智能时代高校档案意识培育与档案管理现代化

智能时代高校档案意识培育与档案管理现代化

吴引华   黄玉萍

上海建桥学院   上海市浦东新区  201306

摘要：时代在不断发展与改变，在当前智能时代背景下，对于高校档案管理工作的开展而言，唯有积极进行创新与改革，才能够实现自身可持续化的发展目标。档案意识可以说是智能时代高校档案管理现代化工作开展的基础，也是提高高校档案管理质量的前提。为此，本文尝试分析了智能时代高校档案意识培育与档案管理现代化的有关内容，仅供参考。

关键词：智能时代；高校档案；档案意识；档案管理

档案管理这一工作可以说是高校在发展中的一项基础性内容。如今，随着我国科技的不断发展，有越来越多的人开始意识到档案的重要性，对于档案的资源自然也呈现出了更高的需求。因此，在智能时代下高校档案管理工作也面临着较为严峻的挑战。

1.智能时代档案意识培育在高校档案管理工作中的重要性

首先，档案意识培育是档案管理现代化的前提与基础。以往在大多数人的印象中，认为档案主要是对历史记录的一种保存，对于未来其实并没有较为突出的作用。所以，档案意识的缺失其实是比较常见的，而这种意识上的不足对于档案管理的发展而言也造成了一定的限制。从高校档案管理工作的开展情况来看，也正是由于这种意识上的不足，使得一些高校存在着管理队伍人员不足等诸多问题。为了改变这一情况，就需要从根源入手，先培养高校成员的档案意识，使高校能够形成良好的档案管理氛围[1]。在这一基础上，通过各类智能化与现代化手段的融入，将可以进一步提高高校现有档案管理工作效率。其次，档案意识培育有利于丰富档案信息资源。高校在开展日常管理工作的过程中，需要积极借鉴与吸收其他高校的管理经验，以进一步提升自身的管理效率。为此，高校就需要拥有较为完善的档案资源库。但是，从现阶段实际情况来看，高校并未形成全员参与档案管理的局面，其档案信息资源库的建设自然也不够完善。仅仅依靠档案管理人员来进行档案的建设，存在着较大的局限性。通过档案意识的培养，能够形成全员档案参与档案管理的局面，从而能够为高校提供更加丰富的档案资源。

2.高校传统档案管理的局限性

高校传统档案管理的局限性主要表现在下述几个方面。第一方面，以往高校在进行档案管理时，主要是人工的方式来进行存储，其档案也以纸质类型的档案为主。人工操作有时难免会出现一些失误与遗漏，而纸质类型的档案如果保存时间较久也容易发生损坏。第二方面，传统档案管理由于对人的依赖程度较强，因此在检索与查询的时候，往往需要耗费较久的时间，如果档案存在分类错误的情况，其查找的难度更是会进一步提升。第三方面，纸质类型的档案在进行复制和传播的时候主要通过人工这一方式，因此难以进行协同工作，其共享性不足，各个部门与用户难以进行有效的信息交流和共享[2]。第四方面，难以长时间进行保存。上文中提到，传统档案主要以纸质类型的档案为主。此类档案除了自然老化外，也容易受到自然因素以及人为破坏等诸多因素的影响，因此想要长时间保存存在着较大的难度。

3.智能时代高校档案管理现代化价值

一方面，档案管理现代化能够切实提高高校档案管理的整体水平。在智能时代下，把各类现代化技术融入到高校档案管理工作中，能够使该工作的开展更加规范化，其档案整理与收集的效率也会更高，从而能够提升档案管理的整体水平。比如，把纸质类型的档案转变成为数字类型的档案，在对相关档案进行查找的时候，无论是学生还是管理人员只需要输入相应的姓名和学号等，就可以及时查询到相关的档案信息，使档案能够得到充分的利用[3]。另一方面，这一工作的开展也可以拓宽档案的服务领域。以往高校档案管理中只能为学生提供相应的借阅服务等。但是，通过现代化技术的融入，能够使其服务呈现出更为多元化的形式，从而可以进一步拓宽档案的服务领域。

