行政事务管理工作的重要性及其优化策略探究

行政事务管理工作的重要性及其优化策略探究

王云

四川大学华西第二医院 四川 成都 610041

【摘要】在医院管理体系当中，行政事务管理工作是至关重要的一个组成部分，其无论是对医院日常的稳定运行，还是对医院医疗服务质量的提升都有着不可或缺的重要促进作用。文章全面而深入的分析了其重要性，并提出了相关优化策略，旨在提出参考性建议，促使医院行政事务管理工作效率与质量提升，保障医院与医疗事业的高质量、可持续性发展。

【关键词】行政事务管理；医院发展；行政服务；质量管理

行政事务管理工作是医院日常稳定、高效运行的基础保障，更是医院医疗服务质量持续提升的关键因素，同时还是医院对外合作交流的桥梁，是医院文化发展、信息化发展的动力支持[1]。在医疗体制改革与社会发展环境背景下，全面加强对医院行政事务管理工作的重视度是非常必要的。只有充分认知到医院行政事务管理工作的重要性，并秉承科学化、规范化、人文化理念对其进行持续优化，才能够促使医院在全新的环境中，面对全新的机遇与挑战，更好地为人民群众的健康事业做出贡献。

一、医院行政事务管理工作的重要性

首先，其可确保医院日常的高效运作。医院作为一个医疗服务单位，由很多个部门组成，同时所涉及的工作环节复杂多样[2]。通过高质量行政事务管理工作的落实，可更加合理的规划组织架构，可更加明确的划定职责任务，以及可更加科学的安排工作流程，从而使得医院各个组成部门之间保有更高的协同工作能力。大到医院的物资管理供应、人员岗位调配，小到医院的医疗设备维护、工作环境优化，行政事务管理工作均有涉及，并且事无巨细，是医院日常运转的基础保障，保障其高效运作。

其次，其可促进医院医疗服务质量的提升。对于医院而言，为患者提供高质量的医疗服务是其最为基本的职能所在。通过高质量行政事务管理工作的落实，能够在医院建立起更加完善、更加科学的医疗质量管理体系，如制定完善的医疗管理规章制度，包括医疗操作规范、病历管理制度等，以及构建科学的医疗监督系统，包括内部监督系统、公众监督系统等。如此，全方位确保、改进医疗行为的规范性与科学性，在有效治疗患者的同时，不断强化患者就医体验，让患者对医院保有更高的信任度与满意度。

然后，其可优化医院医疗资源的配置。一家医院，尤其是一家大型医院，往往有着大量的医疗资源需要科学管理、合理配置，包括人力、物力、财力等各个方面，而这一工作正是医院行政事务管理工作中的重要内容。通过高质量行政事务管理工作的落实，在人力资源方面可以以高质量的招聘、培训、考核等来全方位提升医院医务工作人员的素质素养；以及在物力、财力方面可以以高质量的预算编制、成本控制、资源调配、维护保养等来有效确保资金的合理利用和仪器设备的规范使用，避免浪费和无意义损耗[3]。

之后，其可加强医院对外的沟通与合作。医疗事业的可持续发展不仅需要医院充分做好自身的医疗服务工作，同时也需要医院加强与外部力量的沟通合作，包括政府部门、其他医疗机构、社会团体等[4]。通过高质量行政事务管理工作的落实，可让医院取得更多的政策支持、开展更多的学术交流，以及完成更多的医疗合作等，从而为医院的良好发展打造更加宽广的空间与环境关系。

除了在以上发面发挥重要作用外，行政事务管理工作在面对突发公共卫生问题时，在建设医院文化工作中，以及在促进医院信息化发展方面都发挥着不可磨灭的重要作用。即在突发公共卫生问题时，需要通过行政事务管理工作来启动应急机制、组织协调各方力量、调配医务人员、保障医疗物资供应等，从而确保突发公共卫生问题得以高效解决。在建设医院文化工作中，需要通过行政事务管理工作来组织各类文化活动，借此强化工作人员凝聚力、集体归属感、文化认同感，以及职业道德和敬业精神，从而构建出良好的医院文化发展氛围。以及医院的信息化发展，需要通过行政事务管理工作顺应时代发展而积极引入先进化、科学化、智能化信息管理系统，并对相关信息数据进行分析、整合，从而确保医院工作的准确化、高效化与信息化。

二、医院行政事务管理工作的优化策略

（一）完善组织架构与职责体系

科学合理的组织架构是医院行政事务管理工作得以优化的基础保障，同时在此基础上明确各部门与岗位的职责范围是进一步促进医院行政事务管理工作质量提升的关键要素。而对于医院组织架构与职责体系的完善，需要从以下多个方面着手进行。首先就是对现有的组织架构进行系统化评估，尤其是需要依据医院的具体规模与实际发展需求进行问题查找，从而针对相关问题进行优化，确保医院组织架构的合理性与适应性。其次就是对各部门与各岗位的具体工作任务与职责进行细致划分，避免工作内容重叠与工作职责模糊现象的出现，并且还要具有针对性的制定出标准化、科学化的工作流程与规范，使得各项工作内容的落实与工作职责的归属都有章可循。最后就是对更新的组织架构与职责体系进行定期的审查，并依据当下不断变化的医疗发展环境进行适时与适度的调整。通过充分鼓励医院各部门、各岗位工作人员提出针对性的改进建议，集思广益，可持续发展。

