企业档案管理信息化建设的路径与策略研究

企业档案管理信息化建设的路径与策略研究

章亚东

身份证号码：1202251975****0027

摘要：信息技术的飞速发展，为企业档案管理模式带来了巨大变革，传统纸质档案管理方式难以满足现代企业档案管理工作的实际需求。企业加快档案信息化建设步伐，能够保证各项档案信息的快速获取与高效利用，这是企业未来发展的必然趋势。当前部分企业在档案管理信息化建设上还存在一些问题，主要体现在信息化水平不高、信息资源利用率较低以及信息安全风险较大等方面。基于此，企业需充分认识档案管理信息化建设的重要性，通过采取有效措施，不断提升档案管理信息化水平。

关键词：企业管理；档案管理；信息化建设

中图分类号:    G270        文献标识码：A

引言：

   档案管理作为企业管理工作中的重要内容，与企业生产、经营及管理等环节密切相关。在信息技术发展过程中，企业开展档案信息化建设，不仅有利于提升自身管理水平，也对企业竞争力的提升有促进效果。加强对国有企业档案管理质量的研究和讨论具有重要的实际意义。本文旨在探讨如何提高信息时代国有企业档案管理质量的途径，包括技术手段和方法、组织和管理措施，以及质量评估和监督机制，为国有企业档案管理提供可行的解决方案，推动档案管理质量的持续改进。

1企业档案管理信息化建设的必要性

1.1有利于提升工作效率

企业通过档案管理信息化建设，能够有效提升工作效率。应用电子技术和网络技术构建档案管理系统，能够提升档案检索效率，不仅能够对档案进行准确定位，也能高效利用档案信息。在信息技术的支持下，不需要人工进行繁琐操作，从而避免档案管理中出现错误，为企业决策提供可靠档案资料。

1.2有利于提高信息安全性

企业通过档案管理信息化建设，能够为档案信息安全提供可靠保障。传统纸质档案极易受到火灾、水灾等各种灾害的影响，企业采取电子档案的形式，能够通过备份、加密等手段保护档案信息，防止发生重要信息丢失的问题。企业应用信息化系统，也能对档案的访问权限进行控制，未经授权的人员无法获取敏感信息。

1.3有利于节省空间与成本

企业档案管理信息化建设能够节省大量的存储空间，降低成本投入。传统纸质档案会占据很多物理存储空间，但电子档案只需要在服务器上存储即可，达到节省空间资源的目的。在信息化系统支持下，企业也能对档案进行自动归档、分类与整理，有效减少人工管理工作量，降低企业运营成本。

1.4有利于促进信息共享与交流

企业档案管理信息化建设能够为促进企业内外部信息交流与共享创造条件。企业建立统一的档案管理平台，为各部门信息互通创造条件，保障协同工作的高效性。企业也能借助互联网为合作伙伴、客户等外部人员提供档案信息查询、下载等服务，不仅能够拓展业务合作渠道，还能塑造良好的企业形象。

2企业档案管理信息化建设的路径与策略

2.1档案管理质量评估体系的构建

构建档案管理质量评估体系是提升国企档案管理质量的重要举措。评估体系包括文件完整性、数据准确性、安全性和可追溯性等核心要素。首先，文件完整性评估需要考察档案馆的收集、整理和归档程序，以及处理文件损毁、丢失、篡改等异常情况的机制。其次，数据准确性评估关注档案管理系统中数据的准确性、及时性，以及数据采集、录入和更新的规范性和自动化程度。安全性评估包括对档案保管、传输和共享过程的安全性控制，以及信息系统安全技术的应用。最后，可追溯性评估需要评估档案管理流程的审核轨迹和可追溯的操作记录，以及档案检索、调阅和利用的便捷性和追溯性。通过建立科学的档案管理质量评估体系，国企可以全面评估档案管理各方面，发现问题并及时改进，提升档案管理水平和质量。

