浅谈新形势下如何做好办公室保密工作

浅谈新形势下如何做好办公室保密工作

潘昕

云南省无线电监测中心 云南 昆明650228

【摘要】办公室作为单位的重要信息部门，在整个组织机构发挥着协调、沟通和承上启下的重要作用。在网络时代背景下，办公室日常会产生大量的信息面临处理，其中就包括一些机密信息，使得保密工作的难度越来越大。本文先介绍了办公室保密工作存在的问题，如保密内容覆盖面广泛、涉密人员的保密意识淡薄、办公室保密制度不健全等，分析其成因并针对这些问题，提出了一些相应的对策。

【关键词】办公室；保密工作；规章制度；对策

1 办公室保密工作存在的问题

1.1保密内容覆盖面广泛

   办公室作为单位的一个重要部门之一，它在工作运转中发挥着承上启下的作用，办公室工作人员肩负着大量工作的同时要做好内部机密信息，所以，办公室保密工作大多覆盖面较广、内容又十分复杂，主要包括会议信息、科技信息、以及涉及民航、铁路、森林防火、公众移动通信等各类干扰通信信息，甚至可能是国家信息，这也决定了办公室保密工作的重要性。

1.2涉密人员的保密意识淡薄

    现如今，有的单位都不够重视办公室保密工作，使得部分办公室个别人员缺乏较强的保密意识。对于一些重要性较低的办公室，其个别工作人员的保密意识就更差，在他们看来，只需执行上级部门领导的命令，并落实好基层服务工作，严禁将相关资料带出办公室，保密工作只是上级部门的责任，跟他们无关，正因如此，他们在实际工作中往往比较懈怠，玩忽职守，比如说，在与他人交流的过程中，不经意间透露出保密文件的信息内容，或者随意将保密文件上传到网络上，这样很容易造成保密信息的泄露。

1.3办公室保密制度不健全

健全的办公室保密制度，是确保办公室保密工作落实到位的重要基础，然而有的单位未建立严格规范的办公室保密制度，可能导致办公室资料泄露，对办公室保密工作是极其不利的。同时，部分单位虽构建了较为完善的办公室保密制度，却没有安排人员监督保密制度的进行，再加上现有的办公室工作人员疲于工作，无暇学习保密制度，导致办公室保密制度留于纸面，无法发挥相应的指导与规范作用[1]。

1.4 办公室保密技术不健全

当前，办公室办公环境不断完善，办公室保密设置不仅包括传统的安保与必要的保密设施，还要加强对网络保密技术的应用。但是，很多单位却没有重视保密工作，没有设置办公室保密专项经费，没有建设相应的保密设施，更没有建立专业的网络环境，使得办公室内部各种设备的安全等级，导致办公室网络泄密风险增大。

2 新形势下办公室保密工作的对策

2.1 加强保密团队建设，提高人员素质 

第一，严格制定保密知识宣传与培训计划。积极开展信息安全保密宣传工作，把信息安全保密与保密工作知识作为宣传教育的一项重要工作，强化涉密人员的保密防范意识，具备一定的保密技能。将保密法律、法规纳入培训计划，通过学习培训，增强领导干部的保密意识；做好宣传保密工作，营造良好的保密普法教育氛围。开展保密法制教育，把保密法制教育确立为任职培训内容，借助宣传栏、专网等渠道，开展日常性保密法制教育，让其在具体工作中自觉遵守与履行保密法律法规。对保密要害部分人员，还应重点开展保密法制教育，增强其保密防范意识，提高业务技能水平。

第二，加强人员保密意识的审查。入岗前，就组织人员进行保密知识与技能的考核，全面了解办公室人员过往的政治表现、纪律情况和工作情况，使办公室重要岗位人员有着端正的工作态度和较高的政治素养，还要有突出的业务能力，能够应付各种突发情况[2]。

第三，建立一支高素质的办公室保密团队，全面负责办公室日常保密工作，针对保密工作的开展提供指导，并进行严格监督，使保密工作得以顺利落实。

第四，建立涉密人员数据库，每隔一定时间就进行普检和审查，逐一签订责任书，建立重大事项报告机制，按照不同阶段，有针对性地落实好涉密人员培训工作。

2.2 建立健全保密规章制度，强化保密工作基础

结合办公室实际，分析其日常工作运行需求，建立健全保密规章制度，进而提高办公室保密工作质量。对于办公室保密规章制度，除了涉密文件及涉密设备等的管理外，还包括保密工作检查制度、奖惩制度等相关内容，其中，涉密文件管理制度就需要相关文件的标准作出明确规定，并制定相应的操作规范与标准，如此一来，可以帮助办公室工作人员确定保密工作的具体范围，有利于办公室保密工作的正常进行。至于如何界定涉密文件，就需要从国家相关法律法规出发，依据办公室工作现状，做好相应的规划工作[3]。

办公室保密工作监督与检查制度，主要是依据办公室保密条件，除了采取日常定期检查外，还要采取不定期突击检查的方式，以便及时了解办公室保密工作开展情况，如果发现一些问题，及时采取整改措施，促使办公室工作人员形成较强的保密意识，也更有利于办公室各项保密制度的落实。此外，严格规范的保密工作监督与检查制度，可以快速发现当前办公室保密工作的不足，并采取相应的改进措施。

2.3 完善办公室保密设施建设

要想提升保密工作质量，就要围绕办公室工作人员进行保密素养与能力的培养，不断完善办公室保密设施，为保密工作的开展创造有利条件。

首先，按照涉密文件重要性的不同，设置相应的归档保存与查阅地点，还要立足于办公室现实状况安装报警、信号屏蔽以及监控设备。其次，对于自动化办公设备，都要安排专业的采购、维护保养人员，并针对每一种自动化办公设备设置专门的用户口令，同时安装操作记录监控程序，还要保证自动化办公设备没有正常登入时自动报警，并自动锁机，以便对自动化涉密设备进行有力掌控与管理。还要组建一支网络管理团队，密切监督网络的安全与使用情况，防止办公室机密信息被不法分子窃取[4]。

3 结束语

综上，做好办公室保密工作，对其日常工作运行和发展具有重要意义。当前，办公室保密工作面临诸多问题与挑战，如保密内容范围较广、保密意识淡薄、规章制度不健全等，严重影响了办公室保密工作质量。因此，应加强保密团队建设，提高人员素质；建立健全保密规章制度，夯实保密工作基础，并加快完善办公室保密设施建设，提升办公室保密工作成效。

参考文献：

[1]宣红梅.新时代背景下办公室保密工作完善途径浅析[J].魅力中国,2021(39):0007-0009.

[2]方芸.浅谈如何做好新形势下的保密工作[J].科学大众：科技创新,2020(1):1.

[3]杨洋,田帅,潘志明.基于新时代背景下办公室保密工作的完善路径[J].办公室业务,2022(21):99-101.

[4]邵美颖.谈如何在新形势下做好办公室保密工作[J].环球市场,2020,000(016):277.