数据精细化：Excel函数与VBA编程在安全生产三项岗位人员培训中的高效应用

数据精细化：Excel函数与VBA编程在安全生产三项岗位人员培训中的高效应用

连刚强

华东石油技师学院，江苏省扬州市 225129

摘要：

本论文旨在研究如何利用Excel函数和VBA编程技术提高安全生产三项岗位人员培训资料整理的效率。首先，通过建立Excel统一数据源，将各类数据整合于一个表格中，有效减少了数据的冗余和重复。其次，通过建立数据库，并运用VBA编程，实现根据内容自动提取数据库数据的功能，进一步简化了资料整理的过程。最后，通过编程实现根据姓名自动插入照片的功能，提高了整理资料的准确性和效率。通过实证分析和案例研究，验证了这些技术在特种作业培训资料整理中的可行性和有效性。这些方法为提高特种作业培训机构管理水平和服务质量提供了实际可行的解决方案。

关键词：安全生产三项岗位；Excel函数；VBA编程；资料整理；效率提升

引言

特种作业培训资料的整理是一项既重要又繁琐的任务，尤其在传统的手工整理方式下，工作量庞大且耗时长。以江苏省扬州市为例，根据DB 32/T4289-2022《安全生产培训机构教学服务规范》的要求，除了准备班级资料和学员资料外，还需要提交考试申请资料及发证申请资料。

本文的目标在于通过采用Excel函数和VBA编程技术，提高特种作业培训资料整理的效率和准确性。这种方法能够使整理任务更加迅速、更为精确，从而显著提升工作效率。这对于提高特种作业培训机构的管理水平和服务质量具有重要意义。通过优化整理流程，可以有效缓解传统手工整理方式下的工作负担，提升机构运作的效能。

一、首先，需要研究建立资料框架的关键步骤，如图1所示。这包括将各种资料模板转化成Excel格式，并整合到一个文件中。为了方便文件查看，将利用Excel开发工具创建资料查看对话框。该对话框将允许用户轻松查看特定文档或按分类查看文档。通过按钮和复选框的控制，用户可以方便地筛选并查看某个或某类文档，提高了整理过程的可操作性。

二、建立Excel统一数据源

在Excel的集中平台下，用户可以将各种数据源信息汇总到一个统一的工作表中，极大地方便了数据的管理和查看。通过建立统一的数据源，有助于确保数据的一致性，避免了在不同地方维护相同数据可能导致的不一致性和错误。整合数据于Excel中不仅能减少数据错误和冗余，还提高了数据的可靠性和准确性。

针对特种作业培训大纲的需求，本文提出建立一个统一的特种作业培训大纲数据库的解决方案。由于每个特种作业的课程基本是固定的，仅上课时间和任课老师可能发生改变，因此通过数据库的方式，可以更好地维护和更新培训大纲信息。同时，对于专职教师和外聘教师信息，同样建立一个统一的数据库，使得在其他表格中对于老师信息的更改能够实时反映在系统中。

特种作业的资料主要基于《江苏省安全生产三项岗位人员考试申请系统》中的学员数据和《江苏省特种作业人员考核发证申请平台》的学员成绩。通过VBA编程，将考试人员资料及成绩导入到系统中，并结合前述的教学大纲数据库和教师数据库，各项资料能够自动生成。这一整合化的方法有效简化了特种作业培训资料的制作流程，提高了数据处理的效率。

三、根据姓名自动插入照片的功能

在上交的资料中，包括《培训证明》、《考试申请表》、《发证申请表》、《学员登记表》、《考试成绩证明》这五项需要学员的照片。传统做法涉及从系统中导出表格，有些资料需要学员手动填写，有些需要粘贴照片并盖章后再上传，整体来说耗时较长，而且由于人工填写可能存在的错误也会影响整体效率。

在这个系统中，通过编程实现了学员照片及学员信息的自动集成到相应表格的功能（如图2）。这种自动化的处理方式省去了学员手动填写表格和粘贴照片的步骤，显著提高了工作的准确性和效率。

为了提高操作便捷性，引入了一组总控制界面（如图3）。当点击“导出xlsx文件”时，相应的表格会自动导出为xlsx文件；同理，点击“导出PDF文件”时，即可将表格导出为PDF格式。由于图1中的控制按钮较多，可能会遮挡Excel界面，因此引入了“显示隐藏表格”按钮，用以控制图1的显示与隐藏。

通过这样的设计，进一步提升了单个表格的导出便捷性和可控性，使整个系统更加用户友好，为特种作业培训资料整理流程带来了更高的效率和操作便利性。

导出xlsx文件代码如下：

Dim TPath, V As String, XSheet As Worksheet

TPath = ThisWorkbook.Path

    Sheets(ActiveSheet.Name).Select

    Sheets(ActiveSheet.Name).Copy

    ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=TPath & "\" & Sheet2.Range("i1").Value & "-" & ActiveSheet.Name & ".xlsx"

    Cells.Select

    Selection.Copy

    Application.CutCopyMode = False

    Selection.Copy

    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

        :=False, Transpose:=False

    ActiveWorkbook.Save

    ActiveWindow.Close

     MsgBox "已将此表格导出为xlsx文件"

通过”显示隐藏表格”按钮用来控制图1 的显示与隐藏，代码如下：

Private Sub CommandButton3_Click()

显示隐藏数据表.Show 0

End Sub

通过对特种作业石油天然气安全作业的资料整理，本研究采用了上述方法与传统资料整理进行对比，结果显示时间节约了约80%，资料的出错率也降低了95%以上。因此，验证了建立Excel统一数据源、自动提取数据和自动插入照片功能对特种作业培训资料整理效率的显著提升，大大降低了工作强度。

四、优势和局限性分析

优势分析：

1、减少数据冗余和重复。

2、提高数据准确性和一致性。

3、提高整理效率，节省时间。

局限性分析：

1、具有一定的技术门槛，对Excel操作要求熟练操作。

五、改进建议和展望

希望未来能够进一步加入更多特种作业培训数据，与其他机构共同探索更多自动化功能和技术手段，不断提高整理效率和精确度。这可以通过引入更先进的技术、提升系统的智能化水平以及与其他机构的合作来实现。

结论

通过本论文的研究和实证分析，证明了通过Excel函数和VBA编程来提高特种作业培训资料整理效率是可行且有效的。建立Excel统一数据源、自动提取数据和自动插入照片功能，成功减少了工作量、提高了数据准确性和整理效率。然而，还需要在实际应用中进一步完善相关技术的应用，以持续提高特种作业培训资料整理工作的效率和质量。

参考文献：《Excel数据处理与分析》广东人民出版社