人力资源管理视域下医院人事档案管理工作优化分析

人力资源管理视域下医院人事档案管理工作优化分析

佟兴博

黑龙江省齐齐哈尔医学院附属第三医院

摘要：人事档案反映人力资源现状，也是人力资源开发的重要依据，对于员工的招聘、培训、能力评估、薪酬激励等方面具有重要作用。然而，传统的人事档案管理方式存在一些问题，如数据不准确、存储不便、难以提供及时的信息支持等。为了提高人力资源管理的效率和质量，有必要对人事档案管理工作进行优化。本文从提高信息准确性、优化存储方式、加强信息支持等方面，探讨了如何优化人事档案管理工作，为人力资源管理中的人事档案管理工作提供有益的优化建议，推动医院人力资源管理的发展与进步。

关键词：人力资源管理；医院；人事档案管理工作；优化

引言

在大数据时代，传统的人事档案管理模式不利于工作的高效开展，需要充分将大数据技术应用其中，才能适应新时代的发展要求，提高人事档案管理水平。文章阐述了大数据时代人事档案管理的特征，分析其具有的优势，在此基础上，提出了加强人事档案管理工作的有效措施，包括建立新型大数据管理模式、加强人事档案管理人员的技能培养、建立完善的人事档案数据库和加强软硬件升级等，旨在为促进人事档案管理的顺利开展提供参考依据。

1医院人事档案管理的主要意义

医院人事档案记录了工作人员的基本情况，有关部门对人力资源实施有效整合，可以对每一个工作人员都展开精准定位，将其工作能力等情况进行分析，为其匹配最适合的岗位，从而促进医院人力资源合理配置，促进医院发展。医院人事档案可以反映出工作人员的综合素质、思想道德以及日常奖惩情况，也是有关部门实施管理的基本依据。重视人事档案管理工作，可以帮助医院培养更多人才。如今，信息技术高速发展，并在各个领域内获得广泛应用，也让人们的生活与工作都变得更为便捷与智能。医院对信息技术进行高效应用，建设人事档案资源管理信息系统，对医院人事档案管理具有重要意义，可以促进医院管理工作更合理、高效，实现医疗资源的共享。在数据化发展基础上，医院也可以利用数字化技术来促进人事档案管理工作内容的高效统一。由于医院人事档案管理工作会受到很多外在因素影响，也影响着工作效率和管理工作的水准。按照医院发展与管理工作目标，科学完善人事档案管理工作的方式，能够促进医院管理能力获得进一步提升，并有效提升医院人事档案管理工作的效率，对医院人力资源管理工作开展具有重要意义。

2人力资源管理视域下医院人事档案管理工作中存在的问题

2.1管理水平影响人力资源开发效率

近年来，随着计算机信息技术的快速发展、迭代，各种人事档案管理软件应用到了医院人事档案管理中，极大地提升了医院人事档案管理效率，也为人事档案资源开发利用提供过硬的技术支撑。但一直以来，由于人事档案具有很强的保密性、专业性和权威性，医院人事档案利用的限制条件较多，多以被动服务为主。忽视了人事档案管理能力和水平的提升，人事档案管理的现代化水平较低，“坐等上门”的服务理念滞后，人事档案管理所需的软硬件条件落后，相应的人力、物力投入不足。重“管”轻“用”思想也在一定程度上制约了人事档案在人力资源开发中的效率发挥，许多人事档案“沉睡”于档案柜或数据库中。

2.2存储方式不便

传统人事档案管理存在存储方式不便的问题，主要表现在以下几个方面：

1.空间占用。传统的人事档案管理通常采用纸质档案的形式，这需要大量的物理空间来存放和保管文件。随着员工数量的增加和档案文件的积累，需要越来越多的办公空间来存放这些档案，增加了医院的行政成本和管理难度。