2.2建立档案信息资源体系

要想提升企业工作效率与管理水平，应建立完善的档案信息资源体系。档案信息资源体系包括档案分类、编码、检索以及存储等环节，为档案信息快速获取与高效利用创造条件。第一，建立完善的档案分类体系。企业要从业务特点与管理需求出发，尽快对档案分类体系进行完善，档案要详细分类，主要按照业务领域（财务、人力资源、市场营销、生产管理等业务）、部门（财务部、人力资源部、市场部、生产部等）以及时间（年度、季度、月度）等维度完成划分。这样有利于保证档案管理工作的有序性，为员工快速找到所需信息创造条件。第二，保证每个档案有唯一编码。在档案检索与管理过程中，企业要为每个档案分配唯一编码，采取数字、字母或组合等形式，为员工记忆和使用创造条件。企业要建立完善的编码规则，让编码达到一致性与唯一性要求。企业创建档案过程中，要根据编码规则为档案分配编码，在更新、删除或操作档案过程中，对档案编码进行适当调整。第三，建立专门的档案检索系统。企业应建立功能齐全的档案检索系统，确保员工利用关键词、分类与编码等方式快速获取所需档案。检索系统在数据库技术的支持下，确保档案信息存储与检索的高效性。企业也要应用自然语言处理、知识图谱等人工智能技术，不断提升档案检索的准确性与智能化水平。第四，采用电子化存储和纸质存储相结合的方式。电子化存储优点很多，如占用空间小、检索方便、安全性高，能够保证企业档案管理工作的高效性。但是企业也有大量重要且具有法律效力的档案，需要保留纸质副本，确保档案达到安全性与完整性要求。企业应结合实际情况，合理确定电子化存储和纸质存储的比例，为档案安全、便捷使用创造条件。

2.3领导重视与支持

企业高层应首先明确信息化建设的重要性和紧迫性，将其纳入企业发展的战略规划中，制定明确的目标和路线图。其次，企业高层应在资源配置上给予充分保障，确保项目所需的资金、技术设备和人力资源得到及时到位，避免因资源短缺导致项目进展受阻。此外，高层管理者还需积极参与信息化建设的重大决策，如系统选型、方案审批等，提供必要的指导和支持。政策制定方面，企业高层应出台一系列支持信息化建设的政策和制度，如鼓励技术创新的奖励机制、明确的责任分工制度以及完善的培训计划等，以推动项目的顺利实施和长久维持。最后，企业高层应通过定期的项目汇报和监督机制，跟踪项目的进展情况，及时解决建设过程中遇到的问题和挑战，确保信息化建设目标的实现。

2.4技术创新与应用

积极采用最新的信息技术如云计算、大数据和人工智能，可以显著提高档案管理的信息化水平和智能化程度。云计算技术能够为档案管理提供灵活的存储和计算资源，支持大规模数据的集中存储和随时随地访问，降低了企业在硬件设备上的投入和维护成本。同时，云计算还可以增强数据的安全性和容灾能力，通过多重备份和加密技术确保档案数据的完整和保密。大数据技术则可以帮助企业对海量档案数据进行高效的分析和挖掘，提取有价值的信息和规律，支持企业决策和管理优化。例如，通过大数据分析，可以实现档案利用率的统计、用户行为的分析以及档案内容的智能推荐，提高档案管理的精准度和服务水平。人工智能技术在档案管理中的应用更是开创了智能化管理的新局面。通过自然语言处理、机器学习等技术，人工智能可以实现档案的自动分类、内容识别和语义搜索，极大地提升了档案管理的效率和准确性。人工智能还可以辅助档案管理人员进行复杂数据的分析和判断，提供智能化的决策支持。

结束语

企业通过开展档案信息化建设工作，能够对档案进行数字化、网络化和智能化管理，确保档案管理效率与质量实现提升。但是，当前部分企业在推进档案管理信息化建设过程中也面临一些挑战，主要反映在信息安全问题、人员培训和技术投入等方面。通过讨论技术手段、组织与管理措施以及质量评估与监督机制，为国企档案管理工作提供了借鉴和参考。这将推动国企档案管理质量不断提升，为国企的可持续发展和管理效率做出贡献。

参考文献：

[1]王勇.大数据背景下企业档案管理信息化建设策略探索[J].兰台内外,2022,(35):22-24.

[2]钟小梅.大数据背景下企业档案管理信息化建设路径分析[J].企业改革与管理2022.0239.

[3]吴雅婷.企业档案管理信息化建设策略探析[J].信息记录材料2021.12.007.