谈档案员如何管理档案

谈档案员如何管理档案

王禹

卾尔多斯市康巴什区卫生健康委员会  017000

摘要：档案管理的新理念和方法不断出现，软件和硬件设施已显著提高。档案保管员管理档案工作的效果将直接影响到单位的发展。因此，本文主要关注档案工作者如何管理档案，以便进行具体的分析和研究。

关键词：档案员；管理；档案

一名合格的档案管理人员，规范准确的档案管理是他的主要职责。单位各部门的运行各环节的整个流程和生产数据在文献的处理过程中都是一个重要的积分积分相互之间的相互关系到各部门之间的各个岗位一旦出现一定的环节问题整个链条的运行就会断裂严重的数据丢失和影响企业的运行，这并不是一个失误。首先，档案工作人员的工作能力和质量对企业的经营和发展起着决定性的作用提高档案工作人员水平，加强档案管理势在必行。本文简要分析了档案工作者如何管理档案，如何做好档案工作。

一、现状分析

很长一段时间，档案的管理一直追求现代科技和传统档案管理的集成模式。一开始，人们尝试将档案管理与单机管理相协调，进而开始建立综合的系统管理模式，在一定程度上提高了档案管理的互操作性和数字化处理的快速性，在一定程度上实现了传统档案管理的创新和技术改进。然而，这些带来了真正的改变传统的管理模式在一定程度上。管理的核心仍然围绕着纸质文件，这在一定程度上严重制约了现代信息技术建设的发展。

目前，信息时代的概念正逐步上升，其强大的优越性使其引发新一波的信息化在全球范围。一种基于数字概念的建构正在逐渐改变人们的思维方式。“电子文件”的产生，是对传统文件管理的一个全新的概念。在此基础上，人们可以更方便和快速的内容可能需要大大提高了效率和改变文件管理的操作模式。所以近年来，国家大力提倡发展的电子商务模式，整合传统档案科学领域的信息和信息系统，提出了对偶理论，为实际工作提供了新的内容和方向。

二、档案员管理档案的措施

1、建立健全档案管理机制。通过修改跟完善档案日常工作的规章制度统一的标准档案工作加强档案的管理。团结领导与管理成立专门领导小组。科学、合理、简明、实用地完善档案管理体系。系统主要对服务对象跟执行器进行约束。坚持系统实现的严重性并建立奖励跟惩罚机制。确保档案管理工作的法律体系制度化、规范化方向发展。邀请档案管理专家指导跟监督档案管理工作。建立档案年度考核制度每年组织一次档案管理的集中检查。

2、健全跟健全档案管理体制。通过修改跟完善档案日常工作的规章制度，统一标准的档案工作加强对档案的管理。统一领导跟管理成立专门的领导小组。完善的档案管理体系科学、合理、简洁和实践。该系统主要是限制了服务对象和执行程序。坚持系统的严重性并建立奖励跟惩罚机制。确保档案管理的法律体系、制度化、标准化的方向发展。邀请档案管理专家对档案管理工作进行指导跟监督。建立档案年度考核制度，每年组织一次档案管理集中检查。档案工作应该有一个计划在今年年初，应该在今年年底总结。档案编目与检索为档案检索提供了便利解决了许多供需矛盾。为了更好地保护档案的安全流通可以在档案管理中设置借阅档案的登记簿。提高特种设备安全管理文件。利用档案的信息开发跟统计，为领导决策跟信息检索提供方便。

3、规范档案管理交接。档案交接工作应纳入议事日程是档案管理的重要环节应按程序办理。因此档案工作人员在离职或离职时应做好移交档案的充分准备。档案保管员会清理保存的所有文件，催促归还文件，并整理借据。对分散的物料进行分类归档汇总交接进度。做好档案移交监督管理工作负责移交工作。加强思想教育工作中的档案移交工作提高双方对教育移交工作的认识明确责任。

