、 审核到移交需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成。这些参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，在建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想。特别是在施工阶段，参建单位往往比较重视工程的进度、质量、资金等问题，忽视了档案的收集，等工程要竣工验收时，才突击补充档案资料，应付竣工验收，致使档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响日后的档案利用。另外档案部门掌握项目建设信息滞后，档案业务指导不及时。平朔公司早些年也出现过类似情况，档案管理部门都是在工程快要进入验收阶段才介入，很多资料都找不到，或者只有复印件。

2. 档案管理工作人员业务水平不高

重点工程建设中的档案员多是新同志，缺乏应有的工程技术知识和档案专业知识，人员不固定，兼职的工程技术人员没有经过专业的档案培训，造成档案成套性差，准确性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐全，内容缺项、漏项、签章手续未到位，设备的开箱验收资料不完整，复印件多，整理不规范，这些现象影响档案的质量，直接导致重点工程档案不 能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用。

3. 管理体制不完善

由于煤矿重点工程建设单位人员和经费的问题，许多单位没有建立重点工程档案管理部门，档案人员由其他管理人员兼职，没有专门的档案工作场所，档案工作职责不清，建设单位和施工单位、监理单位之间档案工作缺乏沟通与配合，档案工作的标准得不到统一，档案资料流向网络不健全，使得工程建设中人员变动导致人走档案走，人走档案无人做的现象出现。致使档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长也容易丢失。

三、加强煤矿重点工程档案管理工作的措施

1. 加强宣传，强化档案意识。

煤矿重点工程档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理多个部门，单凭档案部门是无法完成工作的，要充分利用各种形式，组织学习和宣传《中华人民共和国档案法》及国家有关重点工程建设项目档案工作的有关法律法规，增强工程主管部门和项目设计、施工和监理等单位的档案意识，建立重点工程档案领导责任制，把档案工作纳入工程管理的全过程，确保档案的完整与齐全。

2. 完善档案管理体制，建立健全煤矿重点工程档案管理制度。

根据煤矿重点工程项目的特点及档案管理的要求，各参建部单位都要建立档案管理体系，设立档案管理机构，配备专兼职档案人员，加大档案管理设施的投入，健全档案管理制度，明确一位项目主管领导抓重点工程的档案工作。加强各工程人员与档案人员之间的业务交流和工作沟通。

3. 加强档案人员业务培训与业务指导工作。

要组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范化操作方法，使工程技术人员了解档案管理知识，档案人员也要了解煤矿基本建设专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。档案管理部门在获取重点工程计划安排信息后要主动与各建设单位取得联系，经常到工地进行档案资料工作的检查与指导，了解工程动态，了解资料流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

4．建立责任处罚制度

实行档案管理风险抵押, 把责任分解到监理、建设等各个层面, 形成“责任追查处罚链”, 推动各项工作的落实。各参建方在签订合同后即交付给建设方一定数额的档案滞纳金, 如各方不按合同及时履行档案移交、归档制度, 建设方有权扣除其档案滞纳金, 从而保障档案工作规范有序开展。

5．实行同步跟踪管理。

煤矿重点工程档案管理工作与工 程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始对工程档案材料的收集、整理、审查工作，工程竣工验收时，完成工程档案的验收工作，从工程的源头就控制档案的管理质量。运用合同条款和档案管理的有关规定来提高煤矿重点工程档案的形成质量。档案部门要抓住超前控制的关键点，积极参与合同或协议的签订关，把工程项目文件资料的收集、整理、归档工作，作为合同或协议的一项重要内容，或独立条款，写进合同或协议，对竣工档案的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求，引起各参建单位重视。档案管理部门也要定期或不定期深入现场进行检查和指导，及时发现和解决问题。各参建单位也要及时做好煤矿重点工程档案的审理鉴定工作，完成一项归档一项，不要等整个工程要竣工验收了，才忙于补充资料、整理资料。

四、结语

煤矿重点建设工程档案是反映煤矿建设的真实面貌，完善档案的管理是实现安全生产的要素之一，抓好煤矿重点建设项目工程档案的管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还要各相关单位的密切配合，形成齐抓共管的良好环境，确保每一项煤矿重点建设工程都有齐全、 完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在煤炭企业安全管理服务、生产经营服务中的巨大作用。

参考文献：

[1]刘连杰,陈勇. 浅谈煤炭企业档案科学管理的前提[A]. 煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）[C]. 2011.

[2]刘雪琴. 浅析档案管理信息化建设[A]. 煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）[C]. 2011.

[3]韩天金. 浅谈如何做好新时期煤炭企业档案工作[A]. 煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）[C]. 2011.

作者简历：杨艳平（1974•9—），女，山西省朔州人，2007年12月毕业于中央党校函授学院经济管理专业，现就职于中煤平朔集团有限公司，从事档案管理工作。