浅谈人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用

浅谈人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用

沈振华李嘉铭（通讯作者）

中国人民解放军联勤保障部队第970医院<威海医疗区>

山东威海 264200

摘要：如同瑰宝蕴藏箱，人事档案管理在医院人力资源管理中扮演着无可替代的角色。它是构建人才智库的基石，是衡量和提升员工效能的准绳，更是维系与推动医院稳定发展的关键纽带。本文旨在探讨人事档案管理如何通过精准施策，发挥其在医院人力资源管理中的核心价值。

关键词：人事档案管理；人力资源；策略

在现代医院管理体系中，人力资源作为最重要的战略资源之一，其有效管理和利用对于医院整体运营和发展至关重要。人事档案管理，犹如一座桥梁，连接着个体员工的历史、现状与未来，承载着医院对人才的选拔、培养、使用及考核等全过程信息，从而在医院人力资源管理中发挥着举足轻重的作用。

一、提供决策依据

人事档案管理在医院人力资源决策中的角色宛如导航灯塔，照亮了前行的道路。每一位员工的专业资质、实践经验、业绩成果以及成长历程都被细致入微地记载于人事档案之中，形成一幅幅鲜活而立体的个人画像[1]。比如，一位拥有丰富临床经验且多次获得优秀医师表彰的内科医生，在其人事档案中详尽展示了他在专业领域的造诣和实际工作中的卓越贡献，这无疑为医院进行科室主任选拔、高端人才培养或是项目组组建时提供了极具说服力的依据。当医院面临人力资源配置这一重大议题时，人事档案便成为了一座富矿。通过对每位员工专业技能的深入剖析，管理者可以精确判断其擅长领域与潜在能力，合理安排岗位职责，使人才各得其所，实现人力资源的最优化配置[2]。如某位护士在急救护理方面表现出色，那么在调配人员以增强急诊科实力时，她就可能被优先考虑调至该部门，进一步释放其专业能量，提升整个团队的服务水平和应对突发状况的能力。同样，在职务晋升或教育培训规划的过程中，人事档案也起到了至关重要的作用。比如，根据员工历年来的绩效考核数据和职业技能认证情况，医院可有针对性地设计个性化的晋升通道或培训方案，助力员工突破职业瓶颈，持续提升综合素质。例如，若某年轻医生在科研项目上展现出较强潜质，但理论知识仍有待加强，那么医院即可结合其人事档案信息，为其量身定制科研能力提升课程，助其早日成长为具备独立研究能力的学术骨干。

二、促进人才发展

人事档案管理如同一座人才发展的基石，对于医院构建全面、动态的员工成长路径至关重要。一套健全完善的人事档案管理制度不仅记录了员工入职以来的点滴进步与变化，更蕴含着每位员工职业生涯的发展脉络与内在潜力[3]。比如，一名刚毕业的医学生，在其人事档案中会逐步积累起实习期间的各项评价、轮转科室的表现记录、各类资格证书获取情况以及参与课题研究或发表论文的具体成果，这些内容共同描绘出了他的专业成长轨迹。通过系统性地分析人事档案信息，医院能够精准识别不同员工的优势特长、兴趣倾向及发展需求，从而为他们“量体裁衣”式地设计个性化职业发展计划。假设一位影像科医生在日常工作中显示出对人工智能技术的浓厚兴趣且在相关课程和研讨会上表现出色，医院则可根据此档案记录，鼓励他参加高级影像AI应用的专项培训，或者推荐他参与到医院引进的AI辅助诊断项目的实践中去，以此为契机，既满足了员工的自我提升诉求，又为医院引入了前沿技术的应用力量。此外，人事档案还可作为公平公正的绩效评价依据，帮助医院管理层设立清晰可见的晋升标准和激励机制。通过对员工历年的绩效考核、患者满意度调查及同行评议结果的综合考量，医院能适时给予有潜力的员工更多的发展机会，如提供进修深造的机会、委任关键岗位的责任，甚至是破格提拔为科室领导等，此举既促进了个体成长，也有力提升了整个医院人力资本的质量与竞争力。良好的人事档案管理制度在捕捉员工成长足迹、洞察其发展潜力的基础上，有效地指导了医院实施具有针对性的培训和发展策略，进而催化员工潜能的释放，确保了人才队伍的可持续成长，最终推动了医院整体业务水平和核心竞争力的提升。

三、保障合法权益

人事档案犹如一把守护员工合法权益的坚实盾牌，其中详实记录着每一位员工从入职直至离职全过程中的重要权益凭证[4]。例如，工作年限的精确记录直接影响到员工的工龄计算，进而关联到带薪休假天数、养老金缴纳额度以及可能涉及的经济补偿金数额；劳动合同的签订细节，包括合同期限、工作岗位、职责约定等内容，是判断双方权利义务关系的基础；薪资待遇的历史数据则是核算工资调整、年终奖金发放、福利待遇享受等方面的依据；而奖惩情况的记载，则直接关系到员工职业荣誉感和公平竞争环境的维护，公正的奖惩记录有利于激发员工积极性，也有利于在出现争议时提供仲裁或司法诉讼过程中的证据支撑。规范化、精细化的人事档案管理，要求医院对每一份合同签署、每一次薪酬变动、每一项表彰或处罚均要有据可查、有档可依，这不仅是尊重员工劳动成果、保障其合法经济利益的体现，更是避免因信息错误或缺失导致的误解和冲突，有效防范潜在的人事法律纠纷。例如，在面对员工提出未足额支付加班费的情况时，人事档案中记录的考勤数据和工资单明细就能够客观反映实际情况，防止纠纷升级。又如在处理退休员工的养老保险问题时，准确无误的工作年限和社保缴纳记录，将确保员工享受到应有的社会保障权益。综上所述，高效有序的人事档案管理体系对于保障员工的合法权益具有决定性作用，它在确保各项人事信息真实可靠的同时，也在很大程度上消除了可能导致职场矛盾的隐患，助力医院建立一个透明、公正、和谐的工作氛围，从而提高员工满意度，稳定团队建设，促进医院的长远稳健发展。

四、总结语

综上所述，人事档案管理犹如医院人力资源管理的灵魂之窗，不仅为医院决策层提供了运筹帷幄的战略依据，也为每一名员工勾勒出了清晰的成长路径。通过强化人事档案管理，医院能够在尊重与保障员工权益的同时，实现人力资源的高效利用与持续开发，最终推进医院整体服务水平与核心竞争力的提升，为人民群众的健康事业贡献力量。

参考文献：

[1]谢晓琳. 人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用[J]. 兰台内外, 2022, (12): 69-71.

[2]鄢明芳. 人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J]. 人力资源, 2020, (02): 84.

[3]周淑珍, 陈东. 人事档案在医院人力资源管理中的作用研究[J]. 兰台内外, 2019, (25): 24-25.

[4]何磊. 人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J]. 管理观察, 2019, (09): 67-68.