共享服务在人力资源管理中应用的探索

共享服务在人力资源管理中应用的探索

赵洋

中国原子能人力资源共享中心  陕西省西安市未央区 710014

近年来，中央进一步加强人才工作要求，强调要进一步贯彻落实习近平总书记在中央人才工作会议上的讲话，要推进新时代人才强企战略，坚持深化改革、创新机制、优化服务，系统优化人才发展制度体系、培养体系、承载体系、激励体系、保障体系。各企业依托人力资源共享建设，以创新机制和优化服务为载体，加快推动人力资源管理职能向战略性变革，人才发展体系向纵深推进，全面提升人才管理效率和价值。

一、共享服务发展背景与趋势

1.共享服务理念

共享服务是集团化、标准化、信息化和经营规模快速增长背景下的管理创新，是公司管理转型等战略发展的现实需要，是将日常性的、事务性的、可标准化、可规模化的业务分离出来，整合到共享服务中心，由共享服务中心提供统一、标准、高效、合规的专业服务，提升管理水平、运行效率和服务价值。

2.共享服务现状

随着全球经济一体化及信息化的高度发展，越来越多的企业开始实施或规划共享服务建设。从业务范围看，共享服务主要集中于财务领域，并逐步向人力资源、供应链、商旅、法务、IT等业务领域拓展；从运营模式看，55.8%的企业采用单一中心运营模式，44.2%的企业采用多中心运营模式；从中心定位看，53.3%的共享服务中心为成本中心，46.7%的共享服务中心为利润中心；从运营管理看，共享服务中心更加关注运营质量，以服务质量作为绩效指标的重点考量，多数共享中心建立了运营管理与质量考核体系，后台对服务质量和满意度等运营指标进行考核，支持共享前台业务高效准确处理，推动整体持续发展。

3.共享服务趋势

根据德勤、人力资源智享会等咨询机构调研报告统计，2015年以来，参调企业中建立共享服务中心的比例逐年攀升，共享服务重心由基础业务处理、系统整合、流程优化，逐渐向价值创造、智能交付、数据挖掘、全方位服务发展。

二、人力资源共享建设的主要做法

1.明确人力资源共享中心在组织结构中的位置

从目前优秀企业实践中的运行来看，人力资源共享中心在HR组织结构中的位置一般有三种：一是作为集团总部人力资源部的隶属部室，二是平行于集团人力资源部的独立部门，三是隶属于公司整合的大共享服务平台。通过企业集团管控模式分析、成员企业区域分析、人力资源从业人员结构分析、各项人力资源工作分析等方面进行分析，明确人力资源共享中心的功能定位。

2.明确人力资源共享中心战略定位

目前，国际上通用共享中心定位包括两种模式，一是内部职能中心，提供专业服务支持，包括为企业内部业务单元提供跨组织、跨地区的社保福利、人事档案、招聘培训、报表出具、人事信息及薪酬计发等日常人力资源和行政指令下的内部服务。二是独立运营主体。在企业内部依据市场机制建立的独立运营、对服务收费并设有结算标准的人力资源共享中心，同时承接外部企业的服务业务，独立经营，创造价值。通过选取部分行业相近、规模可比、发展阶段与管控模式相似且在人力资源共享领域较为成熟的企业进行深入对标分析，并借鉴国际国内优秀实践案例，结合企业实际确定模式。

3.开展业务设计

根据人力资源业务分型理论，将人力资源业务分为管控型、经营型、现场型、规模型、专家型5种业务类型。其中现场型、规模型业务适合纳入共享，业务同质性高，集中办理后将大幅提升工作效率，凸显共享服务的规模效应，助力精细化管理提升。与此同时，随着共享中心从SSC向SDC转变，可以逐步将专家型业务纳入人力资源共享高附加值业务范围，搭建人力资源智库，整合公司专家人才资源，彰显共享服务的资源优势、专业优势、专家优势和平台优势。在业务调研的基础上，明确企业纳入共享的业务范围与业务类型。

