大数据时代企业档案管理信息化建设研究

大数据时代企业档案管理信息化建设研究

梁群

涟源市石马山街道办事处社区卫生服务中心 湖南 涟源 417100

摘要：在这个大数据的时代，企业单位档案信息化建设显得尤为关键，但同时也存在许多难题。为了达到档案信息化管理的目标，必须制订适当的策略。本文对于大数据环境下企业档案管理信息化建设的进行了深入探讨，并基于当前企业单位档案信息化建设的实际情况，提出了几个可操作的方案，期待能够对推动企业单位档案信息化建设，以及促进档案管理工作的顺畅进行提供有效的借鉴。

关键词：大数据时代；企业单位；档案信息化

1.大数据时代企业档案管理信息化建设的重要价值

1.1 可以提高工作效率

传统的文件管理手段有许多缺点，例如需要消耗大量的空间、文件检索速度缓慢、管理效能不高、容易丢失或破损等。然而，伴随着信息科技的飞速进步，数字化的文件管理模式已经转变为企业文件管理的主流方向。数字化的档案管理技术能够把纸质文件转换成数码格式，从而实现文件的电子化管理和查找。相对于传统的文件管理方法和观念，这种方法能够带来更高的效益。首先，通过数字化的手段，文件管理所需的物理空间得到了降低，显著地减少了文件查找的时间，从而提升了工作效率。通过数字化的档案，我们能够在数据库里迅速地进行搜索和查找，这样就能迅速地获取所需的信息，从而提高了工作效率。

1.2 可以提高档案管理的安全性

传统的文件管理方法有着巨大的风险，例如文件容易受到破坏、丢失或者被盗，这些风险可能会给企业带来巨大的损害和影响。在这种背景下，数字化文件的产生变成了一种关键的文件管理应对策略。通过将文件转换为电子形式，能够进行文件的电子储存、复制和管理。数字化的文件能够进行多次复制和加密储存，从而确保文件信息的安全性和完整性。此外，数字化的文件复制也能通过云端存储或者本地存储等手段来实现，以防止由于硬件问题或者自然灾害等因素导致的文件丢失。另一方面，通过对数字化文件进行加密保存，能够阻止非法人士通过黑客攻击等手段窃取文件信息，进而确保文件信息的安全。再者，数字化文件也能够对文件信息进行权限管理和审计追踪，确保文件信息不会被未经许可的人员检查或更改。设立健全的文件管理准则和权限监督体系，可以保障文件信息的安全与完备。

1.3 可以实现档案资源共享

一般来说，传统的文件管理模式依赖于各个部门或机构的自主运营，导致文件资料无法公开，这样的做法很可能会引发资源的滥用和信息的孤立。然而，如果采用数字化的相关技术来进行文件管理，就可以有效地解决现有的问题，让文件资料和信息可以在不同的部门之间互相分享。利用信息技术进行档案管理，可以保存大量的文件资料，这样各个部门或机构就可 进行信息的分享和利用，并且可以通过内部网络或者互联网等途径来实现文件资料的共享和沟通。共享档案信息能够促进各个部门或机构的信息交流，进一步消除信息孤立，达到有效利用信息资源的目标。

