文书档案管理中的问题及对策

文书档案管理中的问题及对策

金恩斯古丽·胡斯曼

新疆阿勒泰地区布尔津县人力资源和社会保障局

摘要：如今，在社会发展的过程中，物质文明的建设和精神文明的建设同样重要。而对于企事业单位的建设和发展而言，文书档案管理的工作能够有助于人员分配、资源整合等，文书档案管理的工作对于企事业单位的人事档案管理和事务的综合管理都有非常重要的作用。为此，针对近年来我国在文书档案管理工作的现状问题进行分析，并提出针对性的解决对策是具有实际研究意义的。

关键词：文书档案管理，人事档案，管理优化

传统的文书档案管理工作偏向于人工管理以及线下的管理，这种方式对于如今事业单位的大范围及大体量的文书档案资料而言已经不适用了。为此，为了能够促进企事业单位的人事资源分配、日常工作安排等更好的开展，人事业单位需要针对文书档案管理工作的现状问题进行优化更新，并结合信息化技术及平台，将文书档案整理为更加专业、更加规范的档案管理体系之中，这也方便后续文书档案的查询和删减。

1.我国文书档案管理工作的现状分析

1.1有关部门对文书档案管理缺乏重视

首先，我国事业单位有关部门针对文书档案管理工作的相关内容并不是特别重视的问题需要给予关注。文书档案管理工作其实是企事业单位沟通的必要内容，也是其社会影响力的源头，事业单位在文书档案整理的过程中需要对递交的档案材料进行收集整理及相应的登记。为此，在这个过程中就需要企事业单位对文书档案管理工作给予重视，以便于后期形成管理体系，这对于单位日后的发展也能够有一定的辅助作用。但现如今，存在一些部门对于单位内部的文书档案管理缺乏重视的问题，事业单位的有关部门内部设置的档案资料室不够健全，文书档案放置及收集的位置和信息没有按照标准顺序排布，久而久之，文书档案管理就变得混乱且容易有丢失的严重问题，甚至有一些涉及到企事业单位利益的项目资料也出现了丢失的现象。而且，因为相关部门对文书档案管理工作的不重视，导致部门内部并未采买相关的档案管理信息化设备，工作的难度就逐渐增大，因为文书档案的数量巨大，这也给很多的档案管理工作人员带来了一定的心理压力。

1.2文书档案管理工作未成体系，工作方式单一

其次，有关部门的文书档案管理工作仍然以传统的线下人工整理的方式为主，很少有单位及部门将档案数据库进行优化升级，结合信息化技术将文书档案信息进行分类，而分散收集整理的文书档案没有依照时间的顺序或者是项目名称的先后顺序进行排布，就会使得文书档案管理未形成规范化管理的标准体系，在后期的文书档案筛选、查找、更新等环节就会加大难度。文书档案管理并不是一个简单的过程。相反，其需要文书档案管理专业技术人员从实际出发，针对不同的单位进行内部情况了解，形成专业的档案数据，并分别将不同的文书档案信息进行收集和更新到数据库之中。而传统线下的文书档案管理方式就会使得档案管理的质量下降，档案管理的效率也会达不到标准，久而久之，文书档案管理的更新速度跟不上企事业单位发展的速度，这对于事业单位有关部门进行资源整合分配来说就会有一定的负面影响。

1.3文书档案管理工作人员能力不足，综合素质较差

再次，文书档案管理的工作人员能力及综合素质达不到标准的问题也是亟待解决的。文书档案管理其实也是一项复杂的技术工作，其需要技术人员有文书档案管理的理论知识作为基础，同时有信息化档案管理数据库的建设经验，这样在大量的文书档案信息收集整理、更新优化等过程中才能做到游刃有余。但是现如今存在大量的文书档案管理工作开展过程中聘用一些临时工作人员进行档案管理的工作，其并没有文书档案管理的理论基础，也没有相关信息化档案平台操作、线下档案查询、更新及筛选等经验，这就导致不同单位的文书档案在收集的过程中容易出现出入，严重的情况下甚至影响企事业单位的正常运行。这不仅给企事业单位带来不好的影响，而且也影响了为民服务的科学制度的正常执行。

2.针对文书档案管理现状问题提出的优化对策

2.1相关部门形成文书档案管理的标准体系

企事业单位应该在文书档案管理的工作开展之前形成完善、标准的管理体系，严格从每一个流程、每一个步骤、不同环节需要的材料等多个方面形成文书档案管理的体系及标准。文书档案管理需要形成管理体系，管理的顺序需要以时间顺序为主，同时将文书档案按照企事业单位的名称、项目类型以及工程年限等多个分类标准进行归纳，不同的文书档案文件需要技术人员提炼关键词，并在文件封面进行标注，以便于后期有关人员对相应的文书档案进行查询、筛选及更新处理。而且，档案管理的部门需要从上到下提升对企事业单位文书档案管理的重视。档案管理关乎到人民群众的日常生产生活中的实际利益，所以，作为服务群众的单位档案管理机构，要成立专业的文书档案管理负责部门，专业技术人员在做好文书档案管理的日常工作的同时也需要有向群众普及档案管理的法治作用以及社会作用，进而促进社会发展中的文书档案管理工作越来越好。

2.2文书档案管理形成数字化的管理体系

如今处于信息化时代，文书档案管理的工作需要跟上时代的潮流，企事业单位的档案管理工作人员需要掌握必要的信息化档案管理平台的技术。信息化文书档案库能够将档案管理的实体资料变为线上资料信息上传至有关单位的窗口下，进而将各单位的文书档案进行全面的收集和综合的管理。信息化及网络化的文书档案管理模式可以说是新时代的产物，传统的文书档案在管理中很容易出现整理遗漏、储存阳光暴晒而产生的文字泛黄、档案资料更新缓慢的问题等，所以利用数字化的文书档案管理平台能够实现档案管理的实时上传与更新，全面提升我国企事业单位在文书档案管理上的工作质量和效率。

2.3提升文书档案管理工作人员的能力及素质

企事业单位文书档案管理的有关部门需要提升对文书档案专业技术人员的聘用门槛，既要求其有非常过硬的文书档案管理的理论基础，同时也要有文书档案管理数据库建设的实践经验，如果有计算机研发及互联网应用等相关工作经验的技术人员可优先录用。在文书档案管理人员正式上岗前，要对其进行岗前培训，培训内容不限于理论培训，同样重要的是文书档案管理的数字化档案数据库建设的实践培训。在培训后期工作人员可以上岗进行文书档案管理的工作。在工作中，有关部门需要进行不定期的考核，考核通过者可以继续进行文书档案的管理工作，若考核不通过的技术人员需要重新进行培训学习，为后期参与不同单位文书档案管理工作打下基础。

3. 结语

在新时代的背景下，我国的文书档案管理工作变得越来越重要，传统的文书档案管理能够帮助企事业单位进行发展规划中合理的组织协调及执法监督等，而数字化的文书档案管理工作更能够实现档案信息的实时编辑与更新，在实现文书档案管理信息共享灵活性的同时也能够直观的实现了文书档案管理的储存安全性。这也促进了文书档案管理升级优化呈现一个新的趋势，为此，我国需要针对近年来企事业单位的有关部门的文书档案管理的现状问题进行剖析，将文书档案管理形成标准化体系的同时加强文书档案管理技术人员能力，全面提升我国社会发展中的文书档案管理工作质量和水平，促进社会发展与精神文明的进步。

参考文献

[1]蒋丽杰.简析信息化背景下文书档案管理的创新策略[J].劳动保障,2021(20):75-77.

[2]刘冬华.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2020，（15）：72.