机动车检测档案电子化转型路径探讨

机动车检测档案电子化转型路径探讨

韩君

（平昌县机动车辆安全技术检测中心 四川巴中 636400）

摘要: 机动车检测档案电子化是实现机动车检测管理现代化的重要举措。本文首先阐述了推进机动车检测档案电子化的重要意义,包括提升检测数据管理效率、优化业务流程以及增强监管执法能力。随后对当前机动车检测档案信息化应用现状及存在的主要问题进行了分析。在此基础上,提出了机动车检测档案电子化转型的路径选择,包括建立健全电子化基础支撑体系、优化电子档案数据管理机制、深化业务流程再造以及强化系统运行维护等方面的对策建议,以期为推进我国机动车检测档案电子化转型提供参考。

关键词: 机动车检测档案；电子化转型；路径

随着我国机动车保有量的不断攀升,机动车安全运行的监管压力与日俱增，车辆检测工作量越来越大。因此，在大量的车辆检车过程中产生的档案资料就会越来越多。传统的纸质车辆检测档案管理模式已经难以适应新形势的发展要求。通过查了检测纸质档案电子化转型,建立机动车检测电子档案库,运用现代信息技术手段对检测数据实现标准化采集、电子化存储和电子化传播共享,将极大提升机动车检测档案管理的效率,优化工作流程,对促进机动车检测管理现代化具有重要意义。

一、机动车检测档案电子化的重要性

（一）有利于提升检测数据管理效率

机动车检测档案电子化可以极大提升检测数据的管理效率。传统的纸质档案管理模式存在数据采集效率低下、存储空间占用大、查询耗时长等弊端。通过电子化转型,检测数据可以实现自动化采集、电子化存储和网络化传输,大幅提高了数据获取和处理效率。另外,电子档案可实现统一编码和格式化管理,有利于数据的整合共享利用,从而提升数据资源的利用率[1]。电子化管理还可依托大数据分析等技术,对海量检测数据进行挖掘和深度利用,为车辆检测精准决策提供支撑。

（二）有利于优化车辆检测档案管理流程

机动车检测档案电子化转型将极大优化车辆检测业务档案管理流程。传统车辆检测纸质档案管理业务流程环节冗余、待办事项跟踪困难、监管链条力量分散等问题显著。档案电子化有利于对检测档案管理全流程实现优化管理。通过制定统一的电子文档格式标准,实现车辆检测档案资料收集电子化,资料整理电子化，资料保存电子化，资料查询电子化，资料开发利用电子化等，优化档案管理工作流程，压缩档案管理环节与实践，不断提高档案管理效率和质量。

（三）机动车检测档案电子化存在的问题

欠发达地区的县级机动车检测档案电子化管理仍面临诸多困难和挑战。如，电子档案管理缺乏制度的系统性,信息化标准规范有待统一，配套的基础设施建设滞后,管理系统集成度不高,运维成本较高，数据共享机制不畅,部门和系统之间存在电子文档收集、传递信息壁垒，电子档案安全管控能力有待加强,面临一定电子低昂信息资料泄露或者人为损坏风险，从业人员电子化意识和技能不足,信息化应用水平有限，可持续投入保障机制缺失,影响电子化转型的深入推进。这些问题，都需要进一步完善机动车辆检测档案管理中进行系统谋划和有采取创新举措来加以解决。

三、机动车检测档案电子化转型的路径选择

（一）建立健全电子化基础工作支撑体系

建立健全电子化基础工作支撑体系是机动车检测档案电子化转型的先决条件。

1.要完善电子档案管理制度和优化管理设计

制定统一的电子档案规范体系,包括文档的字体字号、页边距、文头、文尾的格式要求、排版标准；建立健全机动车辆检测档案电子化管理的技术要求和安全规范等,为档案的电子化转型提供制度、规范保障。