4.意识培育视角下档案管理现代化策略

4.1建立信息资源库

意识培育视角下档案管理现代化工作开展过程中，可以建立起信息资源库，详细来说这一资源库的建设主要从下述两方面入手。第一方面，个人以及部门建立自身的线上档案库。比如，高校教师可以把日常教学中所使用的各类教学资源通过视频等形式，存入到自己的档案库中。学生则可以把自己的学习情况以及成绩等内容也存入到个人的档案之中。对于部门来说，则可以把各项活动进行记录，并存储到部门的档案之中。这些信息都可以在网络中进行长时间地保存，而高校档案管理人员则对这些信息进行整合与管理。第二方面，积极尝试跨界融合。高校在进行档案管理工作时，也可以借助网络及时进行跨界融合。比如，高校可以与当地的职能部门等进行合作，通过学校网站可以直接进入到一些其他高校之中或者其他部门之中，形成快捷融合的档案库系统。通过对资源上的进一步整合，也可以有效提高高校档案管理的整体水平。

4.2实现档案管理全员化

首先，高校可以构建起全员参与档案管理的模式。一方面，高校需要针对现有的档案管理队伍进行培训，增强他们的档案意识，提高他们在工作中的积极性，并在此基础上进一步推动全员参与档案管理的进程。对于档案管理人员来说，在开展日常工作的过程中，则需要有意识的宣传档案管理的重要性，使档案管理意识能够逐步渗透到高校每一名成员的身上。另一方面，高校也可以针对高校全体成员进行档案意识培训。在当前科技快速发展的背景下，高校可以借助网络对相关资源进行传播，营造出一个良好的档案管理氛围。其次，高校可以构建起新型档案信息服务模式。一方面，通过构建移动化档案服务模式，高校可以借助自身的网络服务平台，在该平台中可以上传个人或者单位档案的需要以及查询档案信息的需求。后续，使用人员可以通过这一平台，及时查询到自己所需要的内容。另一方面，构建交互化的档案服务模式。新媒体领域在这一时期获得了迅速的发展，此类新媒体平台具有极强的交互性。对于高校而言，尝试利用移动重点建立交互化的档案模式，能够有效提高高校现有档案管理工作的互动性。

4.3开发档案服务新功能

随着我国科技的不断发展，在智能时代背景下，各类现代化技术也为高校档案管理现代化工作的开展提供了更多的可能。积极利用各类现代化技术，可以使高校档案的作用得到进一步的发挥。首先，高校可以尝试开发定制服务。高校除了需要开展日常教学外，同时也具有科研以及社会服务等多种功能。档案则可以为高校各项工作的开展提供有力的支持。对于高校教师而言，在日常工作中也需要具备良好的档案意识，能够对各项科研工作内容等进行整理并及时传送到高校档案库中。在这一基础上，档案管理人员就可以尝试依据教师所上传的内容，为教师提供更加个性化的服务，使教师在后续进行课题申报等工作的时候，能够节省一部分的时间。除了教师外，其他部门人员也可以通过这一方式，来为后续工作的开展提供支持。其次，高校也可以尝试开发虚拟与现实融合的场景化服务功能。教师无论是在日常教学中还是在开展科研工作时，往往需要使用到一些资料。如果高校现有的档案库中本身涵盖了此类资源，就可以尝试借助现代化的手段为教师提供虚拟与现实融合的场景化服务功能，为教师日常工作的开展和支持。

结语：档案管理工作的开展对于高校的发展而言无疑是十分重要的。在当前智能时代背景下，对于高校而言，首先还需要先树立起全员参与档案建设的良好意识，在这一背景下高校也需要积极尝试把各类现代化手段融入到档案管理工作中，以进一步实现高效档案管理的可持续化发展。

参考文献：

[1]赵菁菁. 智能时代高校档案意识培育与档案管理现代化 [J]. 长沙大学学报, 2022, 36 (05): 43-48+56.

[2]周春莲. 人工智能技术在高校档案管理中的比较优势及实践应用 [J]. 山西档案, 2023, (01): 126-128.

[3]李唐华. 人工智能时代高校档案信息化管理的分析研究 [J]. 中国新通信, 2022, 24 (21): 92-94.

作者信息：吴引华，女（1980.2-）汉，上海人，本科，助理馆员，研究方向：高等教育行政管理。

黄玉萍，女（1981.5-）汉，上海人，本科，助理馆员，研究方向：高等教育行政管理。