企业档案管理研究

企业档案管理研究

于洋

航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司

黑龙江省哈尔滨市 150060

摘要：档案管理是企业管理工作的一部分，从管档案实体到管档案数据，从档案分散利用到在线互联共享的变革过程就显得尤为重要了。所以，企业档案工作如何顺应形势发展的需要，努力适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，使档案管理走向知识资源管理，是新时期摆在企业档案工作者面前的新问题。

关键词：企业；档案；管理；意识

1企业档案管理的主要内容
企业档案保管是企业档案工作的基本环节。它是贯彻落实企业档案集中统一管理原则的重要手段，又是维护企业档案系统、完整与安全，并提供有效利用的必要条件，因此，必须引起高度重视，积极做好这项工作。企业档案保管工作的主要任务应是：按照集中统一管理的原则，采取各种有效措施，实现企业档案的科学保管，防止各种不良因素对企业档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护企业档案的完整与安全。在现代企业中，由于档案工作执行集中统一管理的原则，保管工作既要实现安全、可靠的管理，又要能够方便、有效的利用，必须加强对档案库房的日常管理工作，注意改善保管条件与保护环境，尽量减少档案材料的损毁，延长企业档案的寿命，确保其系统、完整与安全。

2、企业档案管理的理论基础

档案以形成者为依据可分为：国家机关档案、社会组织档案、企业档案、事业单位档案、家庭档案、个人档案。企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案管理主要包括实体管理和信息开发利用两大方面。是以企业的档案实体管理为基础，以信息的开发为宗旨和方向，为企业的各项工作提供凭证和参考作用。据统计，约占企业全部知识46%的档案中蕴含的知识，被很好地归类，并及时提供给需要这些知识的人，而发挥了作用的只占12%。企业档案蕴含着大量可待开发利用的知识，因此，企业档案管理工作面临的问题不仅仅是开发企业档案的信息，更为重要的是发掘档案中隐含的知识，实现企业的知识共享和知识创新。

3、企业档案管理作用

档案管理工作在我国经济发展的进程中也受到影响，特别是受计划经济影响较大。市场经济特点不同于计划经济，以前长期处于计划经济体制束缚下的企业档案管理工作也将面临市场经济体制下的新的问题与冲击。原来人们往往把档案管理看成保管，档案管理人员只是“看门的”，只要保证档案不丟失、不破坏、不泄密就够了，造成了企业档案管理工作发展缓慢甚至原地踏步，档案管理者业务水平参差不齐，这些都缘于档案管理部门人员效益观念薄弱与缺失。企业档案在管理上需要不断根据企业的需求进行改革和创新，加强档案管理人员的培训和档案人才的引进，使企业的投入得到回报而受到重视。不管是档案管理部门保管档案，还是各二级单位保管档案，都应以是否能为企业的可持续发展做出贡献，是否能为企业带来效益或收益来考虑。每一名档案管理人员都应该变被动服务为主动服务，一切档案管理工作都应围绕企业谋取最大的社会效益和经济效益而开展。

4、企业档案管理存在的问题
首先，思想理念滞后。作为经济组织，盈利是企业经营管理的根本目标。有些企业管理者认为档案管理并不能形成直接性的经济收益，因此在档案管理上的投资较少，造成档案管理设备落后、人员配备不到位等问题。其次，管理机构设置不科学。企业档案管理机构设置的是否科学，主要取决于管理部门是否能够对企业档案管理充分发挥指导、检查、监督等职能，是否能够承担档案管理职责，是否能够为企业提供精准、及时、全面的信息，以有效满足企业各类活动对信息、证据以及责任等内容的需求。然而，现实情况却是大部分企业并没有将档案管理工作列入到企业工作计划中，导致其职责不清。最后，管理技术相对落后。伴随信息化技术的日益创新发展，大多数企业尤其是大中型企业的加工制造和科研设计等已普遍使用ERP、OA、CAD等自动化软件。但是，当前我们国家很多企业的档案管理工作仍采取传统的手工操作方式，档案管理信息化建设远远落后于企业信息化进程，相关管理部门并未建立综合档案管理平台，难以有效接收各部门形成的大量电子文件，导致企业的档案管理工作无法实现与其他工作的密切配合。

5企业档案管理创新路径
5.1 健全档案管理制度
第一，企业管理者需给予全力支持，积极推动企业档案管理工作的创新发展，设置具体的档案管理部门，进一步加大资金投入力度，密切配合企业档案管理的有序开展，建立完善的档案管理制度，变革管理流程，根据企业的具体状况，成立专业化的档案管理队伍，确保档案管理制度可以贯彻到实处，贯彻落实统一化的管理。第二，企业管理者需严格把关档案管理工作，定期进行宣传，高度重视企业档案管理工作。除此以外，还应积极革新企业档案管理模式，采取内部分工的方式，专人专项，确保所有人都有自身相应的分工，主要包含安排专人负责收集档案资源、专人负责分类和整理档案等等，同时定期召开部门例会，促进档案管理工作人员间的相互沟通、互动。第三，应当对档案资源的储存室加以创新，设置对应的扫描码，经过扫描操作以实现档案资料的有效载入。只有这样，才可以构建起更加完善、科学的档案管理制度，进而提高企业档案管理的效率和质量。

