工程档案数字化建设与档案管理

工程档案数字化建设与档案管理

王妍

内蒙古电力勘测设计院有限责任公司 内蒙古自治区呼和浩特市 010010

摘要：工程档案数字化建设和管理，可以提高工程项目的档案管理效率、保护档案资源、加快信息传递和共享。同时，数字化档案也为后续的项目管理、维权和历史回顾提供了可靠的基础。数字化档案可实现快速检索、精准定位和高效浏览，极大地提高了档案管理效率。不再需要人工翻阅纸质档案，节省了大量时间和劳动力成本。纸质档案容易受到损坏、丢失或陈旧的问题。通过数字化处理，可以将档案资源转存为电子文件，并实施数据备份和安全措施，有效保护档案资源免于意外损失。

关键词：工程档案；数字化建设；提升策略

1 工程档案数字化的优势

1.1 实现高效信息处理

通过实现高效的信息处理，工程档案数字化不仅提高了工作效率和准确性，也为项目决策和管理提供了实时、可靠的数据支持。数字化档案通过建立索引和元数据管理，使得档案资源能够快速被检索和定位，节省了大量的时间和精力。用户可以通过关键词、时间范围、档案类型等进行检索，快速找到所需的信息。数字化档案提供了便捷的浏览和阅读方式，用户可以通过电脑、手机、平板等设备随时随地访问档案资料。同时，数字化档案支持缩放、旋转、翻页等功能，方便用户查看和阅读。数字化档案通过网络和云存储等技术实现了多人协同合作和共享，不再局限于特定的地点和时间。团队成员可以同时访问和编辑档案资料，提高了信息共享和协作效率。数字化档案可以通过图表、图形和分析工具进行数据可视化处理和展示。这有助于更直观地理解和分析档案数据，发现其中的模式和关联，帮助决策和规划过程。同时，数字化档案也可以推动工作流程的优化和改进，提高整体效率。数字化档案可以实施严格的访问控制和权限管理，确保档案信息的安全性。同时，可以定期进行数据备份，防止档案数据的丢失或损坏，提高数据的可靠性和可恢复性。

1.2 档案数字化科学分类管理档案信息

在科学分类管理档案信息时，需要制定相关的分类标准、命名规则和文件夹结构，确保分类的一致性和规范性。同时，利用数字化档案管理系统，建立相应的分类模块或标签，以便于对档案信息进行分类、检索和组织。这样可以提高档案信息的可管理性、可查找性和可利用性，为后续的信息处理和管理提供有力支持。

1.3 有助于痕迹化变更

通过数字化档案管理的痕迹化变更功能，不仅可以记录档案信息的变更历史，也可以提供审计和审查的依据。这对于工程项目的监管、合规性和质量管理具有重要意义。此外，数字化档案还可以防止无意或恶意的篡改、损坏或删除，并保障档案的完整性和可靠性。当进行档案信息的修改或更新时，数字化档案管理系统能够自动记录变更的时间、人员及内容等信息。这样可以轻松地跟踪和查看档案信息的变更历史，确保变更不会丢失，并提供了可靠的痕迹化证据。数字化档案管理系统通常具备版本控制功能，可以保存不同版本的档案信息。当进行变更时，系统会自动生成新的版本，并标明变更的细节，从而方便对比和回溯各个版本的差异。数字化档案管理系统可实施严格的访问权限控制。只有经过授权的人员才能进行档案信息的修改和变更，避免非法或误操作对档案造成损伤。同时，系统也能够追踪到谁对档案信息进行了变更操作。数字化档案管理系统可根据组织的需求设定工作流程和审批流程。当进行档案信息的变更时，需要经过特定步骤的审批和验证，确保变更操作的合规性和准确性。

