浅谈工程竣工档案资料管理

浅谈工程竣工档案资料管理

姚璐璐

陕西建工第五建设集团有限公司

摘要：工程竣工验收是工程建设的关键环节，是保证工程质量的有效手段。为高质量完成工程竣工验收工作，要全面加强工程竣工验收相关档案资料管理，提高对工程竣工验收相关工作全方位的认识，加大工程项目建设的监督与管理力度。本文从工程竣工档案资料、工程竣工档案资料管理的重要意义进行阐述分析，提出相应的工程竣工档案资料管理的策略，更好地提高工程竣工档案管理效率。

工程竣工验收是工程建设的关键环节，是保证工程质量的有效手段。为了确保工程竣工验收的正常和有效进行，那么应加强工程竣工验收相关档案资料管理，而这极为重要，应保证档案资料管理的效率和效果，对工程竣工验收相关工作有全面深入的认识，加大工程项目建设的监督与管理力度。对此，本文针对工程竣工档案资料与工程竣工档案资料管理的重要意义进行了阐述分析，之后探究了有效落实工程竣工档案资料管理的策略，以供相关人员参考。

关键词：工程竣工；档案资料；档案管理；工程管理

前言：工程竣工档案资料是指施工单位的交工文件，竣工档案资料管理是对施工中产生的相关文件、数据信息的记录并进行处理与管理，以此可以来全面真实系统地体现施工的整个过程情况，应保证原始资料与实际情况相一致，确保数据信息精确无误、手续齐全完备，达到具体的施工管理要求。

1关于工程竣工档案资料

建筑工程竣工档案资料是工程项目实施过程的完整记录，记录了与项目相关的所有信息。工程竣工以后会有相关的档案资料记录验收资料和结算资料等，这是验收工程质量的重要依据，会决定工程项目是否顺利落实。所以，竣工对于档案资料应确保精准全面体现施工的整个过程，对相关数据的计算与统计应保证结果的精准性，对于数据信息实施归档管理应确保规范化和标准化，如果数据信息不够真实准确，会影响档案资料管理的效率与效果，还可能对项目的日后维修、改扩建及质量验收工作造成不利影响那么可能会影响档案资料管理的效率和效果，也会增加后续施工的难度。

2工程竣工档案资料管理的重要意义

建筑工程竣工档案资料是项目建设全过程(从项目立项到竣工验收)中产生的具有保存价值的与工程建设有关的各类文件资料。建筑工程竣工档案资料管理与工程项目建设应同步进行，与建筑工程的每一个环节相互关联，是建筑工程质量检验分析的主要依据。

竣工档案资料的管理需与工程项目建设的进度保持同步，确保与建筑工程的每一环节紧密衔接。随着建筑工程施工进度的不断推进，竣工档案资料所记录与管理的信息也在不断完善。建筑工程竣工档案资料涵盖施工管理、施工技术、施工物资进场验收、各阶段施工检验检测以及质量验收等资料，通过资料反映了建筑工程的实际施工情况，是竣工档案资料的核心组成部分。同时，竣工档案资料与建筑工程的各个环节相互对应，确保了资料的真实性和完整性。但是，由于工程建设受到各种因素的影响，使得竣工档案资料管理难度加大，需要进行大量信息的收集、归纳、分析、处理等，这一些工作内容较为复杂，难以避免工作问题的出现[1]。

对于建筑工程竣工验收加强档案资料管理极其关键和重要。针对当下一些建筑工程的竣工验收情况进行分析可以了解到存在一些不足和问题，应采取措施完善工程验收工作，防止影响工程质量以及工程管理效果，需要对这一方面工作给予高度重视。

对于建筑工程竣工应重视工程施工效率和质量，重点关注工程施工是否存在变形、裂缝、积水、漏水等问题，对工程竣工档案资料管理要保证资料真实全面体现工程设计、工程施工、工程竣工验收等方面的情况，为管控工程质量提供依据。对于这一方面还需要认识到工程竣工档案资料管理是工程建设的重要组成部分，档案资料的管理主要涉及文件的管理，这一管理工作贯穿于工程建设的所有环节，在工程建设以前要做好相关资料信息的准备工作，包括立项文件、招标文件、工程预算、设计方案等。