2.要完善机动车检测档案电子化管理必备基础设施

要添置必须的电脑、扫描、数码相机、光盘、U盘、光盘等机动车检测档案电子化管理必备办公获储存的硬件设备；要构建统一的电子化管理工作平台（如建立单位内部档案管理微信工作群）,实现机动车检测档案资料信息的采集、验证、整理、交换、应用等环节的一体化。在机动车检测档案资料采集环节,需采用移动终端、移动储存盘、微信工作群等先进基础设施手段,实现机动车检测档案资料信息的有及时采集和在线快速传输,节省大量人力物，提高档案信息收集的效率；发现所收集的档案资料有误获有疑点，就能及时找移交部门验证，确保数据源头的准确性和实时性。在数据存储环节,需建设标准统一、容量大、安全可控的电子档案信息数据库,构建统一的、规范的机动车检测档案电子信息数据库，可以在档案管理专用电脑硬盘中储存，也可以在移动硬盘中储存，也可以刻录在移动光盘中。在机动车检测电子档案数据信息应用环节,根据把办公条件可以构建面向内部获外部的档案信息查询开放平台,为车主管、企业服务等提供数据支撑[2]。此外,还需加强档案电子化管理的技术支撑,培养一支熟练掌握信息技术的专业队伍,配备先进的硬件设备,为电子化转型提供坚实保障。同时要重视信息安全防护体系建设,采用严格的身份认证、访问控制、加密保护等手段,确保电子档案数据的安全可靠。

（二）优化电子档案信息管理机制

电子档案数据是电子化管理的核心资源,优化电子档案数据管理机制至关重要。

1.要完善数据采集、质量控制的制度流程

对机动车检测档案电子资料的采集环节的责任主体、操作规范、质量要求和格式标准等进行明确,确保电子档案数据源头的真实性、可靠性和规范性。

2.要建立全生命周期的电子档案管理制度

从机动车检测档案资料的产生、汇集、整理、审核、归卷、保存、利用、销毁等环节建立标准化、规范化的工作流程制度,确保电子档案信息管理的规范化[3]。另外,还需围绕数据的开放利用制定规范,明确开放的范围、程度、形式等要求,并建立健全统一的开放申请、审核、授权和监管机制,充分发挥电子档案数据的利用价值。

3.要加强电子档案资料的安全管理

机动车检测档案资料数据的权属归属、隐私保护等管理，依法依规保护好数据权益。此外，要高度重视大数据资产管理，建立大数据资产目录和价值评估机制，提升大数据分析应用水平，实现从数据到智能到价值的转化。

（三）优化车辆检测电子档案管理流程

电子化管理是机动车检测档案电子化转型的重中之重。在新时代优化机动车档案管理要顺应时代发展需要，实现电子化管理，要摒弃传统手工作业的管理模式，深度融合先进信息技术,构建全新的电子化档案管理模式。首先，运用现代办公技术实现"无纸化"办公,实现网络化审核材料和电子化监管，这一过程中所形成的自然会产生大量的电子机动车辆检测档案。收集这些电子档案资料，显然不能按照纸质化档案的收集程序办理，可以通过网络收集、随时收集、微信群传递等形式进行收集。其次,还可借助移动互联网等手段,为机动车检测档案管理打造一站式综合服务平台,实现检测电子档案网络收集、网络管理、网络共享、电子查询,主动接受社会监督,提高公众的参与度和满意度。

（四）强化电子化管理系统的运行维护

要保证机动车检测档案电子化管理系统的持续稳定运行,必须加强运行维护工作。一方面,要建立健全运维管理体系,包括完善的组织机构、明确的岗位职责和运维操作规程,保证运维工作的制度化、规范化。另一方面,要强化运维队伍建设,通过培养复合型人才、加强实践锻炼、优化薪酬考核等方式,打造一支技术过硬、作风过硬的运维队伍。此外,还需加强电子化系统运行风险管控,制定应急预案并定期演练,全面防范安全隐患，应对突发事件,确保系统的连续性、可用性和完整性。同时也要重视舆情监测和信息报送机制建设,及时发现和解决运行中的各类问题。运维过程中还要高度重视系统优化升级,紧跟技术发展趋势,加强前瞻性储备研究,持续更新技术和功能,避免系统老化和能力衰减。

结论

总之，机动车检测档案电子化转型管理是提升档案管理效率、优化管理流程、提高管理与服务质量的必然趋势。机动车检测部门要重视检测档案的电子化管理，并建立健全电子管理基础设施建设，优化档案资料管理制度，不断提高机动车检测档案电子化转型管理的效率和质量。

参考文献

[1] 吴风霞.事业单位会计档案电子化管理现状与优化路径分析[J].中文科技期刊数据库(全文版)社会科学, 2023(4):4.

[2] 王志峰.企业财务数字化转型的有效路径探讨[D].企业改革与管理,2023.

[3] 于 飞,范晓明,张德龙.浅析港口动力保障业务的数字化转型发展路径[J].工程管理与技术探讨, 2023.DOI:10.37155/2717-5189-0515-53.