建设工程档案信息化管理探讨

建设工程档案信息化管理探讨

陈丹妮1   刘轮2

1、山东国医坛国际养生城有限公司  山东日照  276800

2、山东国咨建设项目管理有限公司  山东日照  276800

摘要：建筑工程文件是一份关于建筑工程的完整的文件，它是分析建筑工程中出现的各种事故的原因以及责任的确定的主要依据。做好建筑工程文件的管理，完善文件的管理方式，将有利于提升建筑工程的质量，提高其经济效益和社会效益。

关键词：建设工程；档案管理；信息化

现阶段，建设工程项目文件的档案管理主要采用信息化的管理方式，这是因为应用信息化档案管理模式能够有效保证项目管理系统的有效对接，从而提高管理的有效性。另外，信息化的档案管理还可实现项目全过程的动态控制，防止建设工程档案内容发生遗漏和丢失。

1、新时代建设工程档案信息化管理存在的问题

1.1档案信息化管理不足

随着城镇化速度的不断提高，各个地区的建筑项目数量不断增加，规模不断扩大，对文件的管理也产生了很大的影响，而传统文件的弊端也日益显现出来。目前，大部分建筑项目的文件还停留在传统的纸本化的保存模式，缺乏信息化的管理。而传统的文件保存方法，不但对保存的环境有很高的要求，而且要耗费大量的人力、财力、物力来创造一个不容易受潮、被蛀坏的安全存放环境。而且，翻来覆去的翻看，很可能会对原本的内容造成损伤，从而增加了修复、完善和整理的成本。为了适应当今时代的信息发展要求，适应建设事业的发展，加快建设事业的发展，亟待对档案材料进行信息管理。

1.2档案基础设施落后

基础设施是指档案信息化管理所需的软硬件设备。当前，大部分的大中型城市都已基本具备了自己开发或从市场引入建筑档案文件信息系统的能力，从而能够对传统的纸质建筑工程档案进行信息化管理。但是，在我国大部分的乡镇、乡镇，其建筑项目的档案工作的基本条件还比较薄弱，不能为建筑项目的信息化工作提供有力的保证。虽然在最近几年，随着计算机技术的发展速度的提高，这种情况得到了一定程度的缓解，但是仍然不能保证档案管理信息化的全面实施。

1.3档案信息化质量有待提高

建筑工程项目由于其牵扯的行业比较多，所以其文件的来源比较复杂，不能保证其真实性和完整性，再加上其本身的管理水平不高，这就对建筑工程文件的信息化造成了一定的影响。档案信息化的内容主要包含了两个方面：一是目录的信息化，二是全文的信息化，这两个方面都需要建立起一个完整的、与文本语义相一致的、与现实中的信息相一致的目录。唯有如此，信息化管理的优越性才能显现出来，没有了计算机信息技术的支撑，就不可能真正地提升档案的管理品质和效率。目前，国家对建筑项目文件的信息系统还没有建立起来，信息系统的信息系统水平还需要进一步提升。

1.4档案使用效率较低

建筑项目的文件不仅要有完整的记载整个项目的进程，而且要有方便的查询功能。但是，目前很多建筑项目的文件，在进行归档之前，都要进行几次的流动，这就造成了在归档时的残缺不全。而且，每一次的查询，都要到地方的城市建设文件管理部门进行核实，然后再到文件管理所进行查询，这不但影响了文件的利用率，还会造成一些想要查询文件的工作人员找不到自己想要的文件。

2、加强建设工程档案信息化管理的有效对策

2.1加强建设工程档案信息化管理

要强化建筑项目的信息管理，首先要提高建筑项目的信息意识。只要档案管理人员具备了对信息化管理的清晰认知，就可以在新时期下，充分地了解到了建设工程档案信息化管理的重要性与必要性，从而能够不断地提高自己的档案管理水平，运用现代信息管理技术，不断地探讨着档案信息管理的途径，逐步培养出一种对建设工程档案信息化管理的责任心与使命感，从而让我们在日常的档案信息管理中不断地向前迈进，为推动建筑行业的现代化发展做出自己的努力。同时，要提高建筑项目的信息化水平，还必须加大软硬件的投资力度。高校图书馆要想实现高校图书馆的信息化，必须借助计算机、云计算和大数据等现代科技手段。

2.2提高档案管理人员的业务素质

在建筑项目的实施中，档案管理者既是实施者，又是用户，因此，要想提升建筑项目的档案管理水平，就必须要提高其自身的素质。从三个层面来提高档案管理员的业务技能及电脑系统软体的运用。首先要提高高校图书馆馆员的“服务”观念；在全面网络的条件下，对档案管理人员提出了更高的服务理念，要积极地为访客提供档案信息输入和咨询，以达到他们的目的。其次，提高高校档案馆工作人员的业务素质；因为一个建筑工程从建立到完工，都涉及到了很多的工作，所以大部分的建筑工程都不会设立一个特殊的文件管理机构，所以在这个过程中，管理人员都要做一些兼职的工作，所以他们不可能专注于对文件材料进行详细、完整的输入和整理。在这种情况下，可以采用社会人才招聘、校招等方法来强化对档案管理人员的引入，建立一支高质量的档案管理队伍，并对其进行经常性的对档案管理的专业知识和相关的电脑技术进行训练，并将其评估的成果融入到薪酬之中。

2.3完善档案管理制度

建立健全的档案管理体系，是实现高校图书馆信息化的关键，也是高校图书馆信息化工作的基础。可以从如下方面着手：第一，地方建设单位应该结合自己的实际工程项目管理情况，以及当前管理人员的组织架构，构建相应的管理制度，并将其整合到档案管理体系中，以此为依据，与其它相关机构进行对接，并注意将国家政策、相关法律法规和地方相关要求结合起来，以保证档案管理制度的合理性和可行性。其次，地方政府部门要为施工项目的文件管理工作提供必要的技术支撑，推动施工项目文件的系统建设和改进，尽量避免在信息技术的应用中出现的安全性问题。在此基础上，针对目前我国高校图书馆在实施信息系统中存在的一些问题，提出了相应的对策，并针对这些对策提出了相应的对策和建议。建立一个科学的奖惩机制，并把它融入到专门的评价中，保证了文件管理员对系统的执行能力，激发了他们的工作热情，使建筑项目的档案工作得到了长久的、健康的发展。

2.4建立档案资源数据库

目前，我国建筑施工中的书面资料逐渐减少，但电子化资料却日益增多。为了适应日益增长的对电子文档的需求，必须建设更大规模的文档资料库。建立一个新的档案库，既不占用新的用地，又无需增加人力、物力、财力，大大提高了档案的效率。

2.5做好建设工程档案存量与增量信息化工作

首先，对已有的文件材料进行数字化改造，并对档案管理的人员、经费和可用的装备进行综合配置。其次，在处理新增加的档案材料时，除了要保持原有的纸质材料之外，还要将这些材料的信息化处理工作进行下去，凡是能让各部门进行信息化处理的材料，都要将这些材料保存到电脑中，而不是将这些材料保存到电脑中，从而提升了建筑项目的管理工作的整体水平，同时还要提醒，当这些材料被纳入到档案材料中的时候，一定要确保它们的完整性，并且要根据这些材料的信息化改造的要求，进行信息的输入和整理。

3、结语

本文对新时期建筑工程档案的特点、作用以及信息化管理中的问题与对策进行了较为详尽的论述，以期能使建筑工程档案信息化管理得到更好的发展，为建筑项目的档案管理工作提供基础和支撑。

参考文献

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