4.构建组织架构，分步配置人员

根据服务目录和业务内容，以业务为导向，对标国内外成功实践，以业务驱动为原则，科学构建人力资源共享中心组织架构。在发展前期，一般突出大部制、大岗位，减少机构层级，减少跨部门、跨岗位沟通成本，提升组织运行效率和员工复合能力，实现集约高效运行。

国际通用人力资源共享服务人数比例为1：350-400，且据调研发现，实施共享后，通过持续开展标准规范和流程精进，借助新兴技术开展智能化推进，人员精简比例一般可达到10%-20%。结合企业人力资源队伍调研分析，明确共享业务全面上线后的用工定员。同时兼顾统筹规划与分步实施两个原则，依据业务开展情况与总体规划人数，明确人力资源共享中心人员分步配置方案。

5.确定选址，稳步实现组织建设

主要考虑迁移成本、运营成本、人力资源、基础设施和社会环境等方面因素，从“好中取优、成本可控”的原则出发，确定人力资源共享中心选址。以稳步推进精细化、标准化管理为切入点，集中优势力量，组建筹备团队，综合考虑现有组织模式、信息化水平和业务成熟度，按照先易后难、先试后推、先线下后线上的实施思路，科学规划人力资源共享建设，并分步建设。

三、Y公司

人力资源共享实践案例

Y公司把共享服务建设作为开展企业改革的重要举措，顺应Y公司总部的变革要求进行人力资源共享服务建设，在实施人力资源共享建设时以线下业务为切入点，同步考虑信息化建设工作，稳步推进人力资源共享中心建设。中心定位方面，明确定位为“成本+利润”中心，服务Y公司总部及各成员单位时为成本中心，依托内部成熟的企业进行承接，借助现有人员、业务和配套硬件设施组建人力资源共享服务中心；服务外部单位时为利润中心，以人力资源业务实施承接为载体进行市场开发。服务范围方面，将能够体现共享服务集聚化运营优势的线下业务纳入共享，包括员工招聘、员工培训、证件办理、五险两金、劳动合同等。流程重塑方面，全面梳理企业端和共享端职责，针对企业不规范操作流程进行标准化定制，明确双方职责界面、交付节点和使用表单，为线下业务提供标准流程和规范指引。系统优化方面，为解决原有系统审批重复、信息数据质量不高等问题，利用现有系统设计优化方案，在线配置业务提交、审核流程，规范审核信息项并定制表单。同时，借助共享上线机会梳理关键信息指标及维护要求，形成《Y公司人力资源信息数据规范标准》，提升数据质量，实现报表定制。

四、人力资源共享服务建设的价值

据统计，世界《财富》500强中50%企业以及100强中80%的企业实施了人力资源共享服务模式，建立人力资源共享服务中心已成为业界共识和人力资源管理转型标配。调研发现，共享服务实施后58%的企业表示降低运营成本;55%的企业表示流程优化，推动数字化和战略转型;45%的企业表示提升了人力资源服务质量；人力资源从业人员精简约为10%-20%不等。

通过分析近年来人力资源共享行业发展趋势及实践成果，可以看到共享的价值主要体现在以下五个方面：一是重塑流程、提升工作效率，借助共享规模优势进行集中处理，大幅提升业务处理效率，推动企业减员增效、管理转型和数字化升级；二是标准合规、提升规范化水平，通过共享规范人力资源业务操作标准，提升HR系统数据准确性，推进人力资源精细化管理；三是智能创新、提升管理效能，通过创新服务模式及引入智能操作技术，推动管理效率和精度的提升；四是价值增值、支持战略发展，提升人力资源数据治理水平，发挥全系统人才集约优势，推动政策执行监控；五是打造品牌、强化人才服务，提高优秀人才引进效率、高端人才综合保障水平。

1