新时期事业单位档案管理的创新思路及方法

新时期事业单位档案管理的创新思路及方法

高翔

延安市安塞区城乡居民社会养老保险经办中心  陕西省延安市  717400

摘要：现阶段，公共部门的进步和建设已经开始受到全社会的高度关注，并已转变为中国的主要建设任务。伴随着当前的经济变革飞速推进，公共部门的文件处理既存在机遇，又面对着巨大的考验。对公共部门的文件处理，必须大力增强职员的职责感，以确保公共部门的管理水平。在当前的情况下，随着公共机构改革的推进，整个体系的文件处理正在持续进步，文件处理的规范与标准也在逐渐增强。在公共机构的构建过程中，文件处理的角色日益被看重。

关键词: 事业单位；档案管理；创新思路

引言

目前，我国的许多行政机构的文件处理方式过于陈旧，不能满足新时期的发展需求。所以，我们应该认识到行政机构文件处理的必要性与合理性，并且，还需对现存的任务进行深度的调整与变革，运用先进的科学技术、思想观点来完善并提升行政机构的文件处理方面，以便增强其管理的效能。作为国家体系的关键一环，行政事务性机构肩负起了保障国家平稳进步的关键任务。内部的行政事业单位文件管理工作既体现了行政职责，又兼顾了管理职责和服务职责，并且与我国的政策和经济增长息息相关。在这些机构的日常运营过程中，通过实施科学且合适的文件管理，不只是能够推动和改善机构现有的运营，也会持续推动机构走向更高的效率和更规范的运营，从而为机构在新的历史阶段提供持续的推动力。档案管理这项对于行政和公共机构来说是至关重要的，它将随着新的历史和潮流持续改进和进步，以提升其工作的效率和清晰度。

1行政事业单位档案管理工作的特点

1.1档案管理的系统性

换句话说，处理行政机构的文件，是一项复杂的任务。在这些文件的存储过程中，绝大多数的文件都会被保留约一年，随后将被集结到特殊的文件处理机构以便于统一且全面地保留。为了确保文件处理机构的工作流程的全面与有序，当处理这些文件的过程中，我们必须对文件的主题、日期做出深入的记载，并根据特定的分类标准来实施有效且精确的管理。因此，我们需要建立一个相对完善的管理体系，以确保行政机构的文件管理任务能够按照规定的步骤进行。[1]

1.2完整性和真实性的双重要求

对于行政机构的文件管理任务，必须构筑一套既实用又严谨的规章制度，以此在基础层面增强文件管理的效能和品质，确保与其紧密联系的各相关部分能够顺畅地进行各项任务，进一步提升全体机构的运营效能。此外，通过整体剖析行政事务部门的文件资料，我们能够深入理解当前的任务执行速度、成果和有关部门职员的职务表现，从而能够更清晰地掌握该部门的当前运营状况。首先，我们必须确保行政事业单位的档案管理机构所获取的信息是全面且准确的，如果不能做到，那么会在整个流程中产生极其严重的方向误差，从而使得我们不能为相关机构提供有效的建议。所以，确保公共机构的文件管理任务的核心在于确保信息的准确性与全面性。

2行政事业单位档案管理创新的必要性

伴随着最新科技、最前沿的思想，公共机构的文件管理任务也会紧密配合社会的步伐，持续朝着数字化、功能性、电子化、广泛性的方向前进，以此来持续优化并更新现存的文件管理任务，让它们能够最大程度地发挥其功能。档案的存储功能，主要包括对公司内部的各种任务、成员以及业务的基本数据和关键的文件材料的收集，这些都包含了公司全体部门的宝贵信息。因此，在执行档案管理任务时，档案管理者需要尽力完成他们的责任，对每一个部门的档案进行科学且适当的处理，以最大限度地利用公共服务的功能，并向公共机构以及公共服务人员提供可靠的数据以供参照。此外，如果在公共机构的日常运营中遭遇挑战，我们能够参考历史记录，吸取先人的策略和知识，迅速找到解决办法。伴随着信息科技和网络科技的进步，如今它们已经广泛地被运用于各种领域，并且表现出显著的效果，为不同的行业带来了活力。在行政事业单位的文件管理中，我们需要跟随时代的步伐，充分运用信息科技来改善我们的职责，搭建一个相关的在线平台，增强我们与各个机构的交流，增强我们的沟通能力。另外，我们还能够借助在线平台的详尽、规范的特点，将所有的任务做到完整的记录，从而让我们的日常管理变得更为透明和公正。随着新的历史阶段的推进，公共机构持续遭遇着进步和困难，公众开始意识到文件管理的关键地位。[2]

