档案电子化的风险防控

档案电子化的风险防控

张杏杏

栾川县档案馆 河南省洛阳市  邮编：471500

摘要：随着信息技术的快速发展，档案电子化已成为许多组织和机构管理档案的重要方式。然而，档案电子化也面临着一系列的风险和挑战，包括信息安全、数据完整性、技术变迁等问题。本论文旨在探讨档案电子化的风险，并提出相应的防控措施，以确保档案电子化的顺利推进和长期稳定运行。

关键词：档案电子化；风险防控；信息安全；数据完整性；技术变迁

引言

档案电子化是指将传统纸质档案数字化存储和管理的过程，它可以提高档案管理的效率和便利性，但同时也伴随着一定的风险。本文将从信息安全、数据完整性和技术变迁等方面探讨档案电子化的风险，并提出相应的防控措施。

一、档案电子化的风险及原因

1信息安全风险

档案电子化过程中的信息安全风险是一个关键问题，主要包括数据泄露和篡改、病毒和恶意软件攻击，以及网络安全漏洞。首先，数据泄露和篡改可能导致敏感信息泄露给未经授权的人员，或者数据被恶意篡改以达到不良目的。其次，病毒和恶意软件攻击可能导致档案系统遭受破坏或数据丢失。此外，存在的网络安全漏洞可能被黑客利用，进而入侵档案系统，威胁档案信息的保密性和完整性。因此，在进行档案电子化时，必须重视信息安全风险，采取有效的措施保护档案数据的安全和完整性，例如加强访问控制和权限管理，定期更新和升级安全防护设备，以及开展安全审计和漏洞扫描等措施，以应对潜在的信息安全威胁。

2数据完整性风险

在档案电子化过程中，数据完整性风险是一个关键问题。这种风险主要包括数据丢失或损坏以及不当的数据处理和存储。首先，数据丢失或损坏可能由于技术故障、人为错误或未经意间的操作失误而发生，导致重要的档案信息无法被恢复或使用。其次，不当的数据处理和存储可能会导致数据格式错误、数据冗余或数据丢失，影响到档案信息的完整性和可用性。因此，在档案电子化过程中，必须采取有效的措施保障数据的完整性，例如建立定期备份和恢复机制，确保数据可以及时恢复；同时，建立严格的数据处理流程和规范，加强对数据操作的监控和管理，以减少不当的数据处理和存储带来的风险。通过这些措施，可以有效地降低数据完整性风险，保障档案电子化过程中数据的完整性和可靠性[1]。

3技术变迁带来的风险

档案电子化过程中面临的技术变迁带来的风险是一个重要的挑战。这种风险主要涉及到技术设备的过时和格式、软件的不兼容问题。首先，随着技术的快速发展，旧有的技术设备可能变得过时，无法满足新的档案电子化需求，导致系统性能下降或功能受限。其次，不同格式或版本的软件之间可能存在兼容性问题，导致档案数据无法顺利迁移或共享，影响档案信息的流通和利用效率。因此，为应对技术变迁带来的风险，档案电子化项目需要制定长远的技术规划和更新策略，及时跟踪和评估技术发展趋势，以确保采用最新的、可持续发展的技术设备和软件系统。此外，定期进行硬件和软件设备的更新和升级，保持系统与时俱进，提高档案电子化系统的稳定性和可靠性。通过有效的技术管理和更新措施，可以降低技术变迁带来的风险，确保档案电子化系统能够持续有效地支持档案管理工作的开展和发展。