4、档案管理程序标准化。首先，加强领导干部的意识的档案管理配备高素质的专业管理人员。摘要切实提高档案管理人员的专业素质是加强档案管理工作的根本。较高的思想道德水平、专业知识、操作能力强信息文件管理人员能够更好地适应现代档案管理的要求。二资金投入充足，配置硬件设备，保障档案室、档案室日常保管工作需要。介绍了计算机管理软件，建立了档案信息存储与检索系统。第三，集中统一管理档案的类别，保护档案的完整跟安全，方便以后搜索和其他工作。建立档案部门工作目标考核与档案管理业务工作考核相结合的考核体系，使在全面考核档案管理工作的有效性的同时，能够检验档案工作人员的水平。是寻求外界的帮助加强企业档案的指导。这样可以更容易地分析和研究存在的问题，更好地找到解决方案，确保更有效的档案管理。

三、提高档案工作者自身素质

1、奉献是需要的。国家现有档案工作人员数量较少但档案管理是一项繁重的工作，工作中经常会有一些琐碎的杂务给工作带来一些麻烦所以工作人员需要有强烈的敬业精神，有不畏艰苦的思想，在工作中通过培养正确的世界观、人生观、价值观来推动自己热爱工作敬业，这为档案工作的效率奠定了基础。

2、培养责任感。责任意识的培养可以保证档案工作人员在他们的工作建立一种责任感加强他们的严肃的工作。档案工作的严谨与否关系到档案工作能否有效的输入跟使用的根本对于工作人员来说只有熟悉档案工作过程的内容了解档案管理的现代技术才能保证工作的严谨有效。

3、构建的野心。档案工作中提高敬业精神是提高档案管理效率，快速优化管理手段的有效途径。目前，各种现代管理手段已成功应用于各种事务，其中应用最广泛的是电子技术。传统的档案管理都采用纸质档案这种方式在时间上花费较多且不易保存。如果通过电子手段进行管理一方面，它可以极大地节省的时间检查档案的内容另一方面电子档案可以有效地避免脆弱的纸质文件的缺点在保存档案发挥重要作用。电子管理离不开档案人员敬业精神的培养。有了对档案工作的相应投入他们可以主动提高自己的能力适应新的管理模式。

四、加强档案信息管理标准化建设

标准化的档案信息管理主要包括标准化的档案信息采集、标准化的档案信息存储、档案信息管理的规范化、标准化的档案信息网络跟标准化的档案信息管理软件。档案信息管理的标准化建设的前提和基础档案信息。为保证档案信息建设的健康发展，档案行政管理部门必须制定相关标准、规章制度和管理措施，制定相应的档案信息通用标准，如通用文件格式文件目录数据交换格式、文件、文件描述要求、电子档案管理办法、档案管理软件功能、数据档案管理安全要求等。以确保通用的文件数据信息，分享和交流，确保软件和硬件环境变化文件完整，安全有效的使用数据，以实现档案信息化建设的健康发展。

1.创新管理模式，提高档案管理效率

随着信息时代的到来人才市场的竞争日益激烈，信息变化迅速。在这种情况下档案管理人员应采取多种措施创新档案管理模式：首先要完善档案目标管理机制在此基础上建立激励机制将档案管理工作与员工薪酬挂钩从而充分调动档案管理人员的积极性。其次，要充分利用现代科学的管理方法结合网络信息技术与传统的档案管理模式跟完善人才服务中心的档案管理信息系统，实现信息资源的共享。

分析认为，档案工作者应坚持本职工作，不断加强跟提高自身素质。他们不仅要善于分析，也适用于他们的责任感和服务最大限度地工作并注意工作的效率和适应性。在本文中我希望能提供一个良好的标准文件管理人员来帮助他们善待文件管理这样他们就可以有更大的改善工作。

参考文献：

[1]黄新和.浅谈现代档案管理的创新科技致富向导2015.26

[2]吴桂敏.创新档案管理工作思路的理性思考安徽农业科学2017.26

[3]自晓红.拓宽思路充分发挥档案工作的服务作用中国档案.2014.8