2.大数据时代背景下企业档案管理信息化建设的策略

2.1 加强档案信息化建设的组织和领导

对于企业来说，强化档案信息化的构架及其引导是其发展的根本和先决条件。只有通过高效的组织及引导，我们才能真正推动并使用档案信息化的管理。企业可以采取如下几个步骤：首先，创建一个专门的档案管理机构，其核心任务就是利用 IT 来处理档案，并对其组织及执行进行优化。信息化的档案管理体系既可以是由档案处理单位与信息科技单位联合建立，也能够单独建立。这个体系需要确立档案信息处理的规则与准则，普及档案信息处理的观点与科学方法，从而更好地促进档案信息处理的执行与运用。其次，需要构建一个健全的档案信息化管理策略。这个策略必须得到领导层的关注和援助，同时也需要他们积极地投入其中，以促进档案信息化管理的执行。在执行和使用档案信息化管理的过程中，领导层需要提供全面的帮助，包括人力、物力和财力等各个方面的支持，以确保其能够顺利执行和运作。最后，为了使文件的信息化管理得到有效执行，各个部门必须进行紧密的配合。首当其冲的是，文件管理单位必须与计算机科学单位紧密配合，这样才能保证系统的稳健、安全及其可信赖度。计算机科学单位主要负责构筑系统、维护 网络安全及进行数据处理，文件管理单位则是提供业务需求及操作步骤的引领者，这样的配合有助于确保文件的管理工具能够适应文件的真正需求。接下来，与各个组织的配合工作也极为关键，例如，人事、金融等领域。通过与人事部门的配合，我们能够达到文件的无纸化处理及信息的分享；通过与金融部门的配合，我们能够将金融文件与商业数据相连，进一步增强了数据的精确度及整体应用的收益。

2.2 优化档案信息化管理的技术和平台

通常，档案的信息化处理需要借助尖端的科技与设备，这是由于这些设备的运用能够让档案的保存与查询变得更加数码。因此，企业需要利用诸如云计算、大数据和 ai 等尖端科技，创造出优质的外在条件，打造出功能齐全的信息体系，其中包括高效、智慧与安全性。档案信息化管理系统能设置权限，还能实现审计追溯。信息化的档案管理需要遵循特定的准则和规则，以推动其向标准化、规范化的方向进步。因此，期望企业能设立适当的管理规则，涵盖数字化档案的形态、储存模式、查找手段以及保密需求等，以便为档案的信息化处理提供科学的引导。毫无疑问，企业也需要注重相关科技的开发，因为实施文件的信息化管理主要依赖于尖端的科技和平台。特别是对于数码文件的扫描、储存以及查询科技的探索与开发，可以有效地提高文件信息化管理的科技层次。

2.3 加强信息化档案管理人员的培训和教育‘

实施档案信息化管理需要专业人员的参与，同时，档案信息化管理的技术和方法也需要持续更新和学习。因此，企业应该加大对档案信息化管理人员的培训和教育力度。首先，需要设立一个专门针对档案信息化管理的培训体系，这个体系可以由负责档案信息化管理的部门来承担，也可以由教育机构或其他相关的专业机构来提供。在培训的内容中，不仅需要涵盖相关的观念和技术，还需要包括档案信息化管理的规范和安全知识等。在进行管理者的培训时，实际操作教育同样是必须的，因为只有将理论知识付诸实践，才能真正起到效果。同时，通过实际的操作活动，我们需要确保管理者的专业技术得以提升，并且对档案信息化管理的步骤和手段有深入的了解。接下来，企业也需要关注对于档案管理经验的分享和交流，例如，管理层的互动，或者不同行业的对话等，这样才能让管理层掌握最新的管理技巧和策略。交流的形式也应该多元化，比如信息化档案管理的会议、研讨会、论坛等活动。终究，公务机构也需要注重构建评价体系，这种体系能够基于项目的发展、系统的运行成效以及信息的安全性等因素来衡量和评价各个部门和个体的文件信息化建设的成果，并且会根据评价的结果实施适当的奖励或处罚方式。推动所有的企业深刻理解到档案信息化的关键作用，同时也能够激励他们的热情和创新精神。

结语

简而言之，在大数据的环境中，必须采取多种策略来构建企业的档案信息系统，这些策略包括但不限于组织与领导、科技与平台、员工的培养与教育、安全防护以及文化传播。实施档案的信息化管理，既可以增强档案的处理效率与精度，也可以给予企业更加精确的决策参考与服务援助。伴随着信息科技的进步以及文件的电子化管理的持续优化，企业有可能更有效地面临大数据时期的挑战，并达成数码化改革与管理革新的目标。

参考文献

[1]单振宇.大数据时代企业档案管理信息化建设研究[J].办公自动化,2024,29(01):61-63.