简析对于档案管理的信息化建设

简析对于档案管理的信息化建设

岳建伟

内蒙古锡林郭勒盟东乌珠穆沁旗市场监管综合行政执法大队

【摘要】:信息化技术的快速进步为诸多企业的发展带来了新的契机，信息化技术展现出的优越性是不可替代的，但是同时也给很多企业带来了一些压力，因为要想满足时代的需求，不断提升自身能力，就需要在这一背景下进行不断改革。分析关于企业档案管理工作的相关内容，这项工作对于企业发展来说尤为重要，因此，需要对其进行信息化建设。但是在建设过程中会面临很多难题，我们需要解决这些难题，对档案管理信息化建设的重要性以及加强档案管理信息化建设的主要方法进行了较为详细的介绍，希望通过分析，能够从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有益的帮助。

【关键词】:档案；管理;信息:建设

    档案管理工作的重要性是不言而喻的，但是社会在不断发展，对于很多行业的要求都越来越高，而档案管理作为各个企业及单位十分重要的一项工作内容，也面临着巨大的挑战，必须要提高其工作质量和工作效率。计算机技术的发展很好地解决了这一问题，信息化建设有效提高了档案管理工作的质量和效率。但是很多人对其不够了解，导致档案管理信息化建设还存在一定的局限性，希望通过本文的介绍，能够让更多的人重视这一内容，进而取得更好的建设效果。

    一、运用信息化管理档案的重要性

    由于现代技术的不断发展，尤其是文字扫描技术、电脑缩微技术、光盘刻录技术的不断完善，这些都使档案信息的存储量得以很大程度地增加。例如，如果我们有一张3.5英寸的电脑软盘，1.4M字节，理论上能够存储大约六十万的汉字，比一本厚厚的名著《红楼梦》的字数还多。通常情况下，在纸上只能记录少量的文字、图表、图形等简单的信息，而计算机信息化形成的电子文件，在一份电子文档里却能够一同记录下文字、图形、表格、音乐等各种各样的多媒体信息。这样通过使用现代化的信息技术，就能够实现在很小的内存空间中存储下大量多样性的信息。档案管理信息化的必然趋势随着现代高新科技的飞速开展，各层次档案管理系统已经广泛地应用了以电脑应用技术为主体的档案信息化管理技术。但是从现在的实际情况看，各级档案局或档案馆作为档案主管部门，由于受到多种固有问题的束缚，在运用信息化进行档案管理工作的操作时，远远没有其他系统或者其他部门运用的广泛和普遍。比如说在邮政银行等部门，在档案管理中，信息化建设水平已经发展到了一定的规模。在这种情况下，如果不能很好的深入的认识到信息化建设在当代档案管理中的必要性，就会大大落后于其他部门，在归档、监督档案流转的过程中出现诸多问题，影响本单位的工作效率。如果不加控制，将会在档案管理工作方面赶不上时代的潮流，失去原来的先进性。如能及早的认识到档案管理的信息化建设已经成为当今社会档案管理的一种大趋势，从而使各级领导认真地研究并解决档案管理中信息化所需要的经费、政策支持、技术应用等问题，那么档案管理信息化建设的进程就能够顺利进行。

    二、信息化时代中档案管理信息化建设的对策

    （一）转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会

    首先，档案管理人员必须要改变之前的一些旧有观念，面向现代社会，重视为社会服务，为人民服务，培养起勇于创新的理念，从而使信息化建设为档案管理工作提供更多的便利，更好地服务于我国经济社会的快速发展。其次，档案管理部门要积极服务于社会，改正之前被动地为社会服务的错误理念。发现社会在档案管理信息化建设方面的潜在需求，积极主动地为需要者提供快捷、方便的档案信息服务。同时，还要加强各个档案馆之间的沟通，努力扩大本馆的收藏量，积极对本馆的优秀藏品进行宣传。此外，对档案管理部门来讲，还有一点十分重要的就是对档案信息的权限问题重新进行界定，合理扩大档案的利用权限，从而使更多的用户得到实惠。因为档案本身就是一种很有效的信息资源，所以说，）档案是信息的有效载体，如果没有档案也就没有服务于客户的资源。因此，在现代社会里，每个档案管理部门都应该积极的推进档案信息化进程的发展，坚持为社会服务，为人民服务。

   （二）突出档案馆的特色

   人们对档案质量的总体评价和认定主要依靠档案馆形象，同时也体现了档案馆整体的文化性。通常情况下，档案馆都应该有这些必不可少的方面：第一，档案馆要能够为客户提供充分、有用的第一手资料，这是档案管理信息化建设中档案馆应具备的良好形象之一；第二，档案馆的工作人员必须做到爱岗敬业、待人热情，提高工作效率，树立良好的服务形象；第三，档案管理人员要合理高效地运用信息化手段，辅助档案管理工作的开展，扩大经营规模；第四，档案管理工作人员要努力树立正确的档案管理价值观，不断提高自身的信息化水平，为档案管理工作的信息化进程做出贡献。

   （三）培养信息化管理人才，加快信息化进程

    在当今的现代化社会里，档案管理已经越来越依赖信息化了，然而要完全实现对档案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。现在在我国的档案管理领域，还需要大力加强对信息化人才队伍的建设，因此必须组建起一支能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队。在利用信息化管理档案资料时，必然会对档案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在档案管理工作中不可避免的会需要大量的信息化处理人员、档案研究人员和信息的搜集与整合人员等；另一方面，由于信息技术的快速发展，档案管理中的新问题、新挑战不断出现，因而对高素质、现代化的信息管理人员的要求也越来越多了。因为档案管理信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要求，因此档案管理教育专业应面向社会，结合社会实际，及时调整并改进档案管理专业的教学模式，不仅从课程内容、教学方法方面进行改进，而且也要在档案教学手段、教育分层和教育模式等方面进行全面改革。此外，档案管理部门还要对本单位的一些在职人员开展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训，使他们很好的去适应档案管理工作的要求；此外，还要注重引进一些全面发展的高素质人才，不断为人才队伍注入新的活力，鼓励公平竞争，适应信息化建设的发展要求，更好的与社会同行进行竞争与交流。要实现这一点，就必须优待高素质的档案管理人才。针对这一点，在工作条件和生活待遇上就要做到对高素质的人才给予特别的关心和照顾，解除其生活上的后顾之忧；研究高素质人才成长和流动的基本规律，以形成档案馆的最佳人才管理团队，从根本上为档案管理单位的长远发展打下坚实的基础。

    总之，运用高新科技促进人事档案管理工作的的信息化建设，提高档案管理工作效率，更好地为客户服务，是现代社会发展的必然趋势。此外，加强档案信息化的安全性建设、加快档案信息的更新速度，提高档案资源利用率，也有利于构建和谐的劳资关系、促进社会经济的发展。所以，必须做好人事档案管理的信息化建设，只有这样才能使管理主体更好地为社会发展服务。

参考文献:

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