论优化事业单位档案管理路径

论优化事业单位档案管理路径

付竹新

鄂尔多斯市总工会职工服务中心 017000

摘要：目前，众多事业单位在档案管理领域存在若干亟待解决的问题，亟须加以优化和完善。在当今时代，事业单位档案管理肩负着记录、保管、利用及传承文化和知识的重要使命。然而，当前事业单位档案管理工作仍面临着存储混乱、安全措施不到位等诸多挑战，亟待加强规范化建设，以适应新时代的发展需求，确保档案管理的科学性、规范性和高效性。

关键词：事业单位；档案管理；优化路径

1 事业单位档案管理在事业单位管理中的作用

1.1 决策支持的重要性

事业单位档案管理在决策过程中起到了不可或缺的作用，它连接了历史经验和未来规划。在制定战略时，档案为决策者提供了丰富的历史数据和经验教训，使决策过程不再仅仅依赖直觉和判断，而是建立在实证基础之上。档案中记录的成功和失败案例，以及日常操作的详细情况，为决策提供了可靠的依据，帮助人们预测未来的发展趋势，识别机遇和挑战。通过深入分析档案资料，事业单位能够在复杂多变的环境中做出更为精确的战略定位和资源配置，从而提升决策的质量和效率。

1.2 知识管理的价值

事业单位档案管理在知识管理方面发挥了至关重要的作用。档案可以比作一个知识库，它汇集了单位集体的智慧和历史的记忆，具有极高的价值。档案在保存组织知识资产的同时，也促进了知识的流动和再利用，成为知识传承和创新的重要基石。通过系统地整理和分析档案，各单位可以有效地挖掘历史数据中所蕴含的知识，并将其转化为员工的实际工作能力和创新潜力。档案管理通过确保信息的有序流转和有效利用，为事业单位构建了坚实的知识基础，以支持其持续发展和进步。

2 事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 缺乏专业的管理人才

在我国传统的中式教育背景下，家长和学生普遍重视本科阶段的专业知识和技能学习，以追求符合社会需求的高薪工作。这种趋势导致我国事业单位在管理人才方面存在明显的不足。缺乏专业型管理人才不仅影响管理技术的有效实施，还限制了技术的提升与创新。针对这一问题，我国应完善管理人才的培养制度，确保事业单位能够吸引并留住具备专业知识和技能的管理人才。这些专业人才不仅能推动行业发展，还能提高其他员工对档案管理重要性的认识，并促进公司内部档案管理制度的完善。

2.2 管理制度不完善

在我国教育环境和社会氛围的影响下，许多家长和学生将整理型工作视为简单的体力劳动，导致此类人才的短缺。同时，一些事业单位领导者对文档管理的重要性认识不足，进一步加剧了人们对这类工作的刻板印象。完整的工作环节需要领导者的决策、中层信息传递者和基层劳动者的共同努力。忽视文档管理可能导致信息遗漏和内部人员对此项工作的轻视。因此，各事业单位应明确工作人员的任务，并安排专业的管理和监督人员进行考核，以完善管理制度，推动单位的发展。

3 优化事业单位档案管理的路径

3.1 提高档案管理人员的专业能力

优化事业单位档案工作人员队伍构成，是推进事业单位档案管理机制改革的核心组成部分。在实际操作中，即便机构已构建完善的档案管理机制与基础设施，若相关人员的专业素养不足，将极大阻碍后续档案管理工作的顺畅进行。因此，构建一支具备高度专业性的档案管理队伍，方能充分利用事业单位档案，进一步发挥其价值。有鉴于此，事业单位需强化对档案管理者的专业素养培训，以提升其综合素质和专业水平，从而更好地适应现代社会的发展需求。在人员招聘环节，机构应预先制定一套系统化、全面的人事管理体系，并根据应聘者的实际经历与专业技能进行合理选拔，为构建专业的档案管理队伍奠定坚实基础。此外，鉴于档案管理涉及众多机密信息，机构应设立专用仓库用于存放机密数据，并指派专人监督，详细记录各部门的出入时间及人员信息，以防止数据丢失。

