工程项目档案信息化建设的措施与保障分析

工程项目档案信息化建设的措施与保障分析

周洋

湖南云数项目管理有限公司， 湖南 长沙 410000

摘要：在当前信息化时代，工程档案信息化管理的质量是评估施工企业现代化管理能力的标准之一。促进企业档案管理朝向信息化发展，有利于提升企业管理质量。随着现代工程的进步，工程施工过程中所使用的先进设备和技术越来越多，且呈现专业化和科技化的趋势。故积极探索现代化信息技术，健全档案管理制度，优化档案管理利用流程，整合各项信息资源，确保工程项目资料齐全、真实、系统、成套。可为后续查找、利用、稽核等提供参考及证据作用。评估施工企业现代化管理能力的标准是企业档案信息化管理的质量。促进企业档案管理朝向信息化发展，有利于规范施工企业管理，从而提升企业管理质量。此外，随着现代工程的进步，工程施工过程中所使用的先进设备和技术越来越多，且呈现专业化和科技化的趋势。当施工设备发生故障时，需要相关部门进行维修。维修人员则可以依靠档案资料参考。再者，企业实现档案信息化管理还能促进施工企业朝着良好的方向发展。在当今新的形势下，有效地管理档案信息化，有助于推动档案资源的开发利用，培养高素质高科技人才，形成一个新的团队。

关键词：工程项目；档案；信息化建设；措施

随着社会经济和现代科技的快速发展，工程公司档案的管理形式和运行机制发生了一系列的创新变革。这对档案管理工作的质量提出了更复杂、多元化的要求。为了紧跟时代的步伐，公司需要依靠现代信息技术，加快推进档案管理的信息化建设，以提高档案管理工作的效率和落实质量，并更好地解决公司自身和社会公众的实际问题。

1工程实现档案信息化管理的必要性

工程项目数据信息的记录主要通过档案来实现档案信息化管理是网络信息时代的必然趋势，档案管理是实现工程规范化、集中化、精细化管理的主要方式，必须加强对工程档案管理工作的重视。在现代化背景下，应积极推动档案信息化管理工作，以信息化为契机创新改革工程档案管理体系。对工程项目来说，档案信息化具有以下重要作用：

第一，直接直接作用。a.提升工程管理的规范性；b.以规范化档案信息数据作为支撑，提高工程管理效率；c.确保立项文件、招投标及工程合同、资料文件、工程量清单、验收记录等项目过程工程文件信息的安全性与可追溯性。

第二，间接作用。a. 优化工程档案信息行政管理体系；。在工程管理过程中，必然会产生大量信息数据，包括质检数据、隐蔽工程数据、施工设计图纸、工程量清单、合同文件等。这给档案管理工作带来了极大的负担。如果仍然采用传统的纸质管理方法，不仅无法提高管理效率，还会面临档案潮湿虫蛀等风险，也无法真正反映实际施工状态及建设过程真实情况。因此，有必要在工程项目建设期间实现档案信息化管理。

2公司工程档案管理信息化建设遵循的原[1]则

2.1标准规范需求引领原则

统一标准，规范建设是实现工程档案管理信息化建设的基本原则，是提高工程档案质量和效率的一种方式。在档案管理信息化建设过程中应加强标准管理，严格规范工作流程，树立标准意识，坚持标准规范先行的原则，才能确保工程档案管理工作的有序进行，收集整理的资料全面系统。

公司档案管理信息化建设的一个首要目标是提高公司档案服务效率，因此，在推进公司档案信息化建设过程中，应以需求为主导，推动其发展。目前，集团公司和普华已经合作研发了一款名为PMS的工程项目管理软件。[2]为了满足业务需求和提高效率，我们需要为工程项目人员提供专业的点对点培训服务。同时，我们还需要选择一种公司内部员工熟悉的网络操作界面。通过设置用户登录权限，工程技术人员可以随时随地方便地查询和调取档案资料；另外，还可以建立用户反馈平台，及时收集用户对档案管理过程中的问题和不足，并进行改进，以满足用户需求。

2.2效益统筹性原则

实现纸质档案信息化管理需要耗费大量人力、物力、财力和技术投入。为此，在档案信息化建设过程中，档案管理部门必须严格遵循效益性原则，做好统筹安排，以提高纸质档案资料精确迁移的工作效率。档案工作档案管理部门应从自身的发展需求出发，采用全面研究、深入挖掘需求以及分析总结等方法，重点解决实际优化问题，以促进档案信息化建设的顺利进行，提高建设效率。对于大型档案信息化建设项目，档案管理部门工作还应充分考虑效益期限，以低投入、高产出的投资理念开展信息化项目，同时创造出高经济效益，推动其他项目的发展。

2.3安全应用原则

鉴于档案管理的特有性质和互联网信息技术的"不安全"特点随着社会信息化程度的日益提高，网络信息技术的“不安全性”也日渐凸显，在公司档案管理的信息化建设过程中的安全问题不容忽视，故，有必要需加强保密管理，以提高档案使用的安全性。公司的档案管理信息化建设必须遵守《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，对公民的保密义务进行规范。公司档案信息管理系统采取具体措施执行身份验证，做好档案异地备份工作，

