浅析出版发行企业退货管理存在的问题及对财务数据的影响

浅析出版发行企业退货管理存在的问题及对财务数据的影响

方乐

广西师范大学出版社集团有限公司   541000

[摘要] 退货是图书出版发行企业的日常经营业务，也是全球图书出版行业难以解决的问题。退货管理的水平不仅影响着出版发行企业的日常经营活动，同时对企业的财务数据质量产生着重要影响。本文通过分析出版发行企业退货管理存在的问题及其对财务数据产生的影响，探究相应的解决对策，以期提高企业退货管理水平，获得更高质量的财务数据，为经营决策提供更有力的依据。

[关键词]出版发行企业，退货管理，财务数据

退货是图书出版发行企业的日常经营业务，是衡量图书销售情况以及进行财务核算的重要数据来源。出版企业传统业务下退货率大约为10%，无论退货是由出版发行企业的问题，还是中盘商或者零售商的问题产生的，一般而言，其退货对应的主要经营风险仍由出版发行企业承担。因此，出版发行企业应转变重发货、轻退货的管理理念，重视退货管理。退货流程始于客户发起退货，其间包括邮寄退回，仓库签收清理，仓库录入系统，最终经由业务员及财务确认系统内退货单据的相关信息后，退货流程终止。理想状态下，退货与发货在期间和品种上一一对应，才能准确真实地反映当期图书的销售情况，从而为经营管理决策提供准确的数据支持。但在实际操作中，由于退货管理不够完善，导致退货的处理在时间和品种上无法与销售保持一致，进而影响系统数据的准确性和有用性。

一、退货管理可能存在的问题

1.缺乏对市场的把握导致新书首发量、图书发行量控制不合理，图书过度发货，加大后期退货清理的工作量。代销模式下，出版企业的业务部门未能准确把握市场趋势，对读者的消费习惯及构成缺乏了解，错误预判新书的市场表现，或图书定价不合理等因素，导致图书发行时过度铺货。后期因销量不及预期，造成新书滞销，客户大量退货，加大了仓库清理退货的工作量，同时增加了不必要的销售和退货管理成本。

2.客户退回积压库存不及时，影响退货确认期间。出版企业的客户主要包括中盘商和零售书店。中盘商在批发进货时采购数量不合理、零售书店操作人员订数不实际等问题，均会导致过度发货，造成后期的大量退货。企业业务部门缺乏与客户的沟通，或因客户自身退货效率的影响，有些图书在客户处滞销积压后，较长时间才能退回至企业仓库，导致仓库在收到退货时已经严重滞后于销售发生期间或新书发行时间。

3. 仓库退货清理不及时，清理效率低。出版发行企业退货管理效率有待提高，无法及时完成退货的清理。一方面，出版企业虽然经历了体制改革，但管理思维和管理体制未能及时调整，退货管理仍然沿用旧的管理方式，退货清理效率低，积压未清理退货严重。另一方面，退货管理信息化程度低，软硬件老旧，在签收、点数、录入及确认等方面自动化程度低，退货清理对操作工人的经验依赖性强，易出错，系统采集的数据信息少，无法满足现代管理的需求。

4.业务员及财务人员对退货单的确认不及时。退货经仓库人员清点确认退货数量并录入系统后，需经业务员确认退货单的录入客户、折扣等退货信息是否正确，再经财务人员审核通过，退货流程终止，退货相关数据方能形成财务数据。业务人员及财务人员未能及时在业务系统内处理退货单据，导致退货单据无法及时走完流程、形成财务管理所需数据。因此，业务员及财务人员确认的时效性也是影响退货管理质量的因素之一。

二、退货管理对企业财务数据的影响

1.影响财务数据的准确性。正常运营状态下，有销售才有退货，因此退货的发生在时间上必然滞后于销售。但若退货严重滞后于销售，可能导致数据准确性受到影响。例如，某新书在某年年初首发并大量铺货，发货量100万册。后因市场不及预期，导致大量退货，退货90万册，而因客户退回、仓库清退等原因导致退货实际录入系统时间为次年。此时，对于该出版发行企业而言，该书实际销售仅10万册，而新书首发当年确认销售100万册，造成十分畅销的假象。又如，退货直接涉及到会计上应收账款的减少和库存商品的增加，若退货未能及时清理并在会计上确认，应收账款的数据将不准确，可能对企业清债产生影响。

