试析大数据下的国企档案管理改革策略

试析大数据下的国企档案管理改革策略

赵雄燕

延安新区投资发展（集团）有限公司

陕西省延安市    716000

摘要：在大数据背景下，国企的档案管理困难已经成为当前必须立即解决的问题。档案管理制度不够完善，缺乏有效的管理条例，所以档案管理工作必须尽快达到标准化和管理化的有机结合。目前，在国企档案管理中，规范化管理技术已经被广泛应用于国企档案管理中，由于规范化管理带来的便捷使得工作人员在很大程度上提高了自身的工作效率，在国企建设中发挥着巨大的作用。企业要突破当前档案管理困境，管理人员就应与时俱进，迎合当前信息化时代的发展趋势，做好企业档案的改革工作，为未来的可持续发展打下坚实的基础。

关键词：大数据；国企；档案管理；改革策略

1大数据下国企档案管理工作存在的问题

1.1档案管理制度落后

在大数据背景下，国企的档案管理面临着诸多挑战，其中最为突出的问题之一是档案管理制度的落后。许多国企仍沿用传统的档案管理模式，缺乏与时俱进的管理理念和制度更新。这导致档案管理工作效率低下，无法满足企业对信息快速获取和利用的需求。因此，国企需要制定一套符合大数据时代特点的档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、高效化和信息化。

1.2档案管理技术落后

随着大数据技术的快速发展，国企的档案管理技术也亟待更新。目前，一些国企仍采用传统的纸质档案管理方式，不仅占用了大量存储空间，还难以进行快速检索和共享。此外，纸质档案易受损、易丢失，给企业的信息安全带来了隐患。因此，国企应积极引进先进的档案管理技术，如电子档案管理系统、云计算等，提高档案管理的效率和安全性。

1.3档案管理人员素质不高

档案管理人员的素质直接影响着国企档案管理工作的质量。然而，目前一些国企的档案管理人员缺乏专业知识和技能，难以胜任大数据背景下的档案管理工作。此外，一些管理人员对大数据技术的掌握不够熟练，难以充分发挥其优势。因此，国企应加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素质和技能水平，确保档案管理工作的高效开展。

2大数据下国企档案管理改革策略

2.1建立完善的档案管理制度

首先，档案管理制度应明确档案管理的目标。国企的档案管理不仅仅是为了保存资料，更重要的是为企业的战略发展、决策制定提供有力支持。因此，档案管理制度应明确档案管理的目标，确保档案资源能够为企业的发展提供有效服务。

其次，档案管理制度应确立档案管理的原则。这包括保密原则、完整性原则、可追溯性原则等。保密原则要求档案管理过程中必须严格保护档案信息的安全，防止信息泄露；完整性原则要求档案必须完整无损，不得随意篡改；可追溯性原则要求档案信息的来源、流向必须清晰可查，确保档案管理的透明度。

此外，档案管理制度还应规范档案管理的流程和要求。这包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等各个环节。在档案收集环节，应确保档案的真实性和完整性；在档案整理环节，应按照一定的分类标准进行归档，方便后续查询和使用；在档案借阅环节，应建立完善的借阅制度，确保档案的安全性和可追溯性；在档案销毁环节，应严格按照相关规定进行销毁，防止信息泄露。

同时，档案管理人员的行为也应受到制度的规范。档案管理人员是档案管理制度的执行者，他们的行为直接关系到档案管理工作的质量。因此，档案管理制度应对管理人员的职责、权限、工作要求等进行明确规定，确保他们能够按照制度要求规范自己的行为，保障档案管理工作的顺利进行。

为了确保档案管理制度的有效实施，国企还应建立档案管理制度的评估机制。定期对档案管理制度进行检查和评估，及时发现问题并进行改进。这包括对档案管理制度的执行情况、档案管理人员的工作表现、档案资源的利用情况等方面进行评估。通过评估，可以发现制度中存在的问题和不足，为改进和完善档案管理制度提供依据。

2.2引进先进的档案管理技术

档案管理作为企业内部运营的重要组成部分，其技术升级与创新变得尤为重要。为了应对这一变革，国企应积极引进先进的档案管理技术，如电子档案管理系统、云计算等，以提升档案管理的效率和安全性，实现档案的快速检索和共享。

电子档案管理系统作为一种高效、便捷的档案管理工具，具有传统档案管理方式无法比拟的优势。该系统能够实现档案的数字化、网络化管理，使档案信息的存储、查询、传输变得更加便捷。通过电子档案管理系统，国企可以实现对档案信息的快速检索，提高档案利用效率，同时降低档案管理成本。此外，该系统还可以提供多种形式的档案展示，如文字、图片、视频等，使得档案信息更加生动、直观。

通过云计算，国企可以构建分布式档案管理系统，实现档案信息的集中存储和共享。这种管理方式不仅提高了档案信息的安全性，还使得档案信息能够跨地域、跨部门、跨时间进行共享，为企业决策提供更加全面、准确的数据支持。

通过不断升级和完善档案管理技术，国企可以进一步提高档案管理的效率和安全性，推动档案管理工作的现代化进程。例如，国企可以研发基于人工智能的档案管理系统，实现档案信息的智能分类、自动识别和智能推荐等功能，提高档案管理的智能化水平。

2.3加强档案管理人员培训

首先，培训内容应涵盖档案管理基础知识，如档案分类、归档、保管等方面的知识，确保档案管理人员能够熟练掌握档案管理的基本流程和方法。其次，随着大数据技术的快速发展，档案管理人员也需要掌握相关的数据处理和分析技能。因此，培训内容还应包括大数据技术的学习，如数据挖掘、数据可视化等方面的知识，使档案管理人员能够更好地应对大数据背景下的档案管理工作。

此外，信息安全也是档案管理工作中不可忽视的一环。在培训过程中，应当加强对档案管理人员的信息安全教育，让他们了解信息安全的重要性，并掌握基本的信息安全技能，如数据加密、网络安全等方面的知识，确保企业的档案信息能够得到有效的保护。

为了增强培训效果，国企还可以采取多种形式的培训方式，如线上培训、线下培训、实践操作等。同时，建立完善的考核机制，对档案管理人员的培训成果进行定期考核，以确保他们能够真正掌握所学内容，并将其应用到实际工作中。

除了培训和教育，国企还应建立完善的激励机制，鼓励档案管理人员不断学习和进步。例如，可以设立奖励制度，对在档案管理工作中表现突出的员工进行表彰和奖励；还可以提供晋升机会，让优秀的档案管理人员有机会进入更高层次的管理岗位，为企业的发展做出更大的贡献。

2.4坚持继承与创新观念相结合

建立档案文化是一个长期的过程，并不是将原来的理念推翻，而是在原有基础之上打造新的文化，基于前期的文化基础再创新再发展，国企在不同的发展阶段都是随着趋势迭代更新。国企的发展需要不断创新，创新是国企文化的活力，也是国企文化的价值。如果文化建设没有创新，就会使国企失去活力，更无法进行创新建设。现如今，要结合国企自身发展特点，逐步形成可持续发展的创新动力，同时要凝结、发现和完善创新核心，这是一项十分繁重的任务，需要全体国企员工积极工作。因此，必须不断创新档案管理文化，以调动员工的活力，为国企的发展打下坚实的基础。

结语：

总之，在大数据背景下，国企档案管理面临着诸多挑战和机遇。通过制定完善的档案管理制度、引进先进的档案管理技术、加强档案管理人员的培训等措施，国企可以突破当前档案管理困境，实现档案管理的现代化和高效化，为企业的可持续发展打下坚实的基础。

参考文献：

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