住房保障电子档案管理工作路径探究

住房保障电子档案管理工作路径探究

侯伟

内蒙古准格尔旗住房保障综合服务中心

【摘要】随着经济社会的不断发展和科学技术水平的不断进步，在新时期、新理念和新技术的环境背景下，住房档案管理在质量和技术水平等方面出现了许多问题。做好住房保障档案管理工作，关系着社会稳定发展、经济水平提高，保障人们的物质生活水平，是实现社会再生产的重要环节和有效途径。基于此，本文对住房保障电子档案管理的工作路径展开探究。

【关键词】住房保障；电子档案；档案管理

住房保障档案主要用于指代在各项住房保障管理工作开展期间所形成的各项历史记录。该类记录包括具有保存价值的文字、图片、表格、数据、声音、影像等多元形式的记录内容。随着现代互联网的普及和完善，计算机技术开始被应用于各行各业，档案管理中对于计算机的应用也变得必不可少。在住房保障业务管理系统运行中，随着时间的推移，电子文件数量不断增加，从而使得住房保障档案相关工作面临着新的管理挑战。因此，对于如何有效利用计算机与档案管理智能化系统及平台，做好住房保障电子档案的管理工作，提升档案管理安全，已经成为重中之重。

一、住房保障电子档案管理工作现状

（一）现存纸质住房保障档案数字化不足

随着信息系统在住房保障工作中使用愈发频繁，产生的电子住房保障资料越来越多。但目前各个住房保障工作机构普遍还保有年代较久远的纸质住房保障档案，由于当时受相关制度法规不健全等影响，这批纸质档案数量庞大，且保管往往不规范，整理难度大，查阅利用更是难上加难。但作为当时住房保障工作的最原始记录，具有非常重要的凭证作用，要想让这部分“死档案”重新焕发生机，就必须进行存量的数字化管理。

（二）电子住房保障资料归档力度不够

上一个问题阐述的是纸质住房档案存量数字化不足的问题，那么住房保障档案增量电子化工作开展的也不尽如人意。《住房保障档案管理办法》中明确指出在建立纸质档案的同时，应该建立电子档案。现实情况中，电子住房保障资料虽然多，但是通常全部保存在相应的业务系统中，并没有按照《电子文件归档与管理规范》等相关要求进行归档保管，难以保证电子档案查阅的便捷性、安全性，更无法对接存量数字化成果，形成了一个个孤立的住房保障业务数据壁垒，不利于信息的共享和监督。

（三）住房保障档案管理力度不足，查档利用不便

基层各住房保障工作管理机构由于人力不足等客观因素的限制，往往不能指定专人进行住房保障档案接待查档等相关工作，受到纸质档案管理模式的限制，这项工作通常由各个街道，根据辖区范围等进行划分，提供查档利用。但随着时间的推移，街道区域划分往往会有调整或变动，就必须将纸质住房保障档案进行重新分配，增加了大量的组织协调和档案交接，极易造成管理混乱等工作问题。同时由于纸质档案的存址频繁变化，也对人民群众查档造成了极大的不便。所以新时代急切需要将基层各街道社区的住房保障档案资源进行整合，不但使管理更加规范和统一，也能够实现异地查档、集中查档，使人民群众不必为查档而四处奔波。

二、住房保障电子档案管理工作路径探究

（一）扎实开展住房保障档案数字化建设

要想打造住房保障一体化信息系统，必须做好存量纸质住房保障档案的数字化工作，这项工作是一块难啃的硬骨头，但是必须要高质量高效率地完成。坚持扎实定位、分步实施的数字化总思路，认真梳理重点历史时期、重要地理位置的住房保障房源档案，和重要保障对象群体，分批次对存量纸质档案进行数字化建设，尤其是人民群众利用率高的，作为首批数字化试点，通过一定时间的试运行后，总结纸质住房保障档案数字化建设的经验和教训，逐步进行推广。

（二）建设标准统一的电子住房保障档案系统

随着信息化的发展，各地区、各住房保障管理机构，都有一些住房保障相关的业务系统，但往往存在电子化水平不高、系统业务流程不统一，缺少电子住房保障资料归档模块等各种各样的问题。例如使用 EXCEL表格代替电子住房保障系统问题，电子表格极易篡改和损坏，将造成住房保障资源的极大损失；没有划定统一的电子住房保障档案归档范围，纸质档案和电子档案双套制等问题造成资源和管理成本的浪费。

（三）打造住房保障工作全流程信息化管理体系

住房保障档案管理信息化工作是大势所趋，但单一档案信息管理系统，绝不能“单打独斗”，而是要融入住房保障工作全流程信息化管理体系。实现从住房保障工作的信息网络发布、人员线上报名、人员身份信息自动确认、家庭成员自动关联、人员收入财产诚信信息等各项资格自动审查、摇号系统模块、保障对象轮候系统模块、租赁买卖合同网签、后期资格年审、违规行为记录，到“一套一档”“一户一档”归档管理、查阅利用、鉴定销毁等全流程信息化。通过建立一个住房保障档案资源共享系统，建立相应人员角色、职能和权限的划分机制，编写业务流程手册，明确相关规章制度，统一住房保障工作业务标准，打造全域融通、资源共享的住房保障档案管理体系。

（四）牢牢守住住房保障档案信息安全红线

做好住房保障档案信息化工作的前提是，必须保障实体档案和电子档案的信息安全。信息安全包括网络安全和资源备份工作两大项内容。通过专网、路由器控制等信息技术实现网络安全，在保证互联互通的同时，降低非法网络攻击风险。资源备份工作更是信息安全的重中之重，计算设备和存储设备必须做到离线备份和在线备份同步，整体备份和增量备份同步，同质备份和异质备份同步，牢牢守住住房保障档案信息安全红线。

三、结束语

相关部门和相关工作人员共同奋斗才能做好住房保障档案的信息化管理工作，一方面既要着手现阶段存在的问题，另一方面更要放眼整个住房保障档案信息化管理日后的长远发展。本文通过总结了现阶段住房保障档案管理存在的一些难题,以及关于如何做好住房保障档案的信息化管理工作的建议，希望能够提供给住房城乡建委档案和住房保障档案管理部门一些经验建议，帮助他们提高住房保障档案信息化管理工作水平，进而推动住房城乡建委档案领域和住房保障档案领域的共同进步。

参考文献

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[3] 胡家芳.浅谈城镇保障性住房建设档案管理问题及应对措施[J].兰台内外, 2023(4):49-51.