二、档案电子化的风险防控措施

1加强信息安全管理

加强信息安全管理是确保档案电子化过程安全性的关键一环。首先，需要建立完善的权限管理和访问控制机制，确保只有授权人员可以访问和操作档案数据，避免未经授权的访问和恶意操作。这包括对不同级别的用户设定不同的权限，例如只允许特定部门或人员访问敏感信息。其次，采用加密技术对档案数据进行加密保护，确保数据在传输和存储过程中不被窃取或篡改。加密技术可以有效防止黑客入侵和数据泄露，并提高档案数据的安全性。此外，定期进行安全审计和漏洞扫描是保障信息安全的重要手段，通过检测和修补系统中存在的安全漏洞，及时发现和应对潜在的安全风险，提高档案电子化系统的整体安全性。最后，加强员工的信息安全意识培训和教育，提高员工对信息安全风险的认识和防范能力，防止因人为失误或不当操作导致的安全问题发生。通过以上措施，可以有效加强信息安全管理，降低档案电子化过程中信息安全风险的发生概率，确保档案数据的安全性和完整性，促进档案电子化工作的顺利进行。

2确保数据完整性

确保数据完整性是档案电子化过程中的一项重要任务，以防止数据丢失、损坏或篡改，确保档案信息的可靠性和准确性。首先，建立定期备份和恢复机制是保障数据完整性的关键步骤之一。通过定期备份档案数据，并将备份数据存储在安全可靠的地方，可以在数据丢失或损坏时及时恢复数据，避免因意外事件导致的数据不可用或丢失。其次，建立数据校验和验证机制也是确保数据完整性的重要手段。通过对档案数据进行校验和验证，确保数据在传输和存储过程中没有发生错误或篡改，保障档案信息的完整性和准确性。另外，使用可靠的存储设备和技术也是保障数据完整性的关键因素之一。选择高品质、可靠性高的存储设备，并采用先进的数据存储技术，可以有效减少数据丢失或损坏的风险，提高档案数据的可靠性和持久性。最后，建立严格的数据处理流程和规范，加强对数据操作的监控和管理，也是确保数据完整性的重要措施。通过规范的数据处理流程和严格的管理制度，可以减少不当的数据处理和存储，降低数据完整性风险的发生概率，保障档案信息的安全性和可靠性。通过以上措施的综合应用，可以有效确保档案电子化过程中数据的完整性，提高档案信息的可信度和可用性，促进档案管理工作的顺利进行

[2]。

3应对技术变迁

应对技术变迁是档案电子化过程中必须面对的挑战之一。首先，制定长远的技术规划和更新策略至关重要。这包括对现有技术设备和软件系统进行全面评估，了解其是否能够满足未来档案电子化的需求，以及是否存在需要更新或替换的问题。在制定技术规划和更新策略时，需要考虑到档案电子化的长期发展目标和技术趋势，选择符合档案管理需求的先进技术设备和软件系统，以确保档案电子化系统能够持续稳定地运行和满足用户需求。其次，持续跟踪和评估技术发展趋势是应对技术变迁的关键措施之一。随着科技的不断进步和创新，新的技术设备和软件系统不断涌现，档案管理工作也面临着新的技术挑战和机遇。因此，需要定期关注和研究最新的技术发展动态，了解其对档案电子化工作的影响和应用价值，及时调整和优化技术规划和更新策略，以适应新技术的应用需求。最后，定期进行硬件和软件设备的更新和升级是应对技术变迁的重要手段。通过定期对现有技术设备和软件系统进行更新和升级，可以保持系统与时俱进，提高系统的稳定性和性能，以应对新技术带来的挑战和变化。通过以上措施的综合应用，可以有效应对技术变迁带来的风险，确保档案电子化系统能够持续稳定地运行，满足档案管理工作的需求，推动档案电子化工作的顺利进行。

三、结论

档案电子化为档案管理带来了巨大的便利和效率提升，但风险防控同样至关重要。本文提出的风险防控措施是保障档案电子化顺利进行的关键，但随着技术的不断进步和环境的变化，我们需要不断完善和调整这些措施，以应对未来的挑战。

参考文献

[1]肖蓓蓓.科技档案电子化的风险防控[J].办公室业务，2022（06）：135-136.

[2]李黎.档案电子化的风险防控[J].河南水利与南水北调，2019，48（09）：90+94.

作者简介：张杏杏，女，1987-，汉，栾川，助理馆员，学历：本科