加强建筑工程监理资料管理的几点思考

加强建筑工程监理资料管理的几点思考

朱名凤 

身份证号是：452423198209102146

摘要：随着建筑工程规模的不断扩大和工程复杂性的增加，建筑工程监理资料管理的重要性日益凸显。有效的资料管理不仅可以提高监理工作的效率和准确性，还能够保障工程质量和安全。然而，传统的监理资料管理方式已经无法满足日益增长的资料管理需求，因此，迫切需要采用新的管理手段来加强建筑工程监理资料管理。基于此，本文将简要阐述几种加强建筑工程监理资料管理的有效措施，以供参考。

关键词：建筑工程；监理；资料管理；加强，措施

引言

建筑工程监理是保障工程质量和安全的重要环节，而有效的监理资料管理则是确保监理工作顺利开展的基础。然而，传统的监理资料管理方式已经无法满足当今建筑工程监理的需求，面临着信息不全、难以查阅、易于丢失等问题。因此，加强建筑工程监理资料管理势在必行。

1 规范管理流程

建筑工程项目建设期间，想要做好监理资料管理，首先应当做的便是规范资料管理流程，从资料的收集到存储，都需要严格按照统一的规范进行操作。这样可以有效提高监理工作的效率和准确性，确保监理资料的完整性和可靠性，为建筑工程的顺利进行提供有力支撑。

监理资料的收集是监理工作的起点，在监理资料收集环节，应当建立清晰的收集标准和程序，明确各类资料的收集要求和流程，确定需要收集的资料类型、收集的时间点、收集的责任人等，确保资料的收集工作有条不紊地进行。同时还需要明确各类资料的来源和获取途径，确保能够及时获取到所需的监理资料。例如监理人员应当定期进行现场检查，并做好检测记录，详细记录检查时间、地点、内容、发现的问题及处理意见等，确保记录的准确性和完整性。收集到的监理资料需要进行整理，以便后续的归档和利用。在该环节中，需要制定统一的整理标准，对资料进行分类、归档和编号，确保每份资料都能够被快速找到和识别。之后，需要建立完善的归档系统，将资料按照项目、时间、内容等进行分类归档，并制定清晰的归档流程和标准。每份资料都应该有明确的归档位置和编号，以确保其能够被准确地存储和检索。最后，需要将其集中存放至指定区域，并做好资料室的环境管理。例如对于储存纸质资料的资料室，应当确保其干燥、通风且安全，并定期开展防潮工作，以免资料存放期间受环境因素影响而导致资料丢失或无法获取其中记录的内容。

2 开展数字化管理

建筑工程建设期间往往会产生大量资料文件，且其与工程项目的规模、复杂性呈现正相关趋势。在建筑工程建设规模不断扩大，复杂性不断增加的背景下，各种资料也随之飞速增加。基于纸质文档所开展的监理资料管理不仅强度大，效率低，且容易出现资料丢失、难以及时查阅的问题。对此，相关监理人员就需要合理开展数字化管理，以提高监理资料的整合性、可访问性和安全性，减少纸质档案管理所带来的麻烦和不便，提升监理工作的效率和质量。

为此，首先需要建立电子档案管理系统，选择合适的管理软件或平台，建立监理资料的电子数据库。该系统应当具备资料分类、检索、存储、备份等功能，以便对监理资料进行全面管理和有效利用。其次，需要建立电子档案管理的数据标准和规范，包括文件命名规范、存储结构规范、权限管理规范等，以提高档案管理的效率和一致性，避免信息混乱和错误。完成初期准备工作后，就需要将纸质的监理资料进行数字化，即通过特定的技术手段转换成电子文档或图片格式，以便后续的电子化管理和利用。数字化过程中，可以采用扫描仪将纸质监理资料逐页进行扫描，并将扫描得到的图像保存为电子文档或图片格式。在扫描过程中，需要注意保持扫描的清晰度和准确性，确保数字化后的资料能够清晰显示和正确识别。对于存在问题的资料，需要及时进行修复或重新扫描，以确保数字化后的资料能够准确反映原始信息。之后根据资料的特点和后续利用的需求，选择PDF、JPEG、TIFF等合适的文件格式进行保存。

3 定期更新监理资料

建筑工程监理资料不仅数量多、杂，且来源广泛，其贯穿项目建设的全过程。部分监理人员为图省事，往往会在经过较长时间后再集中进行资料管理。这种情况下，由于时间跨度大，加之相关人员流动频繁，监理人员所收集到的监理资料往往会不同程度地存在着收集效率低下、内容缺失、真实性差等问题，给监理工作以及工程项目建设造成不利影响。对此，就需要定期更新监理资料，以确保数据的安全性和完整性，及时反映工程的最新状态，为监理工作提供可靠的数据支持。

为此，监理人员首先需要确定监理档案库中资料的更新频率和方式。在规模庞大、结构复杂或其他关键性分部分项项目建设期间，监理人员需要适当提升监理资料更新频率，必要时可以一日一更。而对于非关键性分部分项工程，则可以适当降低资料收集、更新频率。而更新方式则大致分为添加新的资料、修订旧资料、删除过期资料等，以保证档案库中的资料与实际工程进展的同步。当项目施工期间产生了工程变更通知书、质量检测报告、施工记录等资料，应当及时添加到监理档案库中。同时需要定期审核和修订已有的监理资料，如当监理方案或计划因为工程进展而变动时，需要及时更新相关的监理资料，以反映最新情况。对于已完成工程阶段的监理报告、过时的规范标准等资料，应当及时删除，以保持档案库的清晰和精简。需注意的一点在于添加新资料时，应当按照规定的流程和标准将新资料归档存储；修订旧资料时，应当标注修订时间和内容，确保用户能够识别出最新版本；删除过期资料时，应当经过审批并按照规定的程序进行删除操作。

4 加强监督和审查

建筑工程监理资料管理工作开展期间，还应当有效加强监督审查。通过加强监督和审查，可以及时发现和解决资料管理工作中的问题，提高管理水平和工作效率，确保监理资料的准确性、完整性和可靠性。

为此，首先需要建立完善的监督和审查机制，明确监督和审查的责任部门、机构或人员，并确定监督和审查的频率和方式。监督和审查可以由专门的监理部门、内部审计部门或第三方机构进行，也可以通过定期会议、检查表格、抽样检查等方式进行。其次，需要制定监督和审查的标准和指南，明确资料管理工作应当符合的要求和标准，如资料收集的及时性、准确性、完整性，资料归档的规范性和清晰性，档案库的更新频率和可用性等等。之后，按照规定的频率，对资料管理工作进行定期检查和评估。通过抽样检查、现场核查、文件审核等方式，检查资料管理工作的执行情况和达成的效果，评估是否符合监督和审查的标准要求。发现问题后，需要及时向相关责任人员提出问题和建议，并要求其采取有效措施进行纠正，确保问题得到及时解决。同时还需要建立问题追踪和整改机制，跟踪督促问题的解决过程，确保问题得以有效解决。最后，需要定期总结监督和审查的经验教训，通过分析问题的原因和影响，找出改进的方向和措施，以此来持续提升资料管理工作的质量和效率。

5 总结

综上所述，建筑工程监理资料管理在整个监理工作中占据重要地位，其可以为监理工作的高效率高质量开展提供有力的数据支持。基于监理资料管理的重要性，相关人员需要从多方面入手，对原有的资料管理模式及方法进行优化改进，以此来持续提升管理效率及质量，促进监理工作向科学化、规范化和标准化方向发展。

参考文献

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