3行政事业单位档案管理存在的和问题

3.1缺失完善的管理制度

目前，行政事业单位的文件管理存在着明显的不足，其中最主要的就是缺少健全的管理规章。这种不健全的规章的产生，主要归咎于高层领导未能给予文件管理应有的重视，以及相关职员未能建立起全面的文件管理规章，也未能构建出一个合适且高效的机构。目前，许多公共机构的文件资料被任意地布局，没有明确的地点，也缺少适当的管理规则，这就引发了文件的混淆，不能按照一套完备的方式进行利用，更可能引发一些文件的丢失或破损，这将极大地干扰文件资料的收集与利用，并可能给公共机构的各项业务活动带来巨大的破坏。另一方面，如果没有适当的管理体系，许多文件在被借用的时候可能会遗忘。

3.2管理工作落后，管理手段缺乏创新

随着科技的持续进步，中国的社会结构与形式已经取得了显著的改善与完善。所有领域都必须持续进步，以适应新时期的多元化发展需求，这一点同样适用于行政机关的文件管理。然而，目前，许多我国的公共机构的文件管理任务，无论从操作流程或者操作策略上看，都显示出相当大的实践价值，并且缺少关键的革新。在真正的操作过程中，并未充足地运用先进的科技，并且未能对管理策略和操作流程做出有力的改革。许多公共机构的文件管理并未充分利用数字化手段，仍旧坚持采取传统的手动方法，这无疑削弱了文件管理的效能。再者，随着公共机构的持续扩大，文件的数量也在急速上升，这让文件管理变得越来越困难，工作效能也随之下滑，这给文件管理的优化与进步带来了极大的挑战。另外，由于人为操控的方法在文件处理过程中无法避免可能的错误，尤其是当今这个信息爆炸的时代，像四五十年以前那样频繁地修正错误已经变得困难。这种情况使得文件处理过程中的错误数目逐渐增长，最终使得文件处理的准确度和全面性丧失。[3]

3.3对档案管理工作的重要性认识不足

“通过历史镜子可以洞察兴衰”，这一观点揭示了，行政机构的文件管理是我们国家社会进步的强大支持，它可以确保我们国家社会发展的平衡，甚至成为我们国家持续前行的必备前提。然而，现阶段，许多机构还未完全认识到文件管理的关键作用，在搜集文件的过程中，由于缺少目标性和管理观念，使得文件信息搜集不完整，同时，所搜集的文件信息也未被妥善运用。未能发现存储于文件中的珍贵资源。许多机构在进行档案管理时，会特别注重档案的保存，但是在管理过程中，对于信息的收集和使用价值并未得到充分的利用，这就导致了信息档案丧失了其原有的使用价值，从而使得档案信息的使用效率下降。

3.4档案管理人员综合素质较低

一些人的观念是，档案管理者并无必须拥有高度的专业技能，仅仅需要做一些基本的组织和控制，然而这样的误解极大地妨碍了公共机构的档案管理任务的推进。因为一些档案管理者的全面能力相对欠缺，使公共机构的档案管理任务未能取得显著的成效。首要的是，档案管理者的理论素养偏低，他们在统计学的相关领域的知识储备也有限。接下来，他们的管理才能也显得匮乏，他们并未掌握如何利用现代的信息技术来改善和调节档案资料，许多的管理策略仍然过时，未能充分利用科学的信息技术优点。

4行政事业单位档案管理的创新思路和方法

4.1提倡创新观念、强化档案管理意识

伴随着社会的持续进步，各级行政机构需明确现代的架构，深入探索档案管理的实质及其功能，并在档案管理机构中形成积极的适应性观点，以此来构筑一个相当稳固的人力资源基石，以推动档案管理的持续发展和改善。对于具体的文件管理任务，我们需要首先构建并改良一个高效且合适的文件管理系统，并且在执行的时候，依照公司的特定状态来做出相对适当的调整。接下来，我们需要增强对档案管理重要性的推广，提高管理层对于档案管理的理解，并深化他们对自己职责的了解，以此来激发相关人员的工作热情和主动性。另外，公共机构在构建优秀的档案管理系统的过程中，也需要设立适当的监督机制，以推动档案管理的全面进步。[4]