2 工程档案数字化建设的提升策略

2.1 完善档案管理机制

通过完善档案管理机制，可以提高工程档案数字化建设的效果和成效。合理的管理机制能够确保数字化档案的完整性、安全性和可利用性，为工程项目提供可靠的档案支持和保障。完善档案管理机制需要制定相应的法律、法规和规范文件，明确工程档案的管理要求、责任和权益保障。这样可以为数字化档案建设提供法律依据和指导。建立健全的档案管理机构和人员配备体系，明确各级单位的职责和权限。组织专业的档案管理团队，负责档案的分类、整理、存储、维护和利用等工作，确保数字化档案建设的顺利进行。制定完善的档案管理流程和标准，包括档案的采集、整理、数字化处理、存储、检索和归档等环节。确保数字化档案建设过程中每个环节的规范性和一致性。数字化档案建设需要注重信息安全和权限控制。建立合理的访问权限机制，确保档案信息仅对具备相应权限的人员可见和操作。同时，建立数据备份和灾备措施，保障档案信息的安全性和可恢复性。

2.2 档案管理人员技能培养

提供系统的档案管理知识培训，包括档案管理原理、档案分类与编制、数字化档案管理方法等。组织相关的培训课程、研讨会或参加相关行业的培训活动。培养档案管理人员的问题解决和决策能力，使其具备分析和解决实际问题的能力。可以通过培训班、案例分析、模拟演练等方式，提高档案管理人员的应变能力和决策水平。提倡档案管理人员进行持续学习，跟进行业最新动态和技术发展。鼓励参加相关的学术会议、培训和研讨会，提升自身档案管理专业知识和技能，以适应快速变化的档案管理环境。为档案管理人员提供实践锻炼的机会，参与实际项目和工作任务。通过实际操作和经验积累，不断提高实际工作中的执行能力和解决问题的能力。

2.3 丰富档案信息资源

数字化档案建设应涵盖多种类型的档案信息，包括文本文档、照片、图纸、音频、视频等不同媒体形式的档案资料。这样可以提供更全面、多样化的信息资源。通过积极采集、整理和归纳档案信息，确保数字化档案库中的信息资源得以充分丰富。这可以包括从各种渠道收集档案资料、整理工程项目相关文件和资料等。与合作伙伴（例如工程设计院、施工单位、监理机构等）进行协作，共享彼此的档案信息资源。建立合作伙伴间的信息交流渠道，分享档案信息，做到互通有无，共同丰富档案信息资源。参与行业协会或组织的交流活动，与同行业的其他组织和专家进行沟通和合作，分享档案信息资源。通过行业交流与合作，可以获得更广泛、更丰富的档案信息。在合适的条件下，将一部分非敏感性的档案信息开放和共享，给予研究机构、教育机构、公众等有需求的人群使用。通过数据开放与共享，可以促进更广泛、更深入的档案信息利用。将传统纸质档案转化为电子格式，进行数字化处理，便于有效存储、管理和共享。数字化档案的建设可以将大量的档案信息资源整合并提供给用户，方便查找、检索和利用。借助现代技术，如人工智能、大数据分析等，对档案信息进行挖掘和分析，提取其中的关键信息和有价值的数据内容。这可以进一步丰富档案信息资源，并发掘出更多隐藏在档案背后的知识和见解。

3 结语

总的来说，工程档案数字化建设和管理为工程项目提供了更高效、便捷的档案管理方式。它不仅提高了档案管理的效率，保护了档案资源。数字化档案可以通过网络和电子邮件等方式进行迅速的传递和共享，不受时间和地域限制。这有助于提升工程项目的信息流动和合作效率。数字化档案建立了可靠的电子记录，为后续的维权和历史回顾提供了重要依据。当发生纠纷或需要查阅历史档案时，可以方便地获取相关信息和证据，数字化档案的建设和管理节约了存储空间，同时降低了相关的成本。

参考文献：

[1]潘艳峰.工程档案数字化建设实践及策略研究[J].山西档案,2022(04):181-183.

[2]曾方,史静.工程档案数字化建设与档案管理[J].中国住宅设施,2022(07):97-99.

[3]张焕萍.工程档案数字化建设与档案管理研究[J].质量与市场,2022(06):106-108.