信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

王旖婕

中化学南方建设投资有限公司办公室 

摘要：信息化技术在企业办公室档案管理中的应用，极大地推动了数据处理效率和准确性的提升，同时在档案保管、检索和共享等方面显示出极大的潜力。本文围绕信息化技术在企业办公室档案管理中的应用特点，详细分析了其中存在的主要问题，并探讨了提升工作效率的有效路径，旨在为企业办公室档案管理的信息化转型提供策略建议，帮助企业管理人员适应技术变革，优化管理流程，从而有效提高工作效率。

关键词：信息化；办公室；文书档案管理工作；创新路径

引言

信息化时代让文书档案的处理效率和品质都有了显著的增长和优化。但在文书档案管理过程中也存在一些问题和不足，如档案管理的难度较大、档案管理人员安全意识不足等。因此，需要持续提升信息化管理的能力和水平，构建管理体系，通过强化云计算的应用以及其他多种方式，增强文书档案的管理效能与品质。

1办公室文书档案管理信息化建设的意义

1.1便于信息管理查询

通过信息化的方式管理文书档案，可以提升查阅档案的效率。在传统的文书管理方法中，寻找相关信息需要投入大量的时间和精力，增加了工作人员的工作压力和负担。而采用数字化的管理方法，工作人员可以直接从文件档案管理系统获取所需的信息，不仅节约了时间和精力，还降低了劳动强度与压力。此外，在数字化的管理系统里，可以满足多人共享同一个信息的需求，显著提升了文件档案的工作效率和品质。

1.2降低管理成本

通过强化文件档案的数字化管理，可以减少管理开销，提升管理的效率和品质。在初步进行信息化的构建时，必须大量购置硬件和软件设备，而这些设备的安装和维护都需要花费大量的资金，构成了信息化构建开销的关键环节。然而，随着信息化体系的构建，接下来的花费相对较低。通过强化信息技术的发展，可以显著降低人力资源的开销。在传统的文件和档案管理流程中，单位职工承受的压力和负担较大。在现代信息技术的推动下，可以降低人力资源的开销，同时提升员工技术能力和综合素质，从而推动其成长与进步。

2办公室文书档案管理工作中存在的问题

2.1管理人员工作水平不高

当前企业单位办公室管理工作存在管理人员工作水平不高的问题，主要原因有两个：一是当前部分企业单位对办公室档案管理工作不够重视，导致单位优秀人才不愿意参与办公室档案管理工作；二是部分企业单位缺乏专业的档案管理人员或没有及时为档案管理人员提供信息化技能培训，导致档案管理工作信息化水平较低。办公室管理人员工作水平不高导致办公室管理工作效率低、质量差，不利于单位各项工作的正常、有序开展，也不利于企业单位推动档案管理信息化建设，个别企业单位很有可能因此丧失部分竞争力。

2.2档案管理工作不够规范

当前企业单位办公室管理工作存在档案管理工作不够规范的问题，主要表现为档案管理制度和档案管理设备不规范。一方面，部分企业单位没有形成严格明确的档案管理监督机制，或是在制定档案管理监督机制时没有充分考虑到文书档案管理工作的特点，导致档案管理监督机制不完善；另一方面，部分企业单位没有完善文书档案管理设施和设备，导致文书档案管理效率不高，文书档案管理存在安全隐患的问题。

2.3数据安全与隐私保护问题

大数据背景下，数据泄露、篡改、丢失等安全事件的风险增加，同时，如何在充分利用档案数据的同时，确保相关人员的隐私不被侵犯，也是企业单位档案管理工作面临的重要问题。此外，由于企业档案信息化建设程度仍处于初级阶段，以人工查找纸质目录的方式为主，在各部门翻找和复印档案过程中，容易导致文件的丢失或者损坏，影响档案的安全性和完整性。

3信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

3.1投资智能化系统以降低长期成本

智能化系统的核心在于集成先进的信息技术，包括但不限于人工智能（AI）、大数据分析、云计算与物联网技术，目的是通过自动化和智能决策支持，优化档案管理流程，降低人力资源消耗，提升效率与准确性。人工智能技术在智能化系统中扮演着至关重要的角色，其通过自然语言处理（NLP）、机器学习（ML）和深度学习（DL）等技术，实现对档案内容的智能识别、分类和归档。这些算法能够从海量的数据中学习并提取有用信息，对档案进行高效的索引和检索，极大减少了人工操作的需求，提升了检索速度和准确性。大数据分析技术能够处理和分析庞大的档案数据集，揭示数据之间的潜在关联和趋势，为档案管理决策提供科学依据。云计算技术则提供了弹性的计算资源和存储能力，支持远程访问和协同工作，确保了档案管理系统的高可用性和灵活性。物联网技术在档案管理中同样占有一席之地，通过传感器和设备的连接，实现实时的档案环境监控和智能报警，保障了档案的安全性和完整性。通过集成和应用人工智能、大数据分析、云计算和物联网等先进技术，不仅能够实现档案管理的自动化和智能化，提高工作效率和准确性，还能在长期内实现成本节约和投资回报，为档案管理工作的未来发展奠定坚实基础。

3.2多举并行，加强企业单位办公室文书档案安全管理

第一，进行电子档案库建设的需求分析，确定档案库中需要包含哪些类别的信息，如检索速度、数据整合方式、访问权限等。第二，规范数据录入与整合流程，统一数据格式，并通过算法或人工的方式，确保录入档案数据的准确性和完整性。第三，加强数据安全与隐私保护。一方面，利用先进的加密算法对存储和传输的文书档案数据进行加密，确保档案数据在存储和传输过程中的安全性，使非授权的第三方无法解读；另一方面，建立数据权限和访问控制机制，根据员工或用户的角色定义其档案数据访问权限，实现细粒度的数据控制，限制不必要的数据访问，减少数据泄露的风险。第四，定期进行档案数据安全审计与风险评估，检查档案数据的存储、访问和使用是否符合安全规范，以便及时发现文书档案管理过程中潜在的安全隐患，并提前采取预防措施，保障档案安全。

3.3加强云存储安全防护与风险管理

在信息化技术日益成熟的今天，企业办公室档案管理工作效率的提升离不开云存储安全防护与风险管理的加强。云存储作为一种新型的数据存储方式，其安全性、稳定性和可扩展性对档案管理至关重要。云存储安全防护的核心在于构建多层次、全方位的安全体系，包括物理安全、网络安全、数据安全等多个层面。物理安全方面，需要确保数据中心的物理隔离和防灾抗灾能力，如采用生物识别技术、视频监控等手段加强对数据中心的实时监控；网络安全方面，应运用防火墙、入侵检测系统、数据加密技术等手段，加强数据传输过程中的安全保护；数据安全方面，则需实施数据备份、数据恢复、数据防篡改等措施，确保数据的完整性和可靠性。云存储风险管理是确保档案管理工作效率提升的另一关键环节，这包括对云服务提供商的严格筛选，确保其具备高标准的服务能力和良好的安全记录。

结束语

信息化技术在企业办公室档案管理工作效率提升方面发挥着至关重要的作用。通过采纳高效的数据加密技术、实施多因素认证机制、建立健全的数据备份和恢复策略、整合网络安全技术，并实施严格的数据访问控制及移动设备管理策略，能够显著提高移动办公档案的安全管理水平。

参考文献

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[2]康红岩.办公室档案管理工作的优化策略[J].科技创新导报,2021,18(2):114-116.

[3]厉美蓉.信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革与创新

研究[J].办公室业务,2021(5):142-143.