5.2 进一步强化技术创新
新兴技术的普及应用，对企业档案管理工作形成了极大的影响，传统管理模式已无法满足新时代企业档案管理的需求。技术革新，使以往的纸质档案管理转变成现在的数据载体管理，新兴技术已成为企业档案管理的核心技术保障。例如：区块链信息应用档案管理有利于确保档案资源的真实性，可避免档案资源被修改。在企业档案信息管理过程中，利用哈希值计算、非对称加密机制等措施可高效避免档案资源被篡改。与此同时，链条式结构有利于实现区块链的“块块相扣”。在技术创新应用过程中，企业应对档案资源加以整合，以用户需求为前提，推进实现“共建共享”。对于数字档案资源的共享性服务，应依赖网络技术，通过对用户的全面分析，同时根据所处场景向其提供针对性较强的资源服务。除此以外，还应紧跟时代发展趋势，进一步丰富档案资源的利用方式。
5.3 创新档案管理模式
伴随社会经济的迅猛发展、互联网信息产业的快速发展以及科学技术的日益创新，全社会对于档案资源形成了多样化的需求，此些需求集中反映在响应的快速化、精准化和数字化方面，用户对于传统纸质文档并没有太高的需求，反而对电子文档表现出现更加旺盛的需求，所以在企业档案管理过程中，更加需采取数字化管理模式，以有效满足用户对于档案管理提出的全新需求。对于此种需求，企业需要构建起相应的档案管理网络体系，也就是从企业的品牌形象、市场经营以及产品效益等方面着手，创建起更加完善的企业档案管理网络。在此管理网络体系中，可以全面展现工作人员在企业中的需求，有利于企业管理者及时调配各种资源来进行处理；与此同时，还需时常在企业中宣传关于档案管理的法律规范等内容，可在很大程度上提高员工的档案意识。档案网络体系构建属于是综合性工程，必须要得到企业各部门的大力支持，才可以有效完成建设工作，在管理人员得到相应保障以后，才可更好完成档案管理工作。
5.4 提高档案管理者的综合素质
一方面，企业管理者应当重视提高档案管理者的责任感及使命感，组织安排相关的业务培训活动，不断提高相关人员的专业知识储备，加强其对各种计算机软件的操作水平，从根本上增强其业务能力，以有效满足企业档案管理多样化的需求。另一方面，企业档案管理者应紧跟时代步伐，进一步提高自己的创新发展意识，重视自身的成长与完善，尽可能提高自身的专业能力。

不断增强档案管理意识

档案意识是档案和档案工作在人们头脑中反映的总和，即人们对档案和档案工作的认识过程和反映能力。企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理的重要内容。增强企业员工的档案意识，形成制度化、法制化、规范化、信息化、安全化、效益化的档案管理制度，使档案管理工作更好地为企业发展服务。增强档案意识是做好企业档案工作的前提，要强化企业档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求企业的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识。管理人员必须高度重视，学以致用，从严要求，努力提高自身的档案管理业务水平和工作能力，把档案工作抓严抓实。所以，强化人们的档案意识，对档案工作的顺利开展起着至关重要的作用。任何一个现代企业都要形成自己的档案，都需要把自己的实际情况进行整理归档，为单位工作提供借鉴和依据。

5.5加大整合力度，实现档案信息资源共享
加大整合力度，优化资源配置，实现档案信息资源共享，才能推动企业发展，从而实现资产价值最大化。随着信息化的深入和发展，网络已经成为信息传播的主要途径，网络信息容量大，传播速度快，如何才能在海量的信息中快速挖掘出有价值的信息资源，最大限度利用空间，储存各类文献资料，是各个企业档案管理部门需要深入研究的问题。企业可以尽快构建一个信息整合度较高的网络系统，同时要保证该系统具有较强的管理性和整体性。而建立电子文档中心则能够使企业的各类电子档案集中归档，保证各类信息能够有效存储和搜集管理，从而实现档案信息资源共享的目标。
5.6创新企业档案服务方式
档案工作人员需要正确认识到档案工作的重要性，对出现的一些问题要及时进行处理，对服务观念一定要进行转变，为社会及企业提供优质的档案服务。随着信息化的深入，从开发信息资源角度进行分析可以发现，档案人员已经成了信息的提供者和拥有者，档案馆也不再是单纯的收藏机构，更是档案信息的交流中心，对于用户的作用也越来越重要。想要顺利实现信息化，就必须要深化改革创新知识档案馆，为提供基础信息服务的同时，建立工作实体，主要涵盖了信息服务、检索、搜集等内容，对档案信息服务产业进行搭建，开发档案信息资源，树立正确的档案意识，促进档案事业的可持续发展。

5.7强化对档案管理的认知度
在当前企业档案管理中必须掌握实际发展趋势，在档案创新管理中，进行工作指标的分析。在企业创新中，顺应发展的局势，只有更新档案，才能实现档案资料的创新管理。在文档管理中，对内在价值分析，只有重视档案的管理工作，才能确保具备创新意识。从传统的档案管理中，主动学习对应的资料，灵活应对新的工作变化，只有实现档案管理效率的提升，才能促进整体进步。在档案工作细化管理中，组织进行专题培训和指导，只有提升工作人员的自身知识储备，才能提升档案的管理能力，确保档案工作的创新和进步。

结语
想要让企业档案管理能够在现代的企业制度中占据重要分量，确保企业在决策的时候保持正确和权威，我们需要加强和推进企业档案的管理工作，确保档案资料的真实和安全性，通过现代的科学技术手段，提高档案管理的安全和完整性，发挥档案工作的价值，从而确保企业档案信息资源的规范、完整、有序保管和运行，促进企业的工作效率得到有效的提高，同时推进企业能够可持续发展。
参考文献：
[1]庄静.现代企业制度下企业档案管理路径研究[J].城建档案，2020，
[2]孟同筠.浅析档案工作中的人本管理[J].兰台世界，2020.
[3]曹小雷.中国传统管理思想对现代企业管理的影响分析[J].神州，2020.

[4]高燕春，提升企业档案管理水平的思路与举措[J]；中国档案；2019年09期

[5]申炜峰.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].办公室业务,2020(2):79.