浅谈当前档案管理的存在问题及对策

浅谈当前档案管理的存在问题及对策

朱艳华

（湖北中医药高等专科学校  湖北荆州  434020）

摘要：档案管理是单位日常管理的重要组成部分，档案管理工作的好坏，会直接地影响到用人单位的工作效率，也会影响到每个人的切身利益。对档案进行科学规范化的管理，可以衡量出一个单位管理水平的高低。它可以为单位各项研究工作以及综合业务的开展，创造良好的条件，对各种风险的抵御和规避也发挥了不可替代的作用。本文阐述了档案管理工作的重要性，分析了档案管理工作中存在的问题，提出了加强档案管理的对策，以促进档案管理工作的顺利开展。

关键词：档案管理；问题；对策；

1提升档案管理科学化的重要性

1.1满足现代信息化发展的必然需求

提升档案管理科学性是满足现代信息化发展的必然需求。在信息飞速发展的新时期，借助信息技术，档案管理工作的方式、工作的载体等，发生了明显的变化，在一定程度上提高了对档案管理工作环境、工作人员的要求。传统的档案管理方式已无法适应当前信息化快速发展的档案管理环境，只有提升档案管理科学性，才能与现代信息化发展相适应。

1.2满足科学发展观的必然要求

提升档案管理的科学性是满足科学发展观的必然要求。档案资源在发展中呈现出形式多样、内容丰富的特点涉及社会、政治和经济等方面。根据当前我国实际发展现状，对档案资源进行科学化的管理，提高档案管理水平，充分提高档案资源的利用率，具有十分重要的意义。利用档案资源，充分发挥档案管理的社会作用，最大限度发挥价值，也是科学发展观中社会发展的必然要求。

1.3促进档案管理工作稳步发展的基础

提升档案管理的科学性是促进档案管理工作稳步发展的基础。在档案管理发展中，档案管理的科学性与合理性，对于档案管理水平的影响深远。在当前档案管理中，存在档案管理流程的不合理、档案管理人员的综合素质不强、档案管理制度化建设缺乏等问题。因此，积极推进档案管理工作，才能使档案管理工作能够有序开展，为档案管理工作提供有力的支撑。

2当前档案管理存在的主要问题

2.1档案管理专业化不高

档案管理的主体还是人在进行管理，但是当下很多企业的档案管理的工作者的专业化程度低，综合素质不高，没有专业的管理知识和技巧，无法对有价值的档案形成综合的管理；有些档案管理的工作人员责任心不强，对于档案资料也没有进行完整地保存，造成了档案资料的丢失和损毁现象时有发生，给档案管理工作增加了难度。

2.2档案管理制度不完善

在档案管理过程中有时效性的文件需要进行自动化管理，但是单位引进管理硬件设备需要一定的经费，在现实的管理工作过程中，单位给档案工作划拨的经费不足，这就导致一些单位档案管理硬件设施不完备，没有达到最基本的档案管理条件要求，档案存在随处乱放的现象，材料存储的条件比较差，这些就存在极大的安全隐患。有的单位没有设立专门的档案室，通风条件不达标，造成档案存在损坏、发霉等情况。没有配备齐全的档案管理用具，使得档案管理的手段水平不高，比较落后。一些单位电子化管理没有及时跟上，软件管理的水平比较落后。需要花费大量时间去查阅信息。

2.3档案管理方式较为单一

传统的档案管理仍然是依靠人工，不仅效率低而且工作量大，比较容易出现纰漏，给档案管理带来不便，管理手段的落后，限制了档案工作的发展，落后的档案管理技术不能满足日益增加的档案利用需求。随着科学技术的发展，计算机信息化成为当前社会发展中的大趋势，但是限于设备还有人员素质的制约，一些先进的技术手段还未得到充分挖掘和发挥，在档案管理中计算机技术还没有广泛应用，一些单位仅是把档案目录、个人信息输入计算机，调阅档案、资料检索等仍然习惯用手工操作，没有实现无纸化阅档。这样既降低了工作效率又不利于档案的保管。

3优化档案管理工作的策略

3.1创新档案管理方式

优化档案管理的工作方式，变单一的管理为多元化的管理。实现档案管理的现代化变革是一个长期的系统性的工程，包括对其的整理、数据录入、建立索引、资源服务等。对档案信息的数据进行有效的开发，挖掘其内在的价值资源，实现科学化，精准化的管理手段。建立档案管理的规范化制度，科学合理的工作机制，规范档案管理工作人员的行为，依靠技术的不断发展，不断地优化档案管理的方式，成为企业发展的动力。改进档案的管理工作的方式和手段，就要变封闭的管理方式为“开放型”的管理，实现档案的服务职能。

3.2健全档案管理制度

档案工作制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。档案工作制度要简明实用，制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案工作制度要坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。档案工作制度要坚持制度执行的严肃性，档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。

3.3提升档案管理人员素质

档案管理水平的高低，是由档案工作人员的综合素质决定的。因此要加强档案工作队伍的建设并重视提升档案管理人员素质，选择有责任心、具备专业知识的人员从事档案管理工作，加强对他们的培训。充分调动他们的积极性，发挥他们的创造性。档案工作人员也要通过自学或是参加培训，促进自身专业水平的提升，了解档案工作的各个环节以及基本要求，运用科学管理的方法及原则，不断提升工作的效率，提高档案管理的质量。同时对新的管理模式进行积极探索，使档案工作更趋于科学化，为社会的发展进步提供有益的资源。

参考文献

[1]周明明. 当前医院档案管理中存在问题与创新对策研究[J]. 办公室业务,2023,(16):149-151.

[2]林燕英. 当前血站档案管理工作存在的主要问题与对策[J]. 兰台内外,2021,(27):62-63.

[3]梁国秀. 当前城建档案管理存在的问题与改革对策[J]. 忻州师范学院学报,2021,37(03):132-134.

[4]濮俊伟,陈新新. 当前高校学生档案管理工作存在的问题与对策[J]. 山西青年,2020,(12):210.

[5]黎鹍. 基层医院当前健康体检档案管理存在的问题及对策[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊),2020,(03):31-32.