建筑工程竣工档案资料管理与工程项目建设应同步进行，如果档案资料中缺少对工程施工相关的记录，那么会影响到后续施工进度，甚至会影响施工质量。完整完善的竣工档案资料管理可以为工程施工提供依据，保证工程建设的效果。但是，由于工程建设受到各种因素的影响，包括社会因素、自然因素以及工程自身因素等，使得档案资料管理难度加大，需要进行大量信息的收集、归纳、分析、处理等，这一些工作内容较为复杂，难以避免工作问题的出现[1]。

3工程竣工档案资料管理的策略

3.1制定实施资料管理制度

具备完善的管理制度是开展工作的必要条件。为了有效落实工程竣工档案资料管理，那么应搭建打造科学成熟的管理平台，制定实施资料管理制度，完善管理体系。管理人员应具备良好的专业素养以达到岗位工作要求，积极投入到制定施工标准以及完善档案管理机制的工作中，应根据具体的规范完善数据信息采集以及信息整理，建筑单位应依据档案管理人员技术认证优化管理人员晋升路径，还应充分发挥档案管理人员的专业优势，调动其工作积极性。

对于资料管理制度的制定应综合考虑，确定资料类别、格式、资料数据的时间阶段，涉及施工日期、天气、具体施工内容等。在具体实施中需要设置专门的资料保管室，确保资料经过专业人员审核签字，建立监督管理机制，定期检查管理制度实施的情况，如果发现问题那么第一时间给予纠正[2]。

3.2提升档案资料管理认识

在建筑工程竣工过程中不但要根据施工计划开展作业，而且还应完善档案管理制度内容，保证工程竣工档案资料管理的效果。在了解具体内容以后，需要深入解读档案管理的规定要求，根据工程建设的需要采购相关材料，组织开展专业知识和专业技能培训，以确保档案资料管理培训工作的常态化，采取多种措施提高工程竣工档案资料管理质量。

另外，还应培养并提高档案管理人员职业认识、职业素养和专业能力，使得工作人员真正了解档案管理有关规定以及标准，熟悉工程竣工档案资料管理的流程步骤，体现工作人员职能优势，提高其工作能力水平，防止在工程竣工验收中出现工作失误的情况。另外，还应提高档案管理人员专业素养，安排档案管理人员进入施工现场了解情况，向建设单位相关人员普及档案管理有关知识标准以及具体的要求，提升建设单位相关人员对于档案管理的认识。

制定并执行奖惩机制，对在资料管理中表现良好的人员给予一定奖励，对于存在重大工作失误的人员给予相应的惩处，比如，可以进行批评教育或者绩效扣分，提高工作人员工作认识。还可以通过组织会议、设置宣传栏等方式普及宣传档案资料管理的重要性，使工作人员深刻认识工作价值与意义，表现优秀的工作人员应积极分享工作经验、工作方法以及工作感受，相互学习，共同进步。

3.2过程精细化管控
（1）进一步强化对现场各专业技术人员及资料员的指导力度。作为工程竣工资料的核心编制与管理群体，现场各专业技术人员及资料员的档案素质直接关系到工程竣工资料的质量与完整性。因此，我们将着重从三个方面进行针对性的培训：一是资料的形成要规范，如资料载体要耐久易保存、签字手续要齐全等；二是强调日常积累的重要性，坚决杜绝事后补救、敷衍了事或弄虚作假等不良行为，确保资料的真实性；三是加强资料整编方法的指导，特别是竣工图的标注工作。许多资料编制人员标注很不规范，漏标、错标的现象时有发生，严重影响了竣工图纸对实物的准确反映，影响了日后的查阅利用。
（2）在施工过程中对资料的形成积累和收集编制情况进行监督指导，对工程每个阶段、每个分项的工程资料工作的同步监督和指导，尽早发现问题，及时解决问题，要坚决杜绝只施工不形成资料或形成资料不及时收集的现象。
（3）紧紧抓住工程竣工的关键时刻，对竣工资料的整理移交进行监督检查。直接参与验收工作，对工程竣工资料形成的全过程以及其内容是否符合工程实体进行同步验收，以确保其准确与完整性。