（二）加强人员培训与员工发展

任何工作的落实都需要由人去执行，因而高水平、高素质的工作人员是医院行政管理事务工作落实质量提升的关键，更是其得以有效优化的基础。为此，加强工作人员培训，同时为员工建立良好的发展空间，对医院行政事务管理工作的优化而言至关重要。首先，就加强工作人员的培训而言主要可以通过三方面的手段来加以落实。其一，定期组织工作人员外出交流学习，如去到上级合作医院的相关部门进行实地学习；其二，定期邀请专家在本院举办培训讲座，让工作人员聆听学习；其三，定期举办部门培训活动，由部门主管对部门工作人员进行强化培训。对工作人员的培训，其内容主要包括有两个方面，一方面是工作技能，另一方面是工作态度，让所有工作人员始终保持扎实的工作技能与敬业的工作态度，更好地投入到医院行政事务管理工作中，促使其优化提升。其次，就员工良好发展空间的建立而言，需要制定明确的晋升机制，让每一名工作人员的努力与付出都可以获得回报，促使其工作积极性不断提升，从而不断优化、提升医院行政事务管理工作质量。

（三）优化工作流程与制度建设

需要组织专人对现有的工作流程进行梳理与评估，找出工作流程中设置不合理的环节，并就此加以改进优化。改进优化的原则在于精简工作流程，让一些不必要的中间环节得以删减，从而有效提升医院行政事务管理工作的顺畅性与高效性[5]。而具体的改进优化方案可以参考六西格玛质量管理措施，不断优化工作流程，持续提升工作质量。

而除了优化工作流程外，完善行政事务管理制度也是非常必要的，具体包括人事管理制度、财务管理制度、物资管理制度等，充分确保各项制度的科学性、合理性与可操作性，这样才能够促使医院行政事务管理工作质量不断提升。以人事管理制度为例，需要加强监督与考核，即定期对行政事务管理人员进行工作表现的考核，并将考核结果与其每月绩效和职业晋升相关联[6]。与此同时，需要注重培养行政事务管理工作人员的服务意识，促使其树立起以患者为中心，以及以医院医务工作者为主体的服务意识与理念，充分做好临床一线的后勤保障，让医生全身心的治病，以及让患者获得理想疗效。除此之外，还需要加强文化建设，如组织医院行政事务管理工作者开展各类文化活动，或者是树立先进典型，以此来发挥环境感染与榜样促进作用，不断增强凝聚力、团队力，从而保障相关工作高质量开展、落实。

（四）推进信息建设与协调沟通

对于医院行政事务管理工作的优化，需要充分顺应时代发展，利用各类信息技术来提升其工作准确性与效率性。即需要建立起完善的医院信息化管理系统，该信息化管理系统需要涵盖有医疗、人事、财务、物资等各个方面的工作内容[7]。以电子办公、在线办公来减少纸质文件的流转，提供工作效率；并以大数据有效分析工作现状，为科学决策提供支撑；同时还依托信息技术实现互联、互通，促进沟通、加强协作，不断提升工作效率与质量。需要注意的是，在通过信息化建设加强互联互通的基础上，也还需要通过定期的会议或座谈会来加强行政事务管理人员与医护工作人员之间的沟通交流，彼此反馈需求与意见，从而针对性解决相关问题，促使医院行政事务管理工作得以高效、高质推进。

（五）开展质量管理与反馈机制

需要建立起完善的医院行政事务管理工作质量评估标准与反馈机制。即定期对各项工作的落实进行质量检查与评估，具体方式包括有自我评价、内部审计、外部评审等，从而及时发现问题及时改进。积极引入行业内的一些先进、高效管理办法，包括绩效管理、项目管理等；针对相关可能出现的风险建立预警机制与应急预案，包括法律风险、财务风险、安全风险预警与处理等；不断优化人力资源、物力资源、财力资源配置，有效控制成本，提高效益[8]。除此之外开通多条反馈渠道，包括院内反馈渠道与院外反馈渠道等，及时参考相关建议对行政事务管理工作进行优化，从而不断提升管理水平与工作质量。

三、结语

总而言之，行政事务管理是医院管理工作中的重要组成部分，对于其的优化更是一个复杂的、系统的工程，需要医院管理层与相关人员高度重视并积极参与。充分契合医院发展实况，以及充分契合环境变化需求，不断优化组织架构与管理制度，以及不断强化人员培训与质量管理，促使其工作效率与质量提升，从而促使医院与医疗事业更好地发展。

【参考文献】

[1]周艾蓉.关于推进基层医院行政管理科学化和精细化的探讨[J].广东经济,2023,(12):71-73.

[2]戚霞军.基于组织变革视角下多院区医院行政管理模式研究[J].中国产经,2023,(16):139-141.

[3]辛丽丽.新医改背景下公立医院行政管理标准化路径分析[J].品牌与标准化,2023,(02):184-186.

[4]王志超.新医改背景下的医院办公室行政管理创新探究[J].环渤海经济瞭望,2023,(02):150-152.

[5]李元波,韦林川,谢步东,等.提高医院办公室行政管理工作效率的路径探索[J].办公室业务,2023,(03):10-12.

[6]郭建港.医院行政管理人才培养中岗位轮转的实施对策[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022,(08):86-88.

[7]周金龙.论行政事务管理工作的重要性及其优化策略[J].农业开发与装备,2021,(06):115-116.

[8]王雷超,曹又铭.试论以精细化管理提高医院后勤事务管理水平[J].环渤海经济瞭望,2021,(05):91-92.