3.2 完善事业单位档案管理制度

首先，事业单位领导层人员应以国家所制定的事业单位管理制度与政策为指导，紧密结合本单位的发展实际，高度重视档案管理的信息化建设工作。在此过程中，应特别关注档案搜集整理的真实性、完整性和安全性，确保档案管理工作室的设置符合高标准的安全要求，从而有效防范档案被窃取的风险。同时，事业单位还需加强对档案管理人员身份和权限的严格监管，对每一名档案管理人员的身份进行核实登记，并详细记录其工作岗位和工作时间等信息。通过实施岗位责任制，采用“谁在岗，谁负责”的管理制度，切实保障档案管理的安全性。其次，事业单位在制定档案管理制度和规范要求时，应避免机械套用和僵化模式，而应选择灵活可变通的规章制度。这样，才能更有效地指导事业单位档案管理工作的高效开展，确保档案管理工作与单位整体发展相协调，为单位的可持续发展提供有力支撑。

3.3 加强档案管理工作系统化建设

建立全面严谨的档案管理体系和流程至关重要。这要求我们对档案进行明确的分类与命名，同时，确立档案从采集、整理、存储到检索、保护直至销毁的完整管理流程。在这一过程中，我们必须充分考虑到各事业单位的实际情况和需求，以保证档案管理的规范性与高效性。提升档案管理人员的专业素质和技能同样不容忽视。鉴于档案管理工作涉及的专业知识和技能要求，档案管理人员必须具备一定的专业素养和实践操作能力。因此，事业单位应加强对档案管理人员的培训和学习，以提升其档案管理理论水平和实践能力，确保他们能够适应信息化档案管理工作的需求。随着信息化的推进，档案管理面临的安全风险和挑战日益增多。因此，强化档案管理的安全保密工作显得尤为重要。事业单位应建立健全的档案安全管理制度，采取必要的安全措施，确保档案信息的安全性和完整性。最后，加强档案管理工作的监督和评估是确保档案管理系统建设取得实效的关键。事业单位应建立科学的档案管理绩效评估机制，定期对档案管理工作进行评估和审查，及时发现问题并进行改进和调整，以确保档案管理工作不断向系统化、规范化和高效化方向发展。

3.4 加强档案保密和安全管理

在数字化与信息化高速发展的当下，档案的保密性与安全性管理显得尤为重要，特别是对于涉及敏感信息的档案，更应采取多种措施强化其保密与安全管理。首要之务，是确立档案安全政策。这要求制定清晰明确的档案安全政策与流程，保证档案的访问、传输与存储均严格遵循法律法规与组织内部规定。安全政策的制定，旨在规范档案管理，明确责任主体与授权访问人员；其次，应强化数据加密与访问控制。对数字化档案采用高强度密码与加密措施，保证仅授权人员有权访问与修改档案。同时，实施访问控制，精细划分用户权限，严防敏感信息泄露；再次，需定期备份并制定数据恢复计划。通过定期备份档案数据，并建立数据恢复机制，利用数据阵列多重备份、冷备份等技术手段，确保在数据丢失或遭遇意外事件时，档案能迅速恢复；最后，对包含敏感信息的档案，应采取脱敏处理措施。通过脱敏技术，将敏感信息置换为虚拟数据，有效降低潜在的安全风险。

4 结束语

总之，在现代社会日新月异的发展浪潮中，我国事业单位面临着日益严峻的建设与发展挑战。事业单位的发展与社会生产、生活紧密相连，其市场竞争力与社会稳定息息相关。因此，事业单位在致力于档案管理创新的同时，必须深刻认识到档案管理的重要性，并充分发挥其在企业经营决策中的参考作用，以实现更高效的运营与更长远的发展。

参考文献：

[1]王琨.事业单位档案管理工作的优化路径研究[J].兰台内外,2023,(05):46-48.

[2]陈金玲.事业单位档案管理工作的优化路径探析[J].时代报告,2022,(10):146-148.

[3]郭家斌.事业单位档案管理工作优化路径[J].办公室业务,2021,(21):106-107.