基层事业单位档案管理水平的提升策略研究

基层事业单位档案管理水平的提升策略研究

张云霞

（巴里坤镇社会事务服务中心  839200）

摘要：档案是事业单位的重要资产，对于基层事业单位的正常运转和决策起着关键作用。本文通过对基层事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出了提升基层事业单位档案管理水平的策略，以供参考。

关键词：基层事业单位；档案管理；问题；提升策略

引言：

档案管理工作是基层事业单位中至关重要的一项工作。它不仅是组织信息的重要手段，也是促进事业单位正常运转和发展的保障措施。档案管理的核心是对各类文件、资料和信息进行收集、整理、归档和检索，确保信息的有效管理和利用。通过做好档案管理工作，可以及时准确地记录和更新各类信息，为决策提供重要的参考依据。基层事业单位档案管理工作可以提供大量的历史数据、统计资料和重要信息，为领导决策提供科学依据和准确推断。有了系统、完整、准确的档案，领导可以更好地了解单位的发展历程和运作情况，做出高质量的决策。档案管理是组织规范化管理的重要环节，有助于规范组织的日常运作和内部管理流程。通过建立健全的档案管理制度，可以加强组织纪律性和条理性，提高工作效率，避免信息的混乱和丢失。档案管理是保护组织权益和合法权利的重要途径。它可以记录和保存关键合同、证照和重要协议等文件，有效维护单位的合法权益。同时，档案管理也为单位应对纠纷和法律诉讼提供必要的证据依据。高质量的档案管理工作可以促进信息的共享与知识的积累。通过建立便捷的检索系统和知识库，可以方便员工之间的信息交流和共享，提高组织的学习和创新能力。

1 基层事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1 管理制度不健全

由于缺乏一套完整的档案管理制度，各单位可能采取不同的管理方式和标准，导致档案管理工作的统一性和规范性不足。这种缺乏统一规范的情况，容易造成档案管理的混乱和不规范，影响档案的整理、保存和利用。其次，档案管理制度的执行不严格。尽管在理论上存在着一套完整的档案管理制度，但实际操作中往往存在执行不严格的问题。一些基层事业单位在日常工作中对档案管理的重视程度不高，对相关规定的贯彻执行不力，导致档案管理工作的效果不佳。例如，档案的归档、整理和检索等环节存在着操作不规范、不严谨的情况，影响了档案的高效利用。

1.2 缺乏完善的信息化支持

许多基层事业单位仍然依赖传统的纸质档案管理方式，缺乏信息化技术的支持。这种管理方式存在着许多弊端，如档案存储空间占用大、检索困难、易遭受自然灾害和人为损毁等。缺乏信息化支持的档案管理工作效率低下，也无法满足快速和准确获取档案信息的需求。档案的电子化转换不足是影响信息化支持的重要原因之一。许多基层事业单位在电子化转换方面进展缓慢。纸质档案大量存在，难以进行准确的扫描和数字化处理，这给信息化支持带来了困难。缺乏有效的电子档案管理系统，无法实现档案的高效存储、检索和共享。此外，基层事业单位在信息化设备及网络支持方面存在不足。一些单位缺乏足够的计算机设备和网络资源，无法支持信息化档案管理的需求。缺乏专业的信息技术人员和培训也限制了信息化支持的发展。这种情况使得基层事业单位很难实现档案信息的及时更新、数据共享和系统升级等。

1.3 档案管理意识淡薄

    基层事业单位档案管理意识淡薄是一个普遍存在的问题，一些基层事业单位的工作人员对档案管理的意义和价值缺乏深刻的理解，往往将其视为一项次要任务，没有给予足够的关注和重视。他们可能忽略了档案记录对单位工作的指导和支持作用，导致档案管理工作处于被动状态。其次，缺乏档案管理的专业知识和技能。许多基层事业单位的工作人员缺乏档案管理方面的专业知识和培训，不了解档案管理的规范和最佳实践。他们对档案整理、分类、保存和利用等方面缺乏系统的方法和技巧，无法有效地开展档案管理工作。