3.3严把验收关
作为工程竣工资料的最后一个关口，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，按要求对移交来的竣工资料进行质量审查，并指导资料编制人员正确整改。为确保移交资料的完整性，验收人员应注意以下几点：
（1）对于规模大、施工单位复杂的工程，要落实每个施工单位具体施工了哪些部分，以便明确职责，分清各自任务，避免施工单位在资料问题上相互扯皮，影响验收工作的进展和效率。
（2）文字资料重点查看一些重要资料，如地基验槽、分部验收记录、隐蔽记录、各类试验记录、涉及结构安全使用功能性检测等，对经查后补来的资料要注意检查是否与实相符，签字是否齐全真实。
3.3优化归档程序及标准化建设

对于工程竣工档案资料管理应逐步完善审批流程，确保档案归档程序的规范化，保证档案管理的效果。但是，一些施工单位在施工作业中对于竣工档案管理工作认识不足，不能积极及时上报档案信息，然而这会增加档案审批管理的难度。为了避免这一问题产生，建筑单位应设定并优化归档的程序，分配不同工作人员不同的工作内容、工作职责，保证档案管理工作能够符合工作要求，确保档案管理及时有效完成，逐步推进档案资料管理的标准化建设[3]。

另外，需要建立健全的归档体系，确定不同类别资料的内容、格式以及收纳顺序等，采取分日期、分阶段、分类别进行归档。同时，应统一档案资料的命名、存储方式，建立并完善命名规则与分类机制，确保资料管理正常有序，强化归档程序与标准化建设。

在日常工作中需要加大归档监管力度，在实施以前全面分析可能存在的问题，避免影响竣工验收，根据国家工程建设竣工档案资料管理要求加强自查，详细记录工程建设的所有环节，审查是否存在纰漏和不足，保证工程竣工档案资料的真实性、齐全性以及完整性，确保归档工作的正常进行。

3.4采取多种方式提高专业水平

对于建筑工程竣工验收应注重对档案管理人员的培养，工作人员应明确工程竣工档案资料编制管理的要求和标准，遵循相关原则开展工作，保证对于竣工档案资料收集的效率和质量。另外，还可以组织开展档案资料管理相关内容的交流学习活动，保证竣工验收工作的顺利进行

，培养具有丰富经验以及良好专业水平并掌握档案资料管理技能的综合型人才，保证建筑工程经济利益，对于施工管理中管理人员采取有效方式，防止档案资料管理失误情况产生[4]。

档案管理人员应积极到施工现场调查分析，了解工程施工进度以及施工环节所产生的资料，提高对于资料的认知，保证资料的完整性和准确性，还可以与项目管理人员进行交流，为完善资料内容提供支持。

此外，在编制档案过程中需要提高工作能力水平，保证档案编制工作的质量和价值，应加大质量管理力度，有效管控工程竣工档案资料的编制过程，根据相关标准和要求整合档案资料并做好对于档案资料的保存、转交工作，根据需要增减资料内容，确保资料的利用价值。

结语：为了保证建筑工程竣工档案资料的全面性、真实性和有效性，应积极与建筑工程相关单位加强沟通协调，保证档案资料管理的效果取得实效，还应全面了解工程竣工施工现场具体情况以及竣工档案资料管理的重要意义，以此采取有效措施，包括如制定实施资料管理制度、过程精细化管控提升档案资料管理认识、严把验收关优化归档程序以及标准化建设、采取多种方式提高专业水平等，从而可以保证工程竣工档案资料管理的效率、质量和效果，保障建筑工程经济效益和社会价值。

参考文献：

[1]张婉琪，张剑阳，高健，等.重点建设项目档案管理的问题及对策[J].工程与建设，2023(03):1065-1068.

[2]孔旸.工程档案管理中存在的问题及优化策略研究[J].北京档案，2022(10):26-28.

[3]李华楠.浅谈项目档案验收资料的规范性[J].中外企业家，2018(03):95.

[4]李进.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路研究[J].陕西档案，2020（6）：48-49.