，如设置防火墙，以改善档案保密措施，实现工程档案资源的科学利用与管理，并确保档案利用服务效率树立防范意识，防止泄密。

3工程项目档案信息化管理措施内容探讨

3.1加强领导，强化档案信息化建设的重视程度

工程档案涉及范围广且贯穿于项目建设全过程，做好工程档案工作需要全体成员的共同努力。故应将工程档案工作融入项目建设，明确档案工作分管领导，实行岗位责任制，将档案工作纳入项目考核，为项目档案工作提供保障。同时，在项目建设过程中，完善档案信息化管理制度，规范档案工作流程，把档案基本要求与工程项目建设有机结合，将信息化技术融入档案管理工作中，让档案工作做到有章可循、有法可依，确保项目档案收集的及时和完整。同时，全面推进档案管理信息化建设，需在思想层面引起重视，尤其是公司领导和各级管理人员，需要充分发挥自身的示范引领作用，积极摒弃传统、滞后的思想观念和管理理念，正确认识到档案管理信息化建设有长远发展的重要意义。积极参与关于档案管理信息化建设的活动，全面了解传统档案管理与信息化档案管理之间的明显差异。

3.2加强档案专业人员队伍建设与培养

目前，档案人才队伍建设还存在较大的缺口，档案管理人员的培训意识也比较薄弱，故在工程档案管理信息化建设过程中，应着重加强档案人员队伍建设。针对自身发展需求，积极开展档案及信息化技术专业培训工作，整体提升档案工作人员的工作水平和专业能力。通过引入专业人才来提升整体档案意识，推动档案人员的工作积极性，以此来提高档案信息化建设的实际效果。同时，还应设立人才竞争机制，通过竞争激发档案管理人员的工作热情和积极性，使其自觉参与信息化建设团队，提升他们的信息化素养，为高效构建档案的信息化做出人才上的支持。

3.3完善档案信息化管理体系

工程档案管理是一项复杂的工作，为保证档案管理工作的有序进行，应结合项目具体情况，制定并完善档案信息库，建立一套完整的工程档案信息化管理模式并保证档案管理系统的稳定运行。在档案工作中，通过信息化管理对工程资料进行补充与完善，提高档案人员对全过程资料的把控能力。同时，充分利用信息化管理系统多角度、高质量、高效率的对项目资料进行档案整理及数字化工作，以此提高档案的系统性，便于后期的利用与管理。不过，在进行档案信息化管理工作过程中，应提高档案信息安全的重视程度，采取有效措施确保档案信息数据及储存利用安全。大力引进优秀人才

固有的思想理念对档案管理人员的工作热情和效率有相当大的影响，也会妨碍档案信息化建设的发展。为此，我们应该改善档案管理工作的外部引进机制，吸引优秀工程项目专业人才，通过引进外来人才来激发内部员工的积极性，激发他们的学习热情，以提高档案信息化建设的实际效果。为了提高档案管理的效率和质量，我们需要摒弃“重视学历而忽视实践经验”的错误观念，而是根据人员的岗位要求来引入新型人才，并促进内部人才的融合，以提升人才队伍的建设。同时，档案管理部门还应设立人才竞争机制，通过竞争激发档案管理人员的工作热情和积极性，使其自觉参与信息化建设团队，提升他们的信息化素养，为高效构建档案的信息化做出人才上的支持。

3.2强化对档案管理信息化建设的重视程度

公司要全面推进档案管理信息化建设，需在思想层面引起重视，有针对性地强化档案管理信息化建设的重视程度。尤其是公司领导和各级管理人员，需要充分发挥自身的示范引领作用，积极摒弃传统、滞后的思想观念和管理理念，正确认识到档案管理信息化建设对公司长远发展的重要意义。同时，积极参与关于档案管理信息化建设的活动，全面了解传统档案管理与信息化档案管理之间的明显差异，重新确定公司内部各部门的管理范围、职责和具体要求，并根据公司运营发展的实际情况进行调整，定期组织开展档案管理信息化建设的宣传和教育工作，以增进各岗位人员对该建设的全面认识和了解。逐步在公司内部形成良好的档案管理信息化建设氛围，为加快推进该进程奠定坚实基础。

3.3加强档案专业人员队伍建设，实现高效管理

在公司档案管理信息化建设过程中，需要着重加强档案专业人员队伍建设。针对当前的档案管理人员，应积极开展培训教育，以提高他们的综合素质。这项工作涉及信息技术和档案管理专业，对档案管理人员的综合素质要求较高。因此，公司应该专注于加强对档案管理人员的培训，并与在档案管理信息化方面经验丰富的部门进行合作。目前集团公司已与普华公司合作，开发并应用了工程项目管理软件（PMS）。在此方面，九江公司率先采用该软件，从实际执行效果来看，虽然新乡公司在运用过程中取得了相对较好的结果，但从软件的使用情况和开发模块角度来看，仍存在许多问题。此外，深冷能源在对接PMS和NC软件时暂时无法实现资源共享，例如采购入库和领料等功能，为了避免PMS软件无法与深冷能源工程项目建设进行对接，对接需要大量资金投入。与此同时，集团公司也正在逐步开发PMS工程软件在档案信息管理方面的应用。为了有效解决公司档案管理信息化建设中的瓶颈问题，提高管理水平，我们需要进行实地调研和学习，以获得相关经验，并将

其运用到工作中。

4结束语

公司在档案工作过程中，应该充分重视对档案管理信息化建设的思考研究。同时，需要结合公司项目的业务特点和现有的档案管理情况，采取各种措施来加强对档案管理信息化建设的重视程度。这些措施包括建立健全信息化档案管理制度和体系，完善档案管理软硬件基础设备设施建设，以及加强档案管理信息化建设和安全防护力度等。只有持续推进档案管理信息化建设进程，公司才能实现高效化、信息化和智能化的发展。

参考文献

[1]何小琴.档案信息化建设与工程档案管理[J].兰台内外,2021(32):4-6.

[2]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案,2020(01):16-17.

[3]高萌.档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨[J].办公室业务,2019(15):61.

[1]此段本为公司档案管理信息化建遵循原则，不懂存在的思路和意义，故更改。但还是对此段不解。

[2]可否删除