建设工程档案管理创新的几个方面

建设工程档案管理创新的几个方面

陈丹妮1  庄宜霖2

1、山东国医坛国际养生城有限公司  山东日照  276800

2、山东国咨建设项目管理有限公司  山东日照  276800

摘要：工程建设项目档案以建设工程为依据,全面与真实地反映了整个项目建设的细节,能够发挥信息支撑的作用,与项目建设全过程相结合。在本文的分析中提出了建设工程档案管理的概念以及特征，进而提出了如何加强档案管理创新的相关措施。

关键词：建设工程；档案管理；创新

1、建设工程档案的概念及特点

1.1、概念

在建筑行业中，通常将那些为人类生活、生产提供物质技术基础的各类建筑物和工程设施统称为“建设工程”。这些建设工程是人类有组织、有计划和有目标地进行的整体性、大规模的经济活动，不仅包括了各种建筑物的建设，还包括了各种工程设施的安装和调试。根据建设工程的自然属性，可以将其大致划分为建筑工程、土木工程和机电工程三大类：建筑工程主要涉及建筑物的设计和施工，包括住宅、办公楼和商业建筑等各种类型的建筑物;土木工程主要涉及道路、桥梁、隧道和水利设施等基础设施的建设;机电工程涉及各种机械设备和电气设备的安装和调试。在建设工程的实施过程中，会产生大量具有保存价值的资料—建设工程档案，包括了各种文字、图纸、图表和声像等多种形式的资料内容。建设工程档案不仅对建设工程的管理和监督具有重要的参考价值，还对建设工程的后期维护和改造具有重要的指导作用。

1.2、特点

(1）时效性：建设工程档案具有很强的时效性。档案中的信息需要及时更新，反映工程建设的最新进展和变化。同时，工程档案的保存期限也需要根据相关规定进行确定，确保档案在工程竣工后的有效利用。

(2）真实性：建设工程档案必须真实反映工程建设过程中的实际情况。档案中的信息应当准确、完整，不得有虚假记载或者遗漏。档案的真实性有助于推动后续工程的顺利进行，为工程质量的评估和追溯提供依据。

(3）复杂性：由于建设工程涉及多个专业领域和众多参与方，工程档案在内容和形式上呈现出复杂性。档案包括了各种设计图纸、施工方案、检测报告和验收资料等，需要专业人员对其进行分类、整理和管理。

(4）综合性：建设工程档案综合了多个专业领域的知识和信息，如建筑设计、结构设计、给排水设计和电气设计等。众多专业的信息在档案中相互交织，形成了一个综合性的信息体系，为工程建设的全面管理提供了有力支持。

2、建设工程档案存在的问题

2.1、档案制度建设不完善

在社会发展的背景下，建筑工程档案管理制度也在不断完善与优化，然而优化的成果与实际需要依旧无法匹配。现阶段，在我国住建部《城市建设档案管理规定》中，虽然已经对内容进行了具体化的修改，但是在实际工作中仍然存在很多的制约因素。在内容修订工作中，增加了城建档案验收需要严格根据竣工验收相关要求进行的内容，并删除了原有规定中对认可文件的要求。此外，在进行竣工验收备案时，需要进一步加大对建设工程档案文件的内容检查。以上规定在一定程度上促进了验收工作的效率，而制度与实际工作不匹配则主要体现在相关要求与联合验收存在一定的冲突性。

2.2、难以保证档案验收时限

在执行新的联合政策之后，很多原有的档案管理工作也被纳入到联合验收工作中。然而，若前期并没有进行详细的预验收工作便直接进行档案验收管理，会产生严重的后果，甚至会出现资料欠缺、真实性难以确保等问题，对于档案验收质量以及管理十分不利。

2.3、无法确保档案真实性及完整性

一方面，没有按照相关行业标准进行制度的制定，以至于管理人员无法认识到档案管理的重要性。另一方面，管理人员自身能力水平以及道德素养欠缺，经常出现档案缺失、不规范等情况。此外，很多档案管理部门在日常工作时会忽略档案管理的过程，没有对管理工作进行监督与检查，无法确保档案的来源以及真实性，这也会降低档案管理工作的工作质量。

3、创新工程档案管理的举措

3.1、保证档案的真实性与全面性

保证档案的真实性与全面性是档案管理工作的核心要求，对于建筑工程项目而言尤为重要。其不仅关系到工程项目的顺利进行和质量的保障，还是对历史负责、对未来负责的表现。自工程项目的起始阶段起，档案管理人员就应当全面、准确地收集和整理各种相关档案资料，包括工程设计图纸、施工合同、施工进度记录和质量检测报告等各种文件资料。在收集过程中，要注重信息的完整性和准确性，避免遗漏或者误传。对于收集到的档案资料，应当进行严格的审核和鉴定，确保其真实性和可信度。可以通过比对多方信息、实地考察等方式来验证档案的真实性。对于存在疑问或争议的档案，应当进行深入的调查和研究，确保档案的准确性和权威性。明确档案管理人员的职责和权限，建立档案管理责任制。对于档案管理工作中出现的失误或者问题，应当及时追究相关人员的责任，确保档案管理工作的严肃性和规范性。

3.2、构造网络化管理体系

很长一段时间，企业建设工程档案管理采取纸质管理模式，档案管理人员通过手工操作对档案进行收集和整理，不仅增加了工作压力，也无法对建设工程档案信息资源进行有效整合，服务企业项目建设。随着网络信息技术的不断发展，为企业建设工程档案信息化建设提供了外部条件，企业在建设工程项目建设过程中也越来越注重电子文件档案的生成和管理，相应地，未来企业在建设工程档案管理过程中既要实现制度机制创新，也要积极推进建设工程档案信息化建设。应积极主动引入现代信息技术，将其运用到企业建设工程档案管理工作之中，通过建设工程档案信息管理系统与其他系统进行有效连接，在更大范围内对建设工程档案信息进行收集，形成工程档案数据库，并结合工程档案管理实际需要形成在线收集、档案整理、在线归档、在线服务、在线利用等多种功能，更好地为企业工程项目建设提供多样化档案信息服务，进一步提升档案信息资源的管理质量和利用效率。

3.3、增强档案管理观念

增强档案管理观念，首先需要从企业领导层做起。领导层应当充分认识到档案管理在工程项目建设中的价值，将档案管理纳入企业的战略规划中，为档案管理工作提供必要的支持和保障。领导层还应积极推动档案管理的信息化建设，引入先进的信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。提升档案管理人员的职业素养则是增强档案管理观念的重要支撑。建筑企业应当注重档案管理人员的选拔和培训，选拔具有档案管理专业背景和实践经验的人才，通过定期的专业培训和实践锻炼，不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质。培训内容涵盖了档案管理的理论知识、实践技能及法律、法规等方面，使档案管理人员能够全面了解和掌握档案管理的相关知识和技能。此外，建筑企业还应加强对档案管理人员的考核和激励，通过制定合理的考核标准和激励机制，激发档案管理人员的工作积极性和创新精神，推动档案管理工作的不断发展和进步。

4、结语

在新的发展时期,工程建设行业呈现极速发展的趋势,工程管理备受瞩目。因此,要全面创新工程建设项目档案管理工作,积极构建科学高效的档案管理体系,依托高水平的管理人员,实现全方位创新与强化,提升档案管理效率与质量,为行业发展奠定坚实基础。

参考文献

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