档案数字化与库房智能化在核电企业中的实践及应用研究

档案数字化与库房智能化在核电企业中的实践及应用研究

王敏捷

连云港金辰实业有限公司         江苏 连云港      222042

摘 要：随着科技的飞速发展，我国的经济建设速度随之加快，使各个行业朝着多元化的方向发展。为实现核电企业档案的数字化变革，提升传统档案管理的数字化与智能化水平，文章对档案库房的管理方式进行了深入的剖析，并通过档案数字化与库房智能化转型对原有的电子档案进行充分的普及应用，逐步实行单一制度，对档案仓库的基本结构进行更新，转变传统的人工盘库方式，构建虚实相结合的数字档案馆，构建以3D建模为中心的单元数字转移，开发便携式的档案服务，以便于在掌上进行协同工作，进行数据分析和服务改进。通过上述方法，可以有效地提升核电企业的档案使用效益，使企业的数字化资源得到最大限度地发挥。

关键词：档案数字化；库房智能化；核电企业；应用

近年来，我国的档案库房工作从低水平向高水平发展，从简单到复杂。在新的历史条件下，现代的档案库房必然朝着绿色、智能化的趋势发展。核电企业要跟上这种发展趋势，就必须对已有的档案仓库进行全面升级，采用新的观念、技术对档案库房进行全面的改造。实现信息科技与传统的档案工作相结合，使传统的档案库房管理方式逐渐发生变化，实现全电子化、多用户远程、综合性、全方位集中的现代化管理。

1.推广系统原生电子档案应用，落实单轨制要求

构建大数据档案资源的开发与应用平台，能够很好地解决核电企业内部和外部的各种管理问题。另外，通过对电子档案进行试验，归纳出相关技术标准，从而为广大用户提供海量信息。在此基础上，建立起一套面向整个电子档案的全寿命周期的标准化规范，在大数据环境中形成与上游和下游相关方的连接，保证电子档案在接收、整理、识别、保管、使用和管理等各个环节的真实性、安全性和可靠性。通过构建统一的档案数据交换接口，将SCM和档案体系进行整合，并制定相应的接口规范以及数据交换的格式。通过运行管理系统，将档案信息共享的标准化界面引入到电子档案系统中。该系统对由商业系统推送的档案进行二次处理，确保了档案资料的真实性和真实性。当某项工作完成后，该工作过程所生成的所有电子档案都会与档案系统进行同步，并按规定的类别保存。针对业务契约类型的电子档案，根据设置的规范，在特定的档案目录下建立类别，产生相应的档案元资料，并根据档案内容生成一个电子档案；档案处理过程在没有人为介入的情况下就能在系统中实现自动化。

2.智能化升级档案库房基础设施，实现智能管控

核电企业可以在档案库房加装防盗警报及出入控制装置，在仓库的每一个门口都安装红外线双重检查探测器，并设置24小时的红外线侦测防护及自动警报，采用人脸识别、指纹识别以及密码识别相结合的方式来保障档案库房的安全。此时就需要核电企业采用先进的电子技术，通过对进出仓库的进出数据进行统计，从而改变传统手工录入的方式，达到了档案库房进出仓库智能化记录的目标。档案库房的每日巡查工作以“九防”为重点，通过消防监控、粘尘板、入侵警报等设备，当防火、防粉尘、防鼠、防盗窃、防光、防有害气体进入后就会自动报警。不过，防潮、防水、耐高温的工作，需要每天进行巡视，监测档案库房的温度、湿度状况，检查墙壁和通风设备的渗漏情况。因此，可以引进智能化的恒温恒湿系统，电子温湿度监控系统，漏水探测器，对档案库房内的温湿度、挥发性有机物、一氧化碳等进行实时监控和记录，根据预定的门限，对档案库房湿度进行自动调节，转变传统的人工巡视方式，达到对档案库房湿度的智能化监控。

3.利用移动应用改变人工盘库模式，实现智能盘库

核电企业可以在已有的档案库、密件、档案箱和档案信息基础上，采用目前的主流移动网络技术，自行开发出一套档案智能化的档案库系统。档案仓库使用实体货架号进行识别，并引进了条形码和二维码管理。它可以通过使用诸如手机之类的移动终端对条形码和二维码进行扫描，从而能够迅速地将卷宗的档案编号、档案名称和实体货架号等资料进行展示，并对档案资料进行查看。将档案与档案夹相对应的条码与档案集中柜中的条码相联系，利用唯一的物理编号，可卷宗进行自动查找，同时还可对卷宗进行批量清册作业。该系统为建立三维可视化智能化档案库房打下了良好的基础。

4.打造随身文档管理移动应用服务，实现移动协作办公

核电企业可以对重要过程进行移动化批准。与手机软件平台相融合，将集中精力在文件管理上，拓展文件手机应用的领域。这样可以帮助企业用户快速、方便、准确地查询到所需要的文件，并能对其进行适时地处理，缩短文件的处理时间，进而提升工作效率。建立文档移动网上查询。在“高效使用，安全可靠”的理念下，核电企业可以对手机软件的保密等级划分为内部公开和外部公开。通过公司登记，对授权的收集进行授信注册，这样才能访问到该权限下的所有文件，使得文档管理变得更为智能化，同时也增加了使用者的满意度。在核电企业微信系统中，点击“文档管理”即可选择相应的文件，并进行搜索。比如，在“党建工作”选取“公文收文”文件类别，即可查询到有关文件信息及元数据信息，以及与之关联的文件，以满足用户随时随地移动查询企业文件的需要。

结束语：

综上所述，核电企业在实现传统载体档案的数字化改造之后，就能对档案仓库的数字化程度进行了大幅提升，使档案的利用率得到了最大程度的改善，同时也使管理者的工作效率和管理能力得到了进一步的提升。因此，档案仓库的数字化和智能化探索，对于提高企业的文件使用效率，提升流转速度具有重要意义。实现档案库房智能化对于核电企业数字化变革而言的一个关键环节，因此，核电企业必须打破过去的思维方式，创新思路，与档案库房数字化以及智能化的快速发展趋势相结合，通过技术赋能等方式不断引领核电企业档案库房智慧服务的转型升级。

参考文献

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