2.物理保管。纸质档案需要进行定期的整理、分类和保管，这需要专门的人员和设备来处理。档案的保管和维护过程需要耗费大量的时间和人力，增加了管理的复杂性和成本。

3.检索困难。由于纸质档案的存储方式，使查找和检索特定的档案信息变得困难和耗时。当需要查阅某位员工的档案时，需要在大量的文件中进行手动搜索，容易出现遗漏或错放的情况，影响工作效率。

2.3缺少内部培训机制

现阶段，一些事业单位在人事档案管理中存在一定的问题，未意识到人才培养、员工培养的重要性，采取的方式比较单一、落后。开展档案培训工作过程枯燥乏味，工作目标缺少长远性和规划性，导致员工缺乏档案管理的相关知识。在针对员工开展的培训过程中，仅讲一些理论方面的知识，缺少实际案例，与员工之间未建立长效沟通渠道，导致最终的培训效果不理想。

3人力资源管理视域下医院人事档案管理工作优化分析

3.1提升人事档案管理水平

随着计算机信息技术、大数据、云计算、物联网、互联网等信息技术的发展及其在人事档案管理中的深度运用，医院人事档案管理部门要主动将前沿信息技术应用到人事档案管理中。根据医院人事档案管理现状，引入专门的人事档案管理软件，切实提升人事档案管理的信息化水平。根据医院业务发展需要，结合人事档案信息资源分析，做好不同业务科室人力资源的需求分析，为医院引入专业人才提供有针对性的参考服务，有针对性地指导医院引入专业性人才，并做好医院内部人力资源的优化配置。

3.2优化存储方式

对于人事档案管理工作来说，存储方式的优化具有重要作用。

1.利用数字化存储档案的方式。数字化存储档案是将传统纸质档案转换为电子文档格式存储在电子设备或云端服务器上的过程。这种方式可以提供以下优势：（1）空间效率。数字化存储档案可消除纸质档案所需的大量物理空间。电子文件可以存储在硬盘、服务器或云端存储中，减少了实体存储空间的需求。（2）检索便捷性。数字化存储使档案的检索更加快速和方便。通过使用关键字搜索或元数据标签，可以迅速找到所需的档案信息，节省大量的时间。（3）信息共享。数字化存储档案可以轻松实现信息的共享和传递。通过网络或内部系统，可以方便地与他人共享档案文件，促进协作和合作。

2.构建安全可靠的数据库。建立一个安全可靠的数据库系统来管理数字化的人事档案。该数据库应具备高级别的安全措施，包括数据加密、访问控制、备份和恢复等功能，以确保档案的机密性、完整性和可用性。此外，定期进行数据库的维护和更新，以保持系统的稳定性和性能。

3.3建设高素质的事业单位工作人员队伍

在实施人力资源档案管理工作时，为提升工作质量，强化员工能力是重要前提。对此，事业单位应有针对性地开展业务知识培训，帮助员工快速掌握档案专业知识和计算机信息技术，提高其管理能力。人事档案管理人员应充分掌握信息技术设备的操作方法，实现档案管理的数字化转型。此外，事业单位应组织员工积极开展计算机操作技能培训，将计算机技术的优势充分发挥出来，强化档案管理的专业化水平，切实解决管理障碍与问题。事业单位人力资源部门在开展人才招聘时，要充分结合人事档案考察应聘者的综合素质。通过培训老员工、招录新员工的方式，打造一支具有高素质的团队，确保顺利开展事业单位的人力资源档案管理工作。同时，要对相应的工作流程进行有效完善，避免出现人员流失，提高工作的及时性和实效性。

结束语

在人力资源管理领域，人事档案管理是一个至关重要的工作，对于组织的运营和员工的发展具有重要意义。通过对人事档案管理工作的优化分析可以发现，优化人事档案管理工作可以显著提高组织的运营效率，有助于提升员工满意度和参与度，有助于加强数据安全和合规性管理。这将为组织创造更加健康、高效和可持续的人力资源管理环境，从而推动组织竞争力的持续提升和长期发展。

参考文献

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