4.2优化、完善原有的档案管理制度

在执行行政机构的文件管理任务时，必须持续更新其管理方法。“没有规则就无法成立”，所以，行政机构应当构筑高效的现代文件管理系统，以确保其管理任务的顺利执行。再者，我们必须优化公共部门的文件管理体系，清晰地了解文件管理者的角色，以便于他们的日常管理活动得以顺畅进行。同时，文件管理者的热情和主动精神也是公共部门文件管理活动成功进行的基础。我们应该设定一个适当的评估体系，并执行适当的奖罚策略，以便于文件管理者能主动参与文件管理，并在最大限度上增强文件管理的效率。

4.3进一步提升管理人员的职业技能和素质水平

鉴于公共机构的文件处理任务的独特性，相应的管理者必须拥有优秀的专业知识与高品质的素养，以便在实际的处理过程中卓越地执行所有的任务。所以，我们既要吸纳公共机构文件处理部门的优秀、高品质的专业人士，也应持续地为这些管理者提供培训与提升，以便他们可以持续增强自己的工作能力，并最终提高文件处理团队的总体表现。

4.4加强流程的规范性与信息化建设

在新的历史阶段，公共机构需采用尖端的数字化文件处理技术，这将有助于标准化文件处理步骤，构筑一个全面的管理架构。管理者需跟随时代步伐，掌握现代社会对文件处理的最新需求，以此来增强文件处理的实时性。构筑优秀的文件处理过程，防止任何负面的处理行为。依照文件的特点，创建一个数据资料库，把各种文件资料分配到各种分类中，这对于标准化文件处理过程，提升文件处理效率，防止文件混乱，持续改进文件处理手段。通过采取IT，我们能够持续改革和更新文件的记载和储藏手段，把原本的纸质文件变成电子文件来进行管理，从而克服了传统文件管理的弊端。由于文件需要长期保存，如果被置于黑暗的环境，容易引发文件变黄甚至遗失的情况。而采取电子文件管理则能够有效地解决这个问题，同时也能够做好文件的备份，防止文件的遗失。确保文件信息的稳定性。

[5]

4.5加强档案建设的目标化管理

首要的是，我们需要建立正确的文件管理思维。接下来，我们需要增强管理层的文件处理技巧。把文件处理和公司的进步紧密结合，设定清晰的文件处理目标，对文件处理人员的职责进行监控，激励他们的工作热情，推动他们由消极转向积极，自觉地肩负起文件处理的责任，持续精炼工作的具体内容，按照职责规范执行所有的文件处理活动，以此来增强文件的真实和有用。通过这种方式，我们可以增强文件的实际应用价值。我们需要设立文件管理的评估标准，增强文件管理者的职责感，让他们可以独立规划个人的职务和职务流程，及早察觉到文件管理中的困难，并实行切实可行的方法来处理，推动公共机构的健康成长。

4.6加强对信息资源开发，做好档案保密工作

为了使事业单位的文件管理水平得到进一步的优化，我们需要建立一套科学且合适的文件管理体系，同时也需要增大对信息资源的挖掘和使用的力度，最大化地运用已有的资源，同时也需要积极探索和创造新的资源，始终秉承着科学的管理原则。此外，事业单位的文件管理并非可以被任意地公之于众，我们需要确保文件的安全，增强文件管理的安全程度，妥善处理文件的数据备份，尤其在处理机密文件时，我们需要进一步增强安全防护的措施。增强公共机构的网络构造的保护，防止数据的遗漏和泄漏。这样可以进一步提升信息化文件的管理质量。[6]

结束语

总的来说，随着社会的进步，公共机构的文件管理任务需要持续改变其职责和角色。此外，文件管理任务也需要跟上时代的步伐，持续地把信息科技和网络科技引入其职责之内，对现存的文件管理架构进行修正，加强执行的确认性，以此推动文件管理的各个方面，包括工作方法和结构的重塑。因此，不论是档案处理机构或者与之相关的企业，都需要深入改革档案处理的具体任务，并且在设计全面的改良方法的过程中，确保它们的正常执行，这样才可以对档案处理的任务做出深度的改良与调整，以便充分发挥它们的潜力，并且能够适应企业的成长，为之做出应尽的贡献。

参考文献

[1]王妍.行政事业单位档案管理创新思路[J].办公室业务 ,2018(16).

[2]蔺娟.行政事业单位档案管理的创新思路探究[J].中外交流 ,2019(46).

[3]甄艺.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].新商务周刊 ,2020(05).

[4]李冬梅.新时期事业单位档案管理创新思路分析[J].办公室业务 ,2019(08).

[5]刘晓辉.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].才智,2018(27):203.

[6]慕晓甜.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].科技资讯,2018,16(09):147+149.