2 提升基层事业单位档案管理水平的策略

2.1 健全完善档案管理制度

建立档案管理的法律法规和政策，制定相关的法律法规和政策文件，明确档案管理的法律依据和政策导向，规范基层事业单位的档案管理行为。这有助于提高档案管理工作的合规性和可操作性。其次，制定档案管理的技术标准与规范。制定统一的档案管理技术标准和规范，包括档案的分类、整理、登记、保存、利用等方面的操作指南。这些标准和规范可以为基层事业单位提供具体的操作指引，确保档案管理工作的规范性和一致性。第三，明确档案管理的责任与权力。明确档案管理的责任主体和相关工作人员的职责与权限，确保档案管理工作的责任落实到位。同时，建立健全的档案管理组织架构，明确部门职能和协调配合关系，提升档案管理工作的协同性和效率。

2.2 提高档案管理基础设施建设

    基层事业单位应注重档案室的布局和环境优化，确保存放档案的空间安全、整洁和合理利用。同时，配备适合的档案柜、文件架和保管箱等存储设施，保障档案的有效保护和安全保存。其次，借助现代化技术提升档案管理水平。引进电子存储系统，实现档案电子化和信息化管理，提高档案的检索、查阅和共享效率。利用网络和云存储技术，实现远程访问和备份，确保档案信息的安全性和可靠性。第三，加强档案管理设备的更新与维护。定期检修和更新档案管理设备，确保其正常工作和安全使用。例如，保持档案扫描仪、打印机、复印机和保密设备等的良好状态，提高档案数字化处理和复制的效率。第四，构建档案管理信息系统。建立档案管理信息系统，包括档案登记、整理、编制、查询等功能模块，实现档案流程的规范化和信息的全面化管理。通过系统化的档案管理，提高档案的可追溯性和审计能力。最后，加强档案管理的安全保护措施。建立健全的档案管理安全制度和技术防护体系，加强对档案的保密、防火、防灾和防损措施。确保档案信息不受非授权访问和意外事故影响，保障档案的完整性和可信度。

2.3 加强档案管理队伍建设、提高档案管理质量

完善档案管理人员的培训机制。建立健全的培训计划，包括培训内容、培训方法和培训评估等。定期组织培训课程，提升档案管理人员的专业知识和技能，使其具备较强的档案管理能力。其次，激发档案管理人员的积极性和创造性。提供良好的工作环境和待遇，鼓励档案管理人员积极参与工作，提出改进和创新的建议。设立激励机制，奖励在档案管理方面取得优秀成果和贡献的人员，培养他们的事业心和责任感。第三，加强档案管理人员的团队合作意识。组建跨部门的档案管理团队，促进信息共享和协同工作。定期组织经验交流和研讨会，加强档案管理人员间的沟通和合作，提高整体工作效率。第四，建立档案管理人员的职业发展通道。制定档案管理专业人员的职业晋升和发展规划，提供培训和学习机会，鼓励档案管理人员不断提升自己的专业素养和管理能力。通过优秀人才的选拔和培养，确保档案管理队伍的稳定和持续发展。最后，加强档案管理人员的监督和评估。建立档案管理人员的考核制度，明确工作目标和绩效评价标准，定期对档案管理人员进行绩效评估，并及时进行反馈和指导。强化监督和纪律约束，对违规行为予以及时处理，维护档案管理队伍的正常秩序和工作纪律。

结语

做好基层事业单位档案管理工作对于组织的正常运转、决策科学性、规范管理等方面意义重大。它是组织运作的重要支撑，为组织提供信息支持和保障，有助于提高组织的效率、责任意识和发展潜力。因此，要高度重视并不断提升基层事业单位档案管理水平，以期为基层事业单位的发展和社会的进步做出积极贡献。

参考文献

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作者简介：张云霞（1976.11）女，汉族，新疆省哈密市巴里坤县，大专学历，副研究馆员，从事档案管理副高工作。