试谈落实档案治理理念的实践

试谈落实档案治理理念的实践

龙洁宜

中建四局建设发展有限公司广东分公司   510665

摘要：档案治理在企业日常经营和改革发展中发挥的影响力与日俱增，探究提升档案治理水平的可行性策略，已经成为摆在企业档案治理人员面前的一项核心任务。本文主要研究了新形势下企业档案治理工作面临的挑战以及如何落实档案治理理念。

关键词：企业；档案管理；档案治理；挑战

引言：随着《档案事业发展“十三五”规划纲要》的落实，其中强调了要大力优化档案治理体系，全面提高各大企业档案治理能力。随着国家治理现代化发展，其对档案治理工作也提出了新的要求，站在企业的角度，档案治理不仅要满足社会的发展需求，还要符合企业发展需要。

一、档案管理与档案治理的关系

档案管理实际上是对档案事业进行管理，是指档案部门对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。档案管理概念比档案治理概念出现更早，随着档案工作从单纯的“收、管、用”等基础业务工作扩展至档案行政管理工作、档案宣传工作、档案外事工作、档案教育工作、档案科研工作等，档案事业体系逐渐形成，运用传统管理理论的档案管理就应运而生。而档案治理是在传统档案管理的基础上继承、发展、创新而来的治理理论。档案治理是一种全面的档案管理方法，涵盖了档案管理、信息管理、风险管理等多个领域。它以法规为依据，以透明、可追溯的原则，提供了一种有效的管理机制，以确保档案的完整性、可用性和安全性。档案治理旨在建立一个健全的档案管理环境，从而有效地支持企业维护国家利益、保障社会公平、促进企业发展。通过采用档案治理，企业可以确保档案信息的安全存储、有效利用和合规管理，为企业的运营和发展提供坚实的支持。

二、新形势下企业档案治理工作面临的挑战

1、档案治理信息化所面临的挑战

现如今，档案信息化建设以及互联网应用已经成为档案治理工作的重点，通过实现档案资源共享并科学建立档案服务平台，可以很大程度满足新形势下档案治理工作的需求。对于企业而言，管理档案数据并不是最终目的，企业要充分挖掘这些数据能为企业带来的价值与益处，通过利用这些数据利于企业管理层的决策，还能带动企业的运营与发展。当前，无论档案数据集成管理，还是档案数据整合分享都成为企业档案治理工作中的一大挑战。

2、档案治理能力所面临的挑战

由于受到传统思想的影响，档案工作往往局限于保管档案、保护档案，因企业档案业务指导水平有限，再加上督导检查机制不健全，档案服务水平无法紧跟时代步伐，很多企业档案工作的发展与实际需求不相符合。针对档案部门的定位问题，即档案工作不能仅仅局限于以往的保管与保护，而是要突出服务的作用与价值。在日常工作中，档案部门还要为各级机关单位与社会提供有价值的数据内容，从而带动我国社会的发展与建设。同时，企业开展的档案治理工作也要把服务内容有机融合，全面挖掘档案存在的价值，进而为企业的管理运营和决策提供有力的数据参考。

三、如何落实档案治理理念

1、加强档案制度体系建设

面对日趋复杂的商业环境，完善的档案制度对企业治理有着至关重要的作用。在企业治理视角下，企业做好档案工作必须要有完善的档案制度支持，为此，企业应建设和完善档案工作制度。首先，企业要建立完善的档案管理体系，明确档案管理的内容、标准、流程和责任。这包括制定档案管理的制度、流程和规范，并设立专门的档案管理部门和岗位，确保企业档案管理工作能全面覆盖和有效开展。其次，企业应关注档案风险管理，由此建立完善的档案风险管理制度，包括风险评估、风险预测、风险应对等内容，通过完善的制度，保障档案的安全性和稳定性。再者，企业应建立严格的档案保密管理制度，以保证企业档案信息的安全性和机密性，尤其是涉及敏感信息的档案，企业应采取必要的保密措施，如限制访问权限、签署保密协议等。最后，企业还需根据自身的实际和外部市场变化，及时调整和完善档案管理制度，确保其能适应企业的发展需要。

2、改进档案治理理念

信息时代下，大数据、云计算等多种高新技术在社会生产生活领域中得到了充分发展与广泛应用。伴随档案体量、类型的快速增长，档案治理趋向于复杂化、综合化，需要治理人员建立正确治理理念，以“互联网+”为基础，积极探索用户需求、传播媒介、治理维度，借助各类网络技术搭建创新治理模式。就具体工作而言，治理人员可尝试多种新媒体媒介，推动治理对象向信息化、数据化转型，并通过网络数据完成存储、分析、优化，明确海量数据体的基本特征，基于项目实际条件精细化治理理念。“互联网+”时代下，档案治理也面临着更多工作模式转变的契机，各类现代化技术的出现为档案治理提供了可靠的技术路线，有助于打造更为可靠的治理系统，确保各环节都能够满足相应标准要求，使系统内各板块都可以发挥预期作用。

3、提高档案利用率

基于治理视角下，企业档案工作开展应充分发挥档案资料的作用，提高档案的利用率。首先，企业有必要建立科学的档案利用机制，由此规范档案资料的借阅、复制、保密等工作，确保档案资料能安全有效的利用。其次，企业还需强化档案服务意识，将档案管理工作与企业业务流程结合，以提高档案的利用价值。例如，将档案信息与业务信息整合，为业务人员提供全面、准确的数据支持，保证业务工作顺利开展。再者，为了方便档案的查询和利用，需要企业建立档案检索系统，实现对档案信息的一站式搜索。通过优化档案检索系统和提高档案数字化水平，用户能更快、更准确地找到所需的档案信息，从而提高档案的利用率。最后，企业可通过建立档案共享平台，促进各部门之间档案共享。将各类档案资源上传至共享平台中，并制定相应的共享规则，使内部各部门能高效地获取所需的档案信息，提高档案资源的利用率。

4、全面共建共享，促进共同价值实现

企业档案资源涉及到的内容和种类比较多，采用现代化、集约化管理方式，可以提高档案智能化管理水平，扩大企业档案资源的应用范围，并对各类档案资源的价值进行充分挖掘，在企业现代化发展建设中充分体现实体档案资源和数字档案资源的价值效能，全面释放企业档案资源价值，提高档案资源的综合效用。在治理理论视角下，企业档案的共建共享模式也要融入治理理念，结合企业自身发展情况对档案工作进行治理革新，及时改进传统档案管理模式运行期间存在的不足，做好相关治理工作，并整合多个部门的力量将所有资源汇集在一起，从多方面、多角度出发对企业整体档案管理模式进行深层革新。另外，实现企业记忆文化的多维构建，在实际建设企业档案共建共享模式时，需要体现企业发展历程和形成的企业文化，对企业文化内涵进行深层构建，实现企业记忆与文化的传承与发展，充分体现档案资源共建共享的成果，共同实现企业多方面价值。

四、结束语

综上所述，随着新时期的到来，我国各行各业都面临着严峻的挑战，尤其是企业的档案治理工作。在传统的档案工作中，企业只注重对档案资料的保管，而未将其具备的作用、价值全面发挥，这不仅影响了企业管理层的有效决策，还无法满足新时期企业档案工作的发展需求。在此背景下，企业必须意识到档案治理工作所面临的挑战，结合自身情况合理应对挑战，积极探索档案治理工作的有效路径。

参考文献

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[3]徐文景.档案治理现代化:理论内涵、价值追求和实践路径[J].档案学研究,2019(06).