2.影响财务数据可用性和可靠性。基于会计分期这一会计原则，退货的跨期处理对财务数据的可用性和可靠性影响较大。当年的退货在下年处理，将会导致上年退货码洋和退货实洋的低估，进而导致净发行码洋（销售码洋减退货码洋）和净发行实洋（销售实洋减退货实洋）的高估，退货率（退货码洋除以销售码洋）、返点率（返点金额除以净发行实洋）和回款率（回款金额除以净发行实洋）的低估，从而造成财务数据所反应的业绩比实际更好的假象。同时，下年的财务数据分析结果将与上年相反，退货码洋和退货实洋在下年增加，导致净发行码洋和实洋的低估，进而导致退货率、返点率和回款率的高估，造成数字反应的业绩比实际业绩更差的假象。因此，退货管理对财务数据的可用性和可靠性产生着重要影响，是经营决策正确性保证的前提。

3.影响对图书真实市场接受度的评价。图书的净发行量（销售数量减退货数量）是评价图书市场接受度的重要指标之一。从一个较长的期间汇总来看，数据更贴近实际情况，但经营决策往往以年度为单位，退货的严重滞后可能导致图书在当年发货数量较大，退货较少，造成当期图书市场接受度高、图书畅销的假象；而下年退货数量骤增，亦无法反应退货当年该图书真实的市场表现。

三、出版发行企业加强退货管理的对策

1.企业相关部门做好市场调查，合理控制图书发货量和新书首发量，尽可能做到按需出版、按需发货。一方面，图书出版前针对内容、读者结构、包装设计以及定价等因素进行综合考量，另一方面，应及时了解图书市场趋势，关注书企和调研机构的综合数据，基于经验和市场化的视角对图书发货量和新书首发量进行合理判断。同时建立高效的补货机制，能够迅速对市场变化做出反应，对供不应求的图书及时补发。减少盲目发货导致的清退工作的增加。

2.业务部门加强与客户的沟通，及时退回积压库存。业务员应及时了解客户采购图书的销售情况，针对退货量的中盘商或零售客户，进一步了解其原因，并对应退未退图书及时沟通退回。对建立长期稳定的深层次合作关系的主要客户，在相互信任的基础上创新库存管理模式。例如客户采用VMI采购模式，由发行企业管理客户库存，双方共享数据信息，确定最佳库存量，由发行企业及时制定并实施补货策略，减少独立预测企业需求带来的资源浪费，降低供货成本。

3.提高退货清理效率，及时清理退货。通过优化仓库员工的退货操作流程和操作方式，及时处理签收的退货包裹，避免退货长期积压。对相关人员进行定期培训，转变传统守旧的工作理念和工作方式，提升相关人员的业务技能，包括系统操作、设备使用、清点方法、上架方法等。将退货清点效率纳入仓储部门员工的绩效考核指标，鼓励员工在操作流程和方式上创新，提升退货管理水平。

4.优化退货管理系统，充分利用信息化、智能化提高退货管理效率和质量。通过信息化技术赋能退货管理，利用更智能、更便捷的退货管理系统提高图书追溯、运输、清点、录入的效率。例如，通过自动清点技术降低人工清点的出错率，节约时间；通过与物流系统之间的数据共享，减少人工录入环节；将RFID技术运用于图书出版发行各个环节等。在加快图书清退效率的同时，获取更精细的数据，为后台的分析和决策提供依据。

5. 通过系统控制将退货业务关联销售业务。转变出版企业重销售、轻退货的管理理念，不仅要重视图书发货量，还要关注图书的退货情况，并将图书退货情况纳入相关人员绩效考核体系。例如，在业务系统中关联销售与退货流程，以系统控制提高业务员和财务人员确认退货单据的效率。若系统内该客户下有退货单超期未确认，无法继续在该客户账户下开具新的销售单。当系统自动检测到超期未确认的退货单时，及时提醒业务员和财务人员及时确认，完成后该客户方能正常开展销售业务，避免业务员只顾销售的工作理念，在保证退货管理效率的同时确保发货业务的正常开展。

6.对企业退货管理全流程进行流程再造，加快企业退货处理和信息反馈的速度。将退货流程从以储运部门为主、物流为中心，改变为以市场部门为主、以信息为中心的模式。储运部门完成清点、录入，形成退货数据信息，并将信息反馈给市场部门。市场部门对退货信息进行分析，反馈给编辑部、销售部以及决策者。通过信息的全方位利用，反推对退货管理的质量要求，提高退货对应的财务数据的准确性和有用性。

四、结语

出版行业的退货管理问题是由来已久的问题，重视退货管理、进而重视退货的价值内涵是出版发行企业完善经营管理决策的重要手段。出版发行企业在体制改革后，面临着更加激烈的市场竞争，需要更准确、更可靠的财务数据支撑经营决策。通过提高人员素质、管理方式、信息化水平，进而提高退货管理总体水平，提高与退货相关的财务数据质量，有利于企业进行更合理的分析和判断，从而提高管理决策质量，获得更